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Einmaligkeit im Vorgehen,
·
eine klare Aufgabenstellung,
die interdisziplinäres Arbeiten erfordert,
·
einen Start- und einen (voraussichtlichen)
Endtermin,
·
zeitliche, finanzielle, personelle oder andere
Bedingungen und
·
eine projektspezifische Organisation.
In Anbetracht der besonderen Bedeutung, die
Projekte zunehmend für die Städte und Kom-
munen haben, wird an dieser Stelle ein im Rah-
men der Bachelor-Arbeit entwickelter „Projekt-
Quick-Check“ vorgestellt (vgl. Abbildung 1).
Durch dieses Instrument sollen mögliche Unsi-
cherheiten umgangen und ein einheitliches
Verständnis für eine interne Projektdefinition
hergeleitet werden. Mit dem „Projekt-Quick-
Check“ kann zugleich schnell geklärt werden,
ob es sich bei der zu erledigenden Aufgabe um
ein Projekt handelt oder nicht. Die oberste Lei-
tungsebene legt vorab Kriterien fest, die vorlie-
gen müssen, um ein Vorhaben als Projekt zu
definieren. Das nachfolgende Beispiel orientiert
sich an der Definition für ein Projekt nach dem
Deutschen Institut für Normung (DIN).
Werden alle Fragen mit „Ja“ beantwortet, han-
delt es sich definitiv um ein Projekt, werden alle
Fragen mit „Nein“ beantwortet, liegt dagegen
kein Projekt vor. Für ein Projekt sollten zumin-
dest die ersten beiden Fragen mit „Ja“ beant-
wortet werden.
Der „Projekt-Quick-Check“ lässt sich individuell
anpassen, z. B. wenn festgelegt werden soll,
dass Projekte immer ein eigenes Budget haben
müssen. Integriert z. B. in ein Intranet, kann er
für die MitarbeiterInnen eine gute Hilfe sein, zu
prüfen, ob ein Projekt vorliegt.
Ein Projekt kann metaphorisch auch als ein
unbekannter Weg verstanden werden, der
durch zum Teil unbekanntes Terrain (hoffent-
lich) zu dem eingangs festgelegten Projektziel
führt. Das Erreichen des Projektziels darf als
Leitmotiv auf diesem Weg deshalb niemals au-
ßer Acht gelassen werden, da durch dieses
der Projekterfolg stets im Fokus der Projektak-
tivitäten bleibt.
Was macht ein Projekt
erfolgreich?
Der Erfolg eines Projektes ist von multiplen
Faktoren abhängig. In allen Phasen der
Projektarbeit können Probleme auf unter-
schiedlichen Ebenen den Erfolg eines Projektes
in Frage stellen. Vor diesem Hintergrund ist es
besonders wichtig, sich bereits vor Aufnahme
der eigentlichen Projektarbeit mit möglichen
Risiken, Widerständen und Problemen ausein-
anderzusetzen.
Neben einer notwendigen guten Projektdefini-
tion zu Beginn des Projektes haben wir drei
weitere wesentliche Kriterien für erfolgreiche
Projekte identifiziert. Diese sind:
a) eine gute Projektführung/-koordination,
b) ein Projektbudget mit begleitendem Projekt-
controlling und
c) ein gutes Projektteam.
Diese drei wesentlichen Projektkriterien sollten
schon in der Projektdefinition und -gestaltung
berücksichtigt werden.
Eine klare und eindeutige Projektdefinition
Mit der Konkretisierung der Aufgabenstellung
wird eine wichtige Grundlage für ein erfolgrei-
ches Projekt geschaffen. Daher sollte sich
schon für diese erste Phase ausreichend Zeit
genommen werden. Oft ist die erste Idee bzw.
Aufgabenstellung sehr allgemein. So sollte bei
der Stadt Oldenburg in einem Projekt bei-
spielsweise zunächst eine Chipkarte einge-
führt werden, die die Leistungen zur Bildung
und Teilhabe abrechnet und gleichzeitig mög-
lichst viele Leistungen gegenüber dem Bürger
bündelt. Bei der näheren Definition des Pro-
Abb. 1: Der „Projekt-Quick-Check“
CM März / April 2017
