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Wie eingangs exemplarisch beschrieben, wer-
den jährliche Einmalzahlungen, wie Bonus oder
13. Rate, standardisiert mit der Methode „Plan
= Ist“ abgegrenzt. Ebenso pauschal wird mit
den darauf erhobenen Sozialversicherungs-
und Berufsgenossenschaftsbeiträgen verfah-
ren. Es leidet dadurch die Genauigkeit: Der
(Personalkosten-) Plan ist im Laufe des Jahres
überholt. Die Abgrenzung hingegen erfolgt im-
mer noch auf Plan. Folge ist, dass weder HR
noch CO die Werte der monatlichen Abgren-
zung nachvollziehen können. Personalkosten
im Kostenstellenbericht können nicht erklärt
werden!
Das Vorprojekt soll daher ermöglichen, Abgren-
zungen auf Basis von „echten“ IST-HR-Daten
zu bilden. Unterjährige Plan/Ist-Vergleiche sind
möglich und Personalkosten können erklärt
und reportet werden:
·
Mitarbeitergenaue Abgrenzung für Bonus,
13. Rate/Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld,
Berufsgenossenschaft und Sozial-
versicherungsbeträge
·
Berücksichtigung von Elternzeit,
Austritten und Fehlzeiten
(oftmals während der Planung unbekannt)
Die Umsetzung erfolgte schließlich über drei
Programme. Direkt nach dem monatlichen Ge-
haltslauf ermittelt das erste Programm im HR-
System die Abgrenzungswerte und beschreibt
damit eine Ergebnistabelle. Ein Funktionsbau-
stein aggregiert die Werte auf Kostenstellen-
ebene und überstellt die Abgrenzungsdaten
als Summensatz pro Kostenstelle an FI bzw.
CO. Dem Datenschutz ist insofern Rechnung
getragen, da keine personenbezogenen Daten
in FI bzw. CO vorgehalten werden. Ein drittes
Programm bedient Stornobuchungen, z. B. bei
unterjähriger Auszahlung von Boni bedingt
durch Austritt. Für den Jahresabschluss wer-
den alle Bonus-Abgrenzungsbuchungen stor-
niert, welche unterjährig weder ausgezahlt
noch storniert wurden, und durch die finalen
Rückstellungen ersetzt.
Umsetzung und Datenschutz
Neben den Abgrenzungsbuchungen ist Herz-
stück des Reporting-Tools der Zugriff auf pro-
duktive Entgeltdaten. Für stringente Daten-
Zwischenfazit
Um den vielseitigen (Ad-hoc) Anfragen inner-
halb des Konzerns qualitativ hochwertig begeg-
nen zu können, wurde ein Personalkosten-Tool
unter Obhut des HR-Controllings projektiert.
Die Vorteile sind:
·
Fester Ansprechpartner zum Thema
Personalkosten (actual/ forecast/ budget)
·
Valider Datenschutz
·
Homogene Werte bei HR, CO und FI
(single source)
Projektierung
Ziel des neuen Tools ist es, Personalkosten und
Personalzusatzkosten abbilden zu können. Out
of scope sind erweiterte Personalkosten wie
z. B. EDV-Ausstattung, Schulungen oder Reise-
kosten. Wie auch Beratungs- und Freelancer-
Kosten stellen diese keinen Personalaufwand im
eigentlichen Sinn dar. Basierend auf konvergen-
tem Rechnungswesen sieht das Konzept vor, die
Datenbasis direkt vom Monatsabschluss über
die Lohn- und Gehaltsabrechnung abzuleiten
(vgl. Schmeisser et al. 2013, 19ff).
Im Wesentlichen sind es zwei HR-Prozesse,
welche die Personalkosten im CO-Monatsab-
schluss bedingen: Die Lohn- und Gehaltsab-
rechnung, welche über den Buchungsbeleg tat-
sächliche Kosten verbucht. Kombiniert mit Kon-
tierungsmerkmalen, wie Personalnummer und
Kostenstelle (vgl. Abbildung 2) liefern diese
Werte einen Großteil der zu erklärenden Kosten.
Anders gestaltet sich der zweite Prozess. Die
Abgrenzung jährlicher Einmalzahlungen inklusi-
ve Nebenkosten können nicht auf Personenebe-
ne ermittelt werden. Es liegt kein Programm vor,
welches detailliert die tatsächlich zur Auszah-
lung stehenden Beträge monatlich abgrenzt und
einem Mitarbeiter zuschreibt.
Vorprojekt Abgrenzungen
Vor Einführung des Reporting-Systems kristalli-
sierte sich daher heraus, den ratierlichen Ab-
grenzungen im Rahmen eines Vorprojekts be-
sondere Aufmerksamkeit zu schenken. Ohne
qualitativ hochwertige monatliche Abgrenzungs-
buchungen ist das Gesamtprojekt wertlos.
Prozesse der Personaladministration werden
primär durch den monatlichen Gehaltslauf ge-
prägt. Führend ist stets die Personalnummer,
welche es erlaubt, ein Kostenobjekt eindeutig zu
identifizieren. Jede Personalnummer (bzw. je-
der Mitarbeiter) besitzt ferner organisatorische
Merkmale, wie z. B. Buchungskreis oder Kos-
tenstelle. Diese stellen die Verknüpfung zu der
Finanzwelt dar. Lohn- und Gehaltskosten wer-
den bekanntermaßen entsprechend verbucht.
Strukturgebend für das neue Tool ist die aggre-
gierte Welt des Finanzcontrollings. Top-down,
also vom Konzernbereich, über den Buchungs-
kreis bis hin zur einzelnen Kostenstelle, sollen
Personalkostenanalysen ermöglicht werden.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Hierarchie- und
Reportingebenen werden standardisiert von
CO vorgegeben. Im Gegensatz dazu konzent-
riert sich die HR-Sichtweise zumeist auf Bot-
tom-up-Auswertungen. Sie bezieht sich bei-
spielsweise auf spezielle Mitarbeitergruppen,
Job-Familien oder Azubi-Jahrgänge. Zusam-
mengefasst ergeben sich für das Tool folgende
Vorbedingungen:
·
Übereinstimmende Headcount und
FTE-Werte bei HR, CO und FI
·
Vergütungsmanagement-Reports,
basierend auf ‚echten‘ Buchungsbelegen,
inkl. Personalnebenkosten und Abgrenzungen
·
Valide Berechtigungskonzeption
(Datenschutz)
Das Ziel ist, Kostentransparenz zu schaffen, um
komplexe Ad-hoc Anfragen in Echtzeit beant-
worten zu können. Langwierigem und fehleran-
fälligem Data-mining wird damit vorgebeugt.
Ergebnis ist die für effektives Personalcontrolling
unabdingbare Transparenz und damit verbunde-
ne Kostensensibilisierung (vgl. Schmeisser et al.
2013, S. 150) der HR Business Partner, Finanz-
controller und Linienmanager.
Vorbedingungen und Zielbild gehen mit den He-
rausforderungen Datenherkunft und Datenqua-
lität einher. Sockel der Daten ist stets die Lohn-
und Gehaltsabrechnung als Teil der Buchhal-
tung. Obwohl diese Art der Daten nur „Neben-
produkt“ der Vergütungsprozesse ist, kann von
sehr hoher Datenqualität ausgegangen werden.
Weiterer Vorteil ist, dass die Datenspeicherung
auf dem besonders geschützten HR-System
gewährleistet ist.
CM Juli / August 2018
