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im Sinne eines Controlling Business Partners,
beratend tätig werden.
Gerade mit Blick auf das im Sommer 2017 ver-
abschiedete Entgelttransparenzgesetz (Entg-
TranspG) und die dadurch gebotene Transpa-
renz in Vergütungsstrukturen ist festzuhalten,
dass entsprechende Anfragen effizient beant-
wortet werden können. Zur nachhaltigen Ver-
ringerung des Gender Pay Gap sind allerdings
zusätzliche Informationen aus HR notwendig,
um welche die Reporting-Anwendung angerei-
chert werden muss. Dabei spielen vor allem
Jobfamilien, Tätigkeitsfelder, Alter, Geschlecht,
Hierarchie und Ausbildung eine entscheidende
Rolle. Durch die bereits existierenden Tabellen
auf Personalnummernebene ist die Grundlage
für mustererkennende Analysen gegeben. Die-
ses eindeutige Identifikationsmerkmal erlaubt
es, monetäre Werte eines Mitarbeiters mit des-
sen Stammdaten zu verknüpfen. Im Rahmen
von HR Analytics kann dies zukünftig Basis für
struktursuchende und prädiktive Analysen sein.
Herausforderung ist es, diese personenbezoge-
nen Informationen unter Berücksichtigung der
europäischen Datenschutzgrundverordnung zu
integrieren.
Literatur
Berthel, Jürgen: Personalcontrolling. In:
Gaugler (Hg.) 2004 – Handwörterbuch des
Personalwesens, S. 1441-1455.
CIPD (2013): Talent analytics and big data –
letzt geprüft am 31.12.2017.
Schmeisser, Wilhelm; Andresen, Maike; Kai-
ser, Stephan (2013): Personalmanagement.
Konstanz: UVK-Verl.-Ges (UTB, 3733).
Schmeisser, Wilhelm; Sobierajczyk, Patrick;
Zinn, Anastasia (2014): Personalcontrolling.
Konstanz: UVK-Verl.-Ges (utb-studi-e-book,
4116).
Strohmeier, Stefan; Piazza, Franca (Hg.)
(2015): Human Resource Intelligence und Ana-
lytics. Grundlagen, Anbieter, Erfahrungen und
Trends. Wiesbaden: Springer Fachmedien
Wiesbaden; Springer Gabler.
legschaft zu ermöglichen (vgl. Strohmeier und
Piazza 2015, S. 168).
Anwendung heute
Der Aufruf der Anwendung erfolgt über das Un-
ternehmensportal. Via Single Sign-on kann der
berechtigte HR-Controller bei Auswahl des Re-
ports über seinen Portalbenutzer eindeutig
identifiziert werden. Aufwändiges, mehrmali-
ges Anmelden entfällt dadurch. Mit wenigen
Klicks können Periode, Buchungskreis, Kosten-
stelle und Kostenart selektiert werden. Die
Werte im Anzeigebereich aktualisieren sich in
Echtzeit. Mit einem weiteren Befehl ist der Ex-
cel- bzw. PDF-Export gewährleistet und kann
den Anfragenden zur Verfügung gestellt wer-
den (vgl. Abbildung 3).
Diese Art der Anwendung erleichtert und be-
schleunigt das operative Personalkostencon-
trolling immens. Ein Beispiel: Noch während die
Anfrage am Telefon verbalisiert wird, kann ent-
sprechend der Anforderung gefiltert, die Ab-
weichungen diskutiert und Maßnahmen abge-
stimmt werden.
Gleiches gilt für Meetings, Dienstreisen oder
mobiles Arbeiten. Durch das Single Sign-on
und die schnellen Ladezyklen ermöglicht das
Tool performantes Controlling an Arbeitsorten
mit WLAN oder am Konferenztisch per Note-
book. In der Vergangenheit war dies durch die
notwendigen Systemwechsel (SAP FI, SAP HR
und Excel Exporte) oftmals nicht möglich.
Ausblick
Es wurde deutlich, dass das Tool strukturier-
te Personalkosten-Informationen liefert. HR-
Controlling wird ein Werkzeug an die Hand
gegeben, das personalwirtschaftliches Ma-
nagement durch Führungskräfte und HR
Business Partner im Unternehmen verbes-
sert. Nach erfolgreicher Implementierung-
und Live-Test-Phase kann der nächste Schritt
sein, den Kreis der Nutzer auszuweiten.
Denkbar ist es, Geschäftsführern oder kauf-
männischen Leitern das Tool zur Verfügung
zu stellen, um Abweichungen selbst einsehen
zu können. HR-Controlling kann dann, ganz
Lessons learnt
Wichtige Erkenntnis des Projekts ist, dass ein
Reporting-Tool an der Schnittstelle HR und CO
nur mit Hilfe eines multidisziplinären Projekt-
teams implementiert werden kann. Impulsge-
ber für Transparenz in den Personalkosten-
strukturen war das Finanzcontrolling, das, in
enger Zusammenarbeit mit HR-Controlling, die
Vorteile eines systemgestützten Tools erkannte.
In den folgenden Abstimmungsrunden wurde
durch Einbezug des betrieblichen Datenschutz-
beauftragten, des IT-Consultings und Experten
der Entgeltabteilung ein valides Datenschutz-
konzept erarbeitet. Projektziel und Daten-
schutzkonzept waren gleichzeitig Auftrag für
das interne HR IT-Projektmanagement. Auf Ba-
sis des Zielbildes verfestigte sich die Idee, vor-
handene Systeme zu nutzen: Für die Datenbe-
reitstellung SAP HCM und die Präsentations-
schicht eine BI-Oberfläche.
Zum einen entfiel dadurch lange Vorlaufzeit
für Anbieterscreening im Rahmen der Soft-
wareauswahl, zum anderen konnte bei Pro-
grammierung und Datenschutzkonzeption auf
vorhandenes Know-how zurückgegriffen wer-
den. Ganz nebenbei war dies auch die res-
sourcenschonendste Variante. Gerade bei der
Präsentationsschicht, also der Reporting-An-
wendung an sich, wurde von Beginn an be-
tont, dass nur wenige Berechtigte die Daten
auf Personenebene verarbeiten. Dement-
sprechend war aufwändiges Dashboard-De-
sign kein Teil des Projekts. Da Buchungsbe-
leg und Abgrenzungsprogramme im SAP-
System vorrätig gehalten werden, können alle
relevanten Daten in eine kundeneigene Tabel-
le geschrieben werden. Diese wird anschlie-
ßend mit einer BI-Anwendung pivotisiert und
visualisiert. Bei Updates, Berechtigungen und
Neu-Entwicklungen (Testdaten) kann so auf
Inhouse-vorhandenes Wissen zurückgegrif-
fen werden. Ein weiterer Vorteil der Anzeige
per BI- Anwendung ist der Export nach Excel.
Die Erfahrung zeigt, dass viele spezifische
Ad-hoc Anfragen vor Versand in Excel model-
liert werden müssen.
Basierend auf vorhandenen Systemen wurden
mit überschaubaren Aufwand Entgeltinformati-
onen und Abgrenzungsdaten verknüpft, um
eine effiziente Vollkostenbetrachtung der Be-
CM Juli / August 2018
