MARKT UND MANAGEMENT
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Geschäftsvorfall für den gesamten Zeitraum der
Aufbewahrungspflicht erhalten bleiben.
Die
Unveränderbarkeit
der archivierten Do-
kumente muss durch geeignete technische und
organisatorische Maßnahmen sichergestellt
werden, um nachträgliche Änderungen an den
Dokumenten für die Zeit der Aufbewahrungsfrist
zu verhindern.
Der
Archivierungsprozess
besteht normalerwei-
se aus
Teilaktivitäten
, wie sie hier beispielhaft
dargestellt sind:
• Erfassung oder Scannen von Daten und Doku-
menten,
• Indexierung und Verschlagwortung,
• Speicherung und Verwaltung der Daten und
Dokumente im Archivsystem,
• Lesbarmachung/Wiederherstellung (Retrie-
val),
• Vernichtung der Originaldokumente,
• Vernichtung/Löschung der Datenträger des Ar-
chivsystems nach Ablauf der Aufbewahrungs-
fristen.
Erfassen oder Scannen
von Daten und Dokumenten
Grundsätzlich wird zwischen den digitalen In-
formationen aus vorgelagerten Systemen (Rech-
nungslegungssysteme, E-Mail, ERP-Systeme)
und der elektronischen Erfassung von physischen
Dokumenten (z. B. Rechnungen, Briefe etc.) un-
terschieden.
Durch geeignete organisatorische Maßnahmen
muss sichergestellt werden, dass die Dokumente
eindeutig identifiziert werden. Nach dem Scan-
vorgang muss durch entsprechende Kontrollen
die bildliche Übereinstimmung von Original und
digitalemAbbild sichergestellt werden (
Richtig-
keit
). Farben sind beim Scanvorgang dann von
Bedeutung, wenn durch die Farbe Informationen
transportiert werden, beispielsweise rote Zahlen
bei negativen Beträgen.
Durch geeignete Maßnahmen ist sicherzustellen,
dass nur abgeschlossene Geschäftsvorfälle in das
Archiv übernommen werden. Papierdokumente
müssen nach dem Archivieren der weiteren Be-
arbeitung entzogen werden, um Unterschiede
zwischen Original und digitalem Abbild zu ver-
meiden.
Es werden grundsätzlich zwei Methoden für das
Einscannen von Dokumenten unterschieden, das
frühe Scannen, sofort bei Posteingang, und das
späte Scannen nach abgeschlossener Bearbeitung
(z. B. Rechnungsprüfung). Umeine geordnete Ab-
lage zu erreichen, kann das Dokument nach der
Identifikationmit einementsprechenden Barcode
versehenwerden. Beide Verfahren sind in den zwei
Abbildungen oben dargestellt.
Nach dem Archivierungslauf sind entweder durch
die Kontrolle der im Archivsystem vorhandenen
Protokolle oder durch automatisierte Verfahren
die
Vollständigkeit
und
Richtigkeit
der Daten-
übernahme zu überprüfen und zu dokumentieren.
Zur Vollständigkeit gehört nach Ansicht des IDW
(siehe IDW RS FAIT 3) auch das Scannen von All-
gemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die auf
der Rückseite einer Eingangsrechnung gedruckt
sind.
Indexierung und Verschlagwortung
Bei der Indexierung der Dokumente und Daten
müssen die Anforderungen an eine geordnete
Ablage (
Ordnungsmäßigkeit
) erfüllt sein, umdie
Wiederauffindbarkeit der Dokumente und Daten
zu gewährleisten. Jedem Dokument oder Daten-
satz wird ein eindeutiger Index zugewiesen. Mit
Hilfe dieses Indexes wird die Information einem
Geschäftsvorfall durch entsprechende Verknüp-
fungen (Beleg-Nr., VE-Nr. etc.) zugeordnet. Durch
entsprechende Kontrollen ist sicherzustellen, dass
keinem Dokument der gleiche Index zugeordnet
wird. Soll aus den vorgelagerten Systemen (Rech-
nungslegung, E-Mail, ERP-System) der Zugriff auf
dieses Dokument möglich sein, muss auch hier
eine entsprechende Verknüpfung hergestellt
werden.
Speicherung und Verwaltung der
Daten und Dokumente im Archivsystem
Die vollständige Speicherung der Daten imArchiv-
systemmuss durch entsprechende Kontrollen der
Protokolle sichergestellt werden. Die Richtigkeit
kann durch einen programmgesteuerten Abgleich
der gespeicherten Informationen mit den Origi-
naldaten erfolgen.
Der Zugriff auf die archivierten Daten ist nur
autorisierten Personen
erlaubt, deshalb ist ein
geeignetes Berechtigungssystem für alle mögli-
chen Zugriffe (administrative Zugriffe, Lesen etc.)
einzurichten. Die Freigabe, wann ein Dokument in
das Archivsystemeingestellt werden soll, ist eben-
falls auf einen eingeschränkten Benutzerkreis zu
begrenzen. Administrative Zugriffemüssen durch
das Archivsystem protokolliert werden.
Die
Verfügbarkeit
der archivierten Daten ist
durch geeignete regelmäßige Datensicherungen
PROZESS „FRÜHES ARCHIVIEREN“
Eingang des
Dokuments
Vorbereitung des
Dokuments zum
Scannen
Scannen des
Dokuments am
Scan-Client und
Zuordnung der
Dokumenten-ID
Kontrolle des
Image auf Voll-
ständigkeit und
Richtigkeit
Kontrolle der
Verknüpfung auf
Vollständigkeit
und Richtigkeit
Freigabe der Ori-
ginaldokumente
zur Vernichtung
ggf. Vernichtung
des Original-
dokuments
Freigabe des
Image
Buchungfreigabe
(Automatische)
Verknüpfung
ERP-Ordnungs-
kriterium und
Dokumenten-ID
im ERP-System
Ablage des Image
auf Archiv-Server
und Indexbildung
Weiterleitung
des Image zur
Erfassung der
Buchungs
informationen
Erfassen der
Buchungs
informationen im
ERP-System
Quelle:
IDW RS FAIT 3
