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07/17 personalmagazin
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im Vorfeld persönlich zu treffen und
kennenzulernen. Dabei sollte bereits da-
rauf geachtet werden, dass auch die nö-
tige fachliche Qualifikation vorliegt. An-
dernfalls könnte dies später zu Fehlern
führen, die immer wieder nachbarbeitet
werden müssen, was mit erheblichen
Kosten verbunden ist. Daher ist es bes-
ser, einen Ansprechpartner zu bekom-
men, der bereits länger beim externen
Dienstleister arbeitet, als jemand, den
dieser neu eingestellt hat und der viel-
leicht das Abrechnungsprogramm noch
nicht kennt. Sonst dürfte häufiger die
Ausrede zu hören sein, dass diese An-
frage zur Lösung in die Fachabteilung
gegeben werden muss. Um Themen wie
Pfändungen, die Versteuerung von Ab-
findungen oder die Sachbezugsbesteu-
erung nach § 37b Einkommensteuerge-
setz (EStG) immer richtig zu bearbeiten,
ist jedoch immer umfangreiches fachli-
ches Know-how nötig.
Servicebereitschaft:
Unabhängig vom
Standardprozess kommen immer wie-
der Spezialfälle vor, etwa besonders sel-
tene oder dringende Sachverhalte. Dann
zeigt sich die tatsächliche Kundenorien-
tierung oder Flexibilität des Anbieters,
wenn etwa lediglich auf ein Ticketsys-
tem verwiesen wird. Dies könnte ein-
treten, wenn Zeitwertkonten, eine neue
bAV oder Altersteilzeit eingeführt wird.
Entlastung:
Immer wieder stellen Unter-
nehmen nach der Umsetzung fest, dass
sich der interne Aufwand nach dem Out-
sourcing kaum oder nicht verringert.
Nicht selten hat sich der Aufwand sogar
erhöht, zum Beispiel aufgrund der zu-
sätzlichen administrativen Prozesse für
die Steuerung und Kommunikation mit
dem externen Anbieter. An dieser „Re-
tained Organisation“ scheitert oft auch
die Kostenersparnisberechnung.
Termine:
Zu den genauen Prozessbe-
schreibungen gehören entsprechende
Deadlines – für die Bereitstellung von
Informationen ebenso, wie für die Rück-
lieferung von Ergebnissen. Nur so sind
die Informationen in der eigenen Orga-
nisation zu kommunizieren, damit sich
alle entsprechend umstellen können.
Kapazität:
Unternehmen sollten sich an-
sehen, wie der externe Anbieter die Res-
sourcenplanung gemacht hat. So sollte
hinterfragt werden, wie eine intern in
Vollzeit erledigte Aufgabe nun in der
Hälfte der Zeit erfüllt werden soll.
Preise:
Je nachdem wie ein Vertrags-
schluss zustande gekommen ist und wel-
cher Service dabei vereinbart wurde: Un-
ternehmen sollten sich gerade die Preise
für Zusätze oder Sonderleistungen ge-
nau ansehen – insbesondere, wenn be-
reits absehbar ist, dass diese häufiger in
Anspruch genommen werden, als viel-
leicht erhofft. Für den Standardservice
werden nämlich gerne günstige Preise
angeboten, die sonstigen Leistungen
sind jedoch – als Ausgleich – teuer zu
bezahlen. Auch dieser Preis sollte dann
richtig verhandelt werden. Dies betrifft
ROBERT KNEMEYER
ist
Inhaber der KPI-Personalbera-
tung in Friedrichsdorf.
oft Bescheinigungen, zum Beispiel für
die Arbeitsagentur, oder Auswertungen
wie die Arbeitskostenerhebung.
Dokumente:
Ein wesentlicher Punkt ist
die Absprache dazu, wie und welche
Dokumente übermittelt werden. Einige
Anbieter haben dazu ein Laufwerk ein-
gerichtet, auf dem Daten und Dokumen-
te abgelegt werden können. Dann ist
festzulegen, ob alle Dokumente einge-
scannt werden oder ob noch Papier ge-
nutzt wird. Oder es gibt Vordrucke und
Formulare, die auszufüllen sind. Hier ist
wichtig, dass der eigene Aufwand dafür
genau berücksichtig wird.
Vertretungskonzept:
Gerade wenn ein
klarer Ansprechpartner zur Betreuung
zugewiesen ist und man mit diesem ver-
trauensvoll zusammenarbeitet, kann die
Urlaubs- und Krankheitsvertretung zum
Problem werden. So möchte man in den
Sommerferien nicht drei Wochen darauf
warten, eine Anfrage gelöst zu bekom-
men. Daher ist es wichtig, dass mehrere
Personen fachlich und inhaltlich einge-
arbeitet sind, um die Vertretung zu ge-
währleisten. Dazu gehört auch der IT-Zu-
griff auf die entsprechenden Unterlagen.
Information:
Nicht zuletzt sind bei Kom-
munikation und Information an einen
externen Ansprechpartner höhere Anfor-
derungen zu stellen, als dies bei interner
Erledigung der Fall wäre. In der Regel
trifft man sich gerade nicht persönlich,
um Sachverhalte gemeinsam zu bespre-
chen. Dazu kann es auch bei der Sprache
zu Problemen kommen. Viele Firmen
haben Services aus Indien oder Osteuro-
pa wegen sprachlicher Schwierigkeiten
schon wieder zurückgeholt. Gerade Spe-
zialthemen der Gehaltsabrechnung wie
zum Beispiel Privatinsolvenz, Pkw-Ver-
steuerung oder Umsatzsteuer auf Sach-
bezüge sind kaum in einer Fremdsprache
zu besprechen.
