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Solche Plausibilitäts-Checks sollten aber syste-
matisch erfolgen, bei unternehmenskritischen
Auswertungen vielleicht sogar anhand einer
Checkliste. Auf dieser Checkliste findet sich
z. B. die Prüfung auf Eindeutigkeit des Primär-
schlüssels: Ein schwer zu erkennender Fehler
liegt vor, wenn das
Suchkriterium
in einer gro-
ßen
Matrix
aufgrund von Datenqualitätsmän-
geln oder prozessualen Fehlern mehrfach vor-
kommt. Der SVERWEIS gibt in dieser Situation
den Wert der ersten Übereinstimmung mit dem
Suchkriterium
zurück, ohne auf die Mehrdeutig-
keit des Ergebnisses hinzuweisen. Der Rückga-
bewert entspricht nicht automatisch dem ge-
wünschten Ergebnis. In Situationen, in denen
mehrdeutige Primärschlüssel leider denkbar
sind, sollte z. B. per Formel bzw. bedingter For-
matierung ihre Eindeutigkeit überprüft werden.
Auch für den SVERWEIS gilt selbstverständlich
die alte Regel „Garbage in, garbage out“. Mehr-
deutige Primärschlüssel sind hier nur ein Bei-
spiel für die vielen möglichen Datenqualitäts-
mängel. Sofern Datenqualitätsmängel beste-
hen, müssen für deren Behebung u. a. klare
Rollen und Verantwortlichkeiten definiert wer-
den: Wer ist für die Datenerfassung verantwort-
lich, wer für die Pflege und Korrektur von Feh-
lern, etc.? Häufen sich die Datenqualitätsmän-
gel, ist die vorliegende Data Governance mögli-
cherweise lückenhaft oder wird aufgrund
fehlender Sanktionierung ignoriert. Klarheit
über die Qualität der Daten, die z. B. via SVER-
WEIS Eingang in unternehmenskritische Aus-
wertungen und Berichte finden, hat nur, wer sie
vationen im Kontext von Alltagswerkzeugen wie
Excel berücksichtigt werden.
Bevor man in einer Arbeitsmappe mit SVER-
WEISen noch genauer hinschaut, lohnt sich die
Frage, ob es sich um eine Einmalauswertung
oder um ein Regelreporting handelt. Bei den
Anforderungen an den SVERWEIS ist auch die
Tragweite der Analyseergebnisse zu berück-
sichtigen. An das Regelreporting mit großer
Tragweite sind im Hinblick auf Effektivität und
Effizienz zusätzliche Anforderungen zu stellen,
die nachfolgend diskutiert werden.
Fehlerquelle Nummer 6:
Falscher Rückgabewert
Dem gewissenhaften Controller drängt sich
stets die Frage auf, ob die vom SVERWEIS zu-
rückgegebenen Werte auch stimmen.
Der
möglicherweise wirksamste Schutz vor
Fehlern beim Einsatz von Excel ist, vorher
zu wissen, was am Ende der Rechnung (un-
gefähr) herauskommt.
Diese qualifizierte Er-
gebniserwartung ist das Resultat der Kombina-
tion aus Fachkunde und Hausverstand des
Controllers. Allerdings ist der Abgleich der Er-
gebniserwartung mit den Rückgabewerten von
oft Hunderten von SVERWEISen praktisch nicht
ganz einfach. Aufgrund der Masse der Daten
scheidet die Einzelprüfung aus und man ist auf
Plausibilitäts-Checks angewiesen.
sind, wird in der Matrix nicht immer die ge-
wünschte Entsprechung gefunden und dann
„#NV“ zurückgegeben. Das Thema Fehlerbe-
handlung spricht unter anderem an, wie mit
solchen Rückgabewerten umgegangen wer-
den soll. Aus technischer Sicht bietet Excel
dafür seit Version 2007 bspw. die Funktion
WENNFEHLER an. Alternativen sind z. B.
WENN(ISTFEHLER) oder WENN(ISTNV). Na-
türlich kann man auch hier weitere Fehler ma-
chen. Falsch wäre es z. B. „#NV“-Rückgabe-
werte komplett zu unterdrücken und in der
Folge die Fehlerquellen ursächlich unbehan-
delt zu lassen. Als Grund für eine solche Vor-
gehensweise wird oft genannt, dass elemen-
tare Funktionen wie SUMME schon bei Vorlie-
gen einzelner Fehlerwerte den Dienst quittie-
ren, obwohl der Fehler im Ergebnis allenfalls
ein „Rauschen“ verursachen würde. Damit ein
undifferenziertes Unterdrücken aller Fehler-
werte zu begründen ist aber wenig überzeu-
gend: Wünscht man ein vorübergehendes Ig-
norieren von Fehlerwerten für die gängigen
Auswertungen, ist dafür ab Excel 2010 die
AGGREGAT-Funktion vorgesehen. Und ohne
die ursächliche Behebung der Fehlerquellen
führt das vermeintliche Rauschen unweiger-
lich zu weiteren Reparaturen oder sogar Fehl-
entscheidungen.
Zwischenfazit
Als Zwischenfazit sei folgende Feststellung er-
laubt: Wer z. B. den Spaltenindex noch routine-
mäßig als harten Wert setzt oder von AGGRE-
GAT, Datenbereichen bzw. Tabellen oder struk-
turierten Verweisen noch nichts gehört hat, hat
möglicherweise bislang unerkannten Qualifika-
tionsbedarf. Mitarbeiter in die Lage zu verset-
zen, effizient, effektiv und fehlerfrei zu arbeiten,
ist eine originäre Führungsaufgabe. Der schein-
bar triviale SVERWEIS illustriert eindrucksvoll:
Bei Qualifikationsmaßnahmen müssen neben
dem konkreten Bedarf auch und gerade Inno-
Abb. 7: Die Suchmatrix von VERGLEICH als strukturierter Verweis
Autor
Prof. Dr. Andreas Rohleder
ist Professor für Existenzgründung und Unternehmensführung an
der Technischen Hochschule Bingen sowie Lehrbeauftragter am
Lehrstuhl für Controlling der Westfälischen Wilhelms-Universität,
Münster.
E-Mail:
CM November / Dezember 2017
