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weiteren Fragen, die sich ein Aufsichtsrat nicht
selbst beantworten kann: Haben wir vielleicht
nicht alle Aspekte beachtet? Schätzen wir die Ri-
siken richtig ein? Wie würde ein sachverständiger
Dritter unsere Arbeit bewerten? Hinzu kommt,
dass angesichts der bereits regulär hohen Arbeits-
belastung im Aufsichtsrat eine Hilfestellung von
außen häufig willkommen ist.
Daher fiel bei der Wohnungsgenossenschaft Mar-
zahner Tor die Entscheidung, sich bei der eigenen
Prüfung durch externe Berater unterstützen und
begleiten zu lassen.
Externe Effizienzprüfung – aber wie?
„Die wichtigste Frage aber für uns war, ob wir so
aufgestellt sind, dass wir unsere Aufgaben auch
zukünftig so gut bewältigen können wie bisher“,
betont Thomas Scholz. Mit dieser Frage wandte
sich der Aufsichtsratsvorsitzende an die Pots-
damer Domus Consult Wirtschaftsberatungsge-
sellschaft mbH. Hier war die Problematik bereits
bekannt und eine Checkliste erarbeitet worden:
der Fragebogen „Effizienzprüfung für Aufsichts-
räte“. Damit soll die Prüfung des Aufsichtsrates
unterstützt werden, ohne dem Gremium das
Heft des Handelns aus der Hand zu nehmen. Der
Fragebogen soll zum einen die strukturierte und
umfassende Evaluation ermöglichen und zuman-
deren helfen, die Prüfung mit relativ geringem
Aufwand selbstständig durchzuführen. Die Aus-
wertung kann ebenfalls durch den Aufsichtsrat
vorgenommen werden, die Wohnungsgenossen-
schaft entschloss sich aber auch hier für eine ex-
terne Begleitung.
Der Fragebogen behandelt die wichtigsten The-
menfelder der Effizienzprüfung, wobei großer
Wert auf die Evaluation der „weichen“ Faktoren
gelegt wird. Dem Aufsichtsrat lagen insbeson-
dere das Rollenverständnis der Mitglieder und
die Kommunikation im Aufsichtsrat am Herzen.
Der Fragebogen enthält Fragen, die mit „ja“oder
„nein“ zu beantworten sind, teilweise ergänzt
durch die Antwortmöglichkeit „weiß nicht“, um
Fehlauskünfte auszuschließen. Vereinzelt wird ein
konkreter Wert angefragt oder es muss zwischen
vorgegebenen Werten ausgewählt werden. Nach
jedemAbschnitt findet sich eine allgemeine Frage
nach ergänzenden Bemerkungen.
Der Fragebogen wurde von jedem der sieben Mit-
glieder des Aufsichtsrates anonymausgefüllt und
an die Domus Consult weitergeleitet. Die Wirt-
schaftsberatungsgesellschaft wertete die Ergeb-
nisse aus und bereitete sie für die Präsentation
im Plenum des Aufsichtsrats auf. „Eine gewisse
Unsicherheit über die eigene Leistungsfähigkeit
ließ uns diese Art der Überprüfung auswählen“,
sagt Thomas Scholz. „Demzufolge erwartetenwir
mit Spannung das Ergebnis.“
Effizienz richtig messen
Ein besonders wichtiger Teil einer Effizienzprü-
fung ist eine effektive Ergebnisauswertung, die
Anhaltspunkte für Verbesserungen bietet. Daher
ist im Fragebogen für alle Antwortmöglichkeiten
ein „angestrebter Standard“ hinterlegt, mit dem
die tatsächlichen Antworten imZuge der Auswer-
tung abgeglichenwerden. So können Schwerpunk-
te mit hoher Abweichung vom Standard heraus-
gearbeitet und in einemPunktbewertungsmodell
mit farblicher Kennzeichnung visualisiert werden.
Der Grad an Antworten, die dem definierten
Die Effizienzprüfung sollte zeigen, ob der Aufsichtsrat fit für die Zukunft ist
