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diese nicht mehr korrekt ist. Darüber hinaus
können weder von HR noch von CO die Perso-
nalkosten im Kostenstellenbericht erklärt wer-
den. HR kennt nur die Ist-Abrechnung (keine
Abgrenzung), CO sieht nur aggregierte Abgren-
zungsbuchungen (keine Gehaltsdaten).
Anhand der Beispiele wird deutlich, dass Daten-
identifizierung im Personalkosten-Controlling
aufwändig ist und viele Fachabteilungen tan-
giert. Sensible Excel-Listen werden per Mail
versandt, persönliche Rücksprachen sind nötig
und Ansprechpartner sowie Verantwortlichkei-
ten sind selten klar definiert.
Systematisches Personalkosten-
controlling als Ziel
Um den genannten Ad-hoc Anfragen und einer
proaktiven Controller-Funktion gerecht zu wer-
den, ist finanzorientiertes Personalcontrolling
zwingend auf strukturierte Informationsversor-
gung angewiesen (vgl. hierzu Strohmeier und
Piazza 2015, S. 162). Diese existiert an der
Schnittstelle von HR und FI/CO.
Die Idee dahinter: Als Teil des Monatsabschlus-
ses wird ein Datenmodell mit detaillierten Per-
sonalkosten-Informationen befüllt und ‚spricht‘,
als Stärke und Herausforderung zugleich, die
Sprache von HR-Administration und Finanzcon-
trolling. Diversen Anfragen und Auswertungen
dieser verschiedenen Stakeholder wird damit
Rechnung getragen (vgl. Abbildung 2).
Andererseits können die Werte selbst unter
Systemhilfe nicht nachvollzogen werden. Am
Beispiel der Abgrenzungen (z. B. Weihnachts-
gratifikation) wird dies deutlich.
Mit der Methode „Plan = Ist“ werden ratierlich
ein Zwölftel je Monat per integrativen Werte-
fluss in FI/CO abgegrenzt. Die Challenge: In
nicht wenigen Fällen ist der Plan im Laufe des
Jahres überholt bzw. veraltet. Die Abgrenzung
hingegen erfolgt immer noch auf Plan, weshalb
kosten falsch läuft? Wird sie bei den FTE
noch berücksichtigt?“
·
„Trotz gleicher Anzahl an FTE haben wir
immense Gehaltsschwankungen auf der
Kostenstelle. Können Sie einsehen, woran
das liegt?“
·
„Die gebuchten Personalkosten passen
nicht zu der von HR überstellten Vergü-
tungsstruktur!“
·
„Können Sie mir sagen, wieviel wir dieses
Jahr schon für Praktikanten und Werk-
studenten ausgegeben haben? Mit Sozial-
versicherung?“
·
„Wie war die Bonusausschüttung im Ver-
gleich zu den gebildeten Rückstellungen?“
·
„Wieso passen die Abgrenzungen des
Weihnachtsgelds ‚schon wieder‘ nicht zu
den Auszahlungen?“
Die legitimen Anfragen stellen die HR-Fachab-
teilungen stets vor zwei Herausforderungen: Ei-
nerseits ist die Identifikation der Ursachen sehr
zeitaufwändig. Die gebuchten Werte in FI/CO
müssen mit Hilfe der Entgeltabrechnung in der
HR-Domäne nachvollzogen werden. Da es im
HR-Umfeld rückwirkende Buchungen geben
kann, entwickelt sich diese Ursachenforschung
nicht selten zu langwieriger Zahlensucherei.
Personalkosten-Controlling mit System
Abb. 2: Dank der führenden Personalnummer können die FI/CO- und die HR-Sicht mit einem Tool bedient werden
Organisatorische
Merkmale
(FI/ CO)
- Konzernstruktur
- Buchungskreis
- Kostenstelle
Mitarbeiter
Merkmale
(HR)
- Mitarbeiter- Ebene
- Mitarbeiter- Gruppe (z.B.
tarifliche Angestellte)
- Jahrgänge (z.B. Auszubildende)
Personal-
nummer
z-Tabelle
(Abgrenzungen)
- Boni
- Weihnachtsgeld
- Urlaubsgeld
- Beiträge Sozialversicherung
-
von Boni, Weihnachtsgeld, etc.
Echte Abrechnung
(Buchungsbeleg)
- gebuchte Werte
- nach Buchungskreisen,
Kostenstellen und Personal-
nummern
Autoren
Tristan Maximilian Eckert (M.A.)
ist Senior HR Controller bei der Burda Services GmbH. An der
Schnittstelle von HR und Controlling ist tägliche Herausforde-
rung die Verknüpfung der mitunter konträren
„
Welten
“
. Aktuell
promoviert er nebenberuflich zum Thema Interpretation von
KPIs im HR-Umfeld.
E-Mail:
Rainer Nock
ist Director Management Controlling & Accounting und Proku-
rist bei Burda Services GmbH in Offenburg.
E-Mail:
