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Plausibilitätsprüfungen
Eine bekannte Plausibilitätsprüfung bei Einfüh-
rung und Durchführung einer Kostenrechnung
ist die Umlagekontrolle zur Überprüfung der in-
nerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Im
Access-Rechenmodell werden jedoch durch
Abfragen weitere Plausibilitätsprüfungen
durchgeführt. Dies bezieht sich zum Beispiel
auf die Überprüfung, ob in Rezepturen oder
Kostenstellenplänen Materialnummern vorhan-
den sind, die es nicht mehr gibt – oder umge-
kehrt in der Materialwirtschaft Materialien ver-
braucht werden, die sich in den Rezepturen
oder Kostenstellenplänen nicht finden.
Wichtige Plausibilitätsprüfungen oder auch
Möglichkeiten der Abweichungsanalyse sind
die Gegenüberstellung von Ist-Material- und
Ist-Faktorverbräuchen (z. B. Rohstoffverbrauch,
Lohnstunden gesamt oder in einzelnen Abtei-
lungen, Energieverbräuche) mit den Sollwerten,
die sich aus der Kostenrechnung ergeben. Es
kann somit die Qualität der Planwerte und/oder
die Wirtschaftlichkeit der Leistungserstellung
beurteilt werden. Daneben führt die Gegen-
Die einzelnen Abfragen werden durch ein
Access-Makro in der erforderlichen Reihenfolge
durchgeführt. Der große Vorteil von Access ge-
genüber Excel bzw. Excel-Formeln ist dabei,
dass bei Bedarf die Wirkung jeder einzelnen
Abfrage durch die sogenannte Entwurfsansicht
und durch die Ansicht der resultierenden Tabel-
le in Access nachvollzogen werden kann. Das
erhöht die Transparenz der Kostenrechnung.
Ergebnisdarstellung
Das Ergebnis der Abrechnungsperiode befindet
sich in verschiedenen Access-Tabellen. Es sind
auf dieser Basis Auswertungen im Hinblick auf
Kostenträger, Haupt-Kostenstellen, Hilfs-Kos-
tenstellen und Kostenarten möglich. Ebenso
können verschiedene Gruppierungen erstellt
werden. Die Darstellung der Ergebnisse ist zum
einen mit Access-Berichten möglich. Zum an-
deren können auch Excel oder andere Program-
me auf die Ergebnistabellen in Access zugreifen
und Auswertungen erstellen. Das Unternehmen
kann somit bisherige Tools auch für die Darstel-
lung der Kostenrechnungsergebnisse nutzen.
plänen
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oder die Kostenstellenbeanspruchun-
gen durch Kostenträger oder Hilfskostenstel-
len. Diese Datensätze werden dann in Excel
erfasst und gepflegt. Dabei sind die verschiede-
nen Excel-Funktionen, wie z. B. der S-Verweis
sehr hilfreich.
Für einen durchschnittlichen Excel-User stellt
es kein Problem dar, diese Daten einzugeben
und zu pflegen. Das gleiche gilt für Exportdatei-
en im CSV-Format aus Vorsystemen wie der
Materialwirtschaft oder der Finanzbuchhaltung,
die problemlos in Excel weiterverwendet und
für die Kostenrechnung aufbereitet werden
können. Excel dient hier aber nur zur Datenauf-
bereitung, nicht zur Durchführung der Kosten-
rechnung. Eine Fehlermöglichkeit durch Excel-
Formeln ist somit sehr gering.
Rechenlauf in Access
Der Rechenlauf in Access basiert auf einer
Soll-Kostenrechnung. Auf Grundlage der Ist-
Herstellung, der Ist-Absätze und der Ist-Fak-
torpreise der Abrechnungsperiode werden die
Plan-Rezepturen und Plan-Kostenstellenbe-
anspruchungen und -verbräuche abgerechnet
und mit den Faktorpreisen und innerbetriebli-
chen Kosten bewertet. Es erfolgt eine Faktor-
verbrauchsrechnung (Mengenrechnung) und
eine Wertrechnung. Dabei werden in Access
durch Auswahl- und Anfügeabfragen die ver-
knüpften Ausgangstabellen in Beziehung ge-
setzt, verschiedene Zwischentabellen gebildet
und schließlich auch mehrere Ergebnistabel-
len erstellt.
Auch die Gegebenheiten einer Prozessfertigung
werden in diesem Zusammenhang berücksich-
tigt. Diese ist dadurch gekennzeichnet, dass die
Produkte durch mehrere, aufeinander folgende
Prozesse in fester Reihenfolge hergestellt wer-
den. Dabei können in Zwischenstufen Halbfer-
tigprodukte und auch Kuppelprodukte entste-
hen, die wiederum in verschiedene Endproduk-
te eingehen. Je nach Rohstoffbeschaffenheit
und Rohstoffpreisen sind auch unterschiedliche
Rezeptur- und Fertigungsvarianten möglich.
Der Rechenlauf läuft in Access in folgenden
Schritten ab (vgl. Abbildung 3).
Abb. 3: Ablauf der Kostenrechnung in Access
Zielgruppengerechte Kostenrechnung
