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lautende Anforderungen in der Stellungnahme zur
Rechnungslegungdes IDW: „Grundsätzeordnungs-
mäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer
Archivierungsverfahren“(IDWRSFAIT3)formuliert
und Methoden aufgezeigt, wie die Anforderungen
erfüllt werden können.
Der Archivierungsprozess
BeimArchivierungsverfahren können grundsätz-
lich zwei Verfahren unterschieden werden, das
analoge Verfahren und das elektronische Verfah-
ren. Für die elektronische Archivierung kommt
nur das elektronische Verfahren in Frage, wie es
in der Abbildung oben verdeutlicht wird.
Bei dem elektronischen Verfahren wird zwischen
dem NCI-Format (Non Coded Information, bild-
liche Wiedergabe) und dem CI-Format (Coded
Information, inhaltliche Wiedergabe) unter-
schieden. Papierdokumente werden häufig im
NCI-Format erfasst, wenn bei Papierdokumenten
eine Schrifterkennung (OCR oder Optical Charac-
ter Recognition) stattfindet, dann handelt es sich
um ein CI-Format. Für im System erzeugte Doku-
mente, wie Ausgangsrechnungen, Bestellungen
oder Auftragsbestätigungen, können beide Ver-
fahren zum Einsatz kommen.
Ordnungsmäßigkeit
des Archivierungsprozesses
Aus dem IDW Rechnungslegungsstandard FAIT
3, den GoB, GoBD und dem HGB lassen sich die
Kriterien für die Ordnungsmäßigkeit
wie folgt
ableiten:
• Vollständigkeit und Richtigkeit,
• Zeitgerechtigkeit,
• Nachvollziehbarkeit,
• Unveränderlichkeit.
Der Grundsatz der
Vollständigkeit
betrifft die lü-
ckenlose Erfassung rechnungslegungsrelevanter
Dokumente, dabei muss jedes Dokument einzeln
und mit allen Bestandteilen erfasst werden.
Für die Einhaltung des Grundsatzes der
Richtig-
keit
muss im Archivierungsprozess die bildliche
Übereinstimmung von Original und digitalem
Abbild sichergestellt werden, eine wesentliche
Voraussetzung hierfür ist auch, dass das ent-
sprechende Dokument jederzeit wieder lesbar ge-
macht werden kann. Werden bei der Archivierung
sich ständig wiederholende Informationen, wie
beispielsweise Briefkopf, Fußzeilen ausgefiltert,
somuss bei der Wiedergabe (Ausdruck) der Inhalt
mit den ausgefilterten Informationen zusammen-
gefügt werden.
Das Kriteriumder
Zeitgerechtigkeit
wird erfüllt,
wenn der Archivierungsprozess zeitnah zur end-
gültigen Bearbeitung eines Dokumentes erfolgt,
um Manipulationen an den Originaldokumenten
zu verhindern. Archivierte Dokumente sollten ein
Datumsfeld erhalten, um Aufbewahrungsfristen
leichter verwalten zu können oder umverschiede-
ne Datumsangaben zu verwalten (beispielsweise
Erfassungs- oder Archivierungsdatum).
Zur Erfüllung des Kriteriums der
Nachvoll-
ziehbarkeit
muss ein Sachverständiger Dritter
(z. B. Wirtschaftsprüfer) in der Lage sein, sich
in angemessener Zeit einen Überblick über die
Geschäftsvorfälle zu verschaffen, deshalb muss
der gesamte Archivierungsprozess über die Dauer
der Aufbewahrungsfrist
nachvollziehbar
sein.
Ein unverzichtbares Element hierfür ist eine Ver-
fahrensdokumentation. Die Anforderungen an
eine Verfahrensdokumentation können aus den
GoBD abgeleitet werden. Eine Vernichtung der
Originaldokumente darf nicht dazu führen, dass
ein Geschäftsvorfall nicht mehr nachvollziehbar
ist, deshalb müssen entsprechende Verknüp-
fungen zwischen digitalem Dokument und
1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisatorischen
Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden (
Ordnungsmäßigkeit
).
2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem
Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen (
Vollständigkeit
).
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu
archivieren (
zeitnahe Verarbeitung, Zeitgerechtigkeit
).
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unverän-
derbar archiviert werden (
Unveränderbarkeit
).
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern einge-
sehen werden (
Nutzung nur durch Berechtigte
).
6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reprodu-
ziert werden können (
Sicherung vor Verlust
).
7. Jedes Dokument darf frühestens nach seiner Aufbewahrungsfrist vernich-
tet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden (
Einhaltung der Aufbewah-
rungsfristen
).
8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte
nachvollziehbar protokolliert werden (
Nachvollziehbarkeit, Radierverbot
).
9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung
kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden (
Prüf-
barkeit
).
10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhal-
tung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt werden.
MERKSÄTZE ZUR REVISIONSSICHEREN ARCHIVIERUNG
Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
PROZESS DER ARCHIVIERUNG
Archivierungsverfahren
analoge Verfahren
Daten
COM-Verfahren/
Mikrofilm
Ablage des Mikro-
films im Original
CI Coded
Information
NCI Non Coded
Information
Daten
Datensätze
Images
Dokumente
Dokumente
elektronische Verfahren
Quelle: VdW südwest, nach IDW RS FAIT 3
