MARKT UND MANAGEMENT
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8|2015
Bilanz- und Steuerwissen –
Aktuelles aus den Prüfungsorganisationen des GdW
Revisionssichere Archivierung
In vielen Wohnungsunternehmen erfolgt die Verarbeitung, Nutzung und Archivierung aller anfallenden
Dokumente noch auf konventionellem Wege, in Papierform. Nur wenige Unternehmen haben bisher den
Schritt gewagt, Dokumente elektronisch zu archivieren und zu verwalten. Das Steuervereinfachungsgesetz
vom 1. November 2011 erleichtert die Archivierung von Rechnungsbelegen. Ein Wechsel zum digitalen
Archiv wird für Wohnungsunternehmen attraktiv.
Der Begriff „elektronische Archivierung“ wird oft
auch im Zusammenhang mit „Enterprise Content
Management“ (ECM) oder „Dokumentenmanage-
ment“ (DMS) benutzt. Im allgemeinen Sprachge-
brauch hat sich aber der Begriff „elektronische
Archivierung“ verbreitet. Es ist weder im steuer-
lichen noch im handelsrechtlichen Zusammen-
hang sinnvoll, unterschiedliche Begriffe für die
gleichen Vorgänge zu benutzen. Der Begriff der
elektronischen Archivierung wird in den meisten
Fällen als Synonym für die digitale Speicherung
von Dokumenten verwendet. Umeine einheitliche
Sprachregelung zu verwenden, bieten sich folgen-
de Definitionen an (siehe Kasten unten):
Elektronische Langzeitarchivierung
Für die Langzeitarchivierung gibt es keine zeitli-
chen Vorgaben, allerdings sind nach einem Zeit-
raum von mehr als zehn Jahren wegen der kurzen
Innovationszyklen in der Informationstechnologie
Veränderungen zu erwarten, die sich negativ auf
die elektronische Langzeitarchivierung auswirken
können.
Der Prozess der Archivierung sollte so gestaltet
werden, dass die Aufbewahrung und Lesbarma-
chung der Unterlagen auch für lange Zeiträume
sichergestellt werden kann. Als geeignete For-
mate für die langzeitige Aufbewahrung haben sich
„TIFF“ oder „PDF-A“ etabliert.
Gesetzliche Vorschriften
Die wesentlichen gesetzlichen Vorschriften sind
im Handelsgesetzbuch (HGB) in den §§ 238, 239
und 257 sowie in der Abgabenordnung (AO) in den
§§146,147und200enthalten.Die„Grundsätzezur
ordnungsmäßigen Führung undAufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek-
tronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“
vom 14. November 2014 (in Kraft seit 1. Janunar
2015) ersetzen die „Grundsätze zumDatenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GdPDU,
in Kraft seit 1. Januar 2002) und die „Grundsätze
ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs-
systeme“ (GoBS, inKraft seit 14. Dezember 1995).
Die Regelungen der Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung (GoB) behaltenweiterhin ihreGültig-
keit. Zu den archivierungspflichtigenDokumenten
zählen auch E-Mails, wenn der Inhalt einer E-Mail
einen Handelsbrief (§ 257 Abs. 2 HGB) darstellt.
Wichtig ist für alle archivierten Dokumente, dass
unter steuerlichen Gesichtspunkten eine maschi-
nelle Auswertung möglich sein muss.
Einführung eines Archivsystems
Leitlinien für eine revisionssichere Archivierung
Bei der Einführung eines Archivsystems sind ne-
ben den gesetzlichen Grundlagen auch weitere
Gesichtspunkte zu beachten. Als Leitlinie für eine
revisionssichere Archivierung hat der Verband
„Organisations- und Informationssysteme e. V.“
zehn Merksätze formuliert, die bei der Nutzung ei-
nes Archivsystems erfüllt sein müssen (und die im
Kasten auf Seite 59 dargestellt sind). Die in Klam-
mern angegebenen Begriffe (fett gedruckt) geben
HinweiseaufentsprechendeAnforderungen,dieaus
demHGBunddenGoBDabgeleitetwerdenkönnen.
Aus Sicht der Wirtschaftsprüfung werden gleich-
Hartmut Eßl
Spezialist für IT-Prüfungen
VdW südwest
Elektronische Archivierung:
Die elektronische Archivierung ist die daten-
bankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von
Informationen, die jederzeit reproduzierbar sein müssen.
Elektronische Langzeitarchivierung:
Unter der elektronischen Langzeitar-
chivierung versteht man die Aufbewahrung digitaler Informationen über einen
Zeitraum von mehr als 10 Jahren.
Revisionssichere elektronische Archivierung:
Die revisionssichere elektro-
nische Archivierung ist die Aufbewahrung von digitalen geschäftsrelevanten
Informationen, die den gesetzlichen Anforderungen des HGB, der Abgabenord-
nung und der GoBD (vormals GoBS) hinsichtlich der sicheren und ordnungs-
mäßigen Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten und den vorgeschriebenen
Aufbewahrungsfristen entsprechen.
BEGRIFFSDEFINITION
