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SPEZIAL
_ENTGELT
personalmagazin 07/17
Eine HR-Teildisziplin her-
ausnehmen: Welche Fragen
beim Payroll-Outsourcing
zu beantworten sind.
es vielleicht nicht so gut läuft – nicht zu
einer Trennung kommt.
Die Realität sieht jedoch häufig anders
aus, denn oft werden nach der Umset-
zung des Outsourcing-Projekts die Er-
wartungen enttäuscht: Unternehmen
(oder Dienstleister) müssen feststellen,
dass es nicht so funktioniert, wie sie es
sich vorgestellt hatten.
Zwölf Punkte zum Payroll-Outsourcing
Um eine solche Situation zu vermeiden,
hilft es, wenn Unternehmen folgende
Punkte vorab prüfen und vereinbaren.
Vertrag:
Zunächst sollten alle Beteiligten
informiert und einbezogen werden, wel-
cher Service im Vertrag aufgenommen
werden soll, um dazu Input zu geben.
Es kommt vor, dass ein Standardservice
durch die Einkaufsabteilung günstig
verhandelt wird, dieser aber die entspre-
chende Situation nicht berücksichtigt.
Zuständigkeiten und Prozessbeschreibung:
Alle Prozesse sollten möglichst genau
beschrieben werden und die Zustän-
digkeiten klar festgelegt werden. Da es
manchmal durch das Outsourcing auch
zu einem Personalabbau kommt, muss
berücksichtig sein, was überhaupt noch
intern möglich ist.
Erreichbarkeit und Reaktion:
Als ein
Hauptproblem stellt sich häufig die Er-
reichbarkeit des externen Anbieters
beziehungsweise der zuständigen An-
sprechperson heraus. Da bei manchen
Themen schnelle Hilfe nötig ist, sollte
am besten von 8 Uhr bis 18 Uhr immer
eine Erreichbarkeit gewährleistet sein.
Viele offene Fragen werden per E-Mail
abgearbeitet – weil dabei weitere Da-
B
einahe jede HR-Teildisziplin –
vom Recruiting über die Perso-
nalentwicklung, die Betreuung
der betrieblichen Altersversor-
gung (bAV) bis hin zur Entgeltabrechnung
– kann zwischenzeitlich an Externe über-
geben werden und damit Outsourcing in
diesem Fachbereich möglich machen.
Gerade im Bereich der Entgeltabrech-
nung – aber nicht nur auf diesem Feld –
gibt es prinzipiell viele externe Anbieter,
die gute Angebote sowie einen ebensol-
chen Service bieten und mit denen eine
Zusammenarbeit sinnvoll sein kann.
Nach meiner Erfahrung führt dies – bei
identischem Service und gleichbleiben-
der Qualität – jedoch selten dazu, die
entsprechenden Ausgaben signifikant
zu reduzieren. Daher sollten Kostenein-
sparungen nicht das primäre Ziel des
Outsourcingprojekts sein. Spätestens,
wenn man die Ausgaben der „Retained
Organisation“ einbezieht, geht diese Kal-
kulation meist nicht mehr auf.
Unabhängig vom Outsourcing-Anlass:
Unternehmen, die etwa die Entgeltab-
rechnung auslagern möchten, sollten
jedenfalls die notwendigen Vertragsin-
halte im Vorfeld genau bestimmen. Auch
unangenehme Themen müssen mit dem
externen Dienstleister vorab besprochen
sowie die Konsequenzen bei Nichtein-
haltung der Klauseln festgehalten wer-
den. Dies dient dazu, die vertrauensvolle
Zusammenarbeit mit dem Anbieter über
einen längeren Zeitraum sicherzustel-
len. Schließlich setzt auch der Externe
darauf, dass es – auch in Zeiten, in denen
Von
Robert Knemeyer
ten oder Unterlagen geschickt werden,
die nötig sind, um den Sachverhalt zu
bearbeiten. Hier sollte vereinbart sein,
dass die Beantwortung innerhalb von
24 Stunden erfolgt. Wenn etwa eine Ge-
haltsabrechnung Fehler enthält, die zu
einer Nachzahlung an den Mitarbeiter
führt, sollte diese ja umgehend erfolgen.
Fachliche Qualität:
Es ist immer vorteil-
haft, den zuständigen Ansprechpartner
Mit Erfolg outsourcen
CHECKLISTE.
Gerne wird die Entgeltabrechnung an Externe vergeben. Zwölf Punkte,
die Arbeitgeber dabei beachten sollten, um keine bösen Überraschungen zu erleben.
