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personalmagazin 07/17
SPEZIAL
_ENTGELT
nehmen durchlaufen werden, von der
Hotelauswahl über die Buchung bis zur
Abrechnung, haben sich eine Vielzahl
spezialisierter Anbieter mit mehr oder
minder hilfreichen Lösungen herausge-
bildet. Das betrifft bisher besonders stark
den Bereich Abrechnung, für den eine
Vielzahl von Softwaresystemen zur Verfü-
gung steht. Aus gutem Grund: Im Durch-
schnitt werden etwa in Großunternehmen
ab 1.000 Mitarbeitern 1.600 Reisekosten-
abrechnungen pro Monat eingereicht, so
eine Analyse des einschlägigen Anbieters
Concur. Da rechnen sich Automatisierung
und andere Effizienzgewinne. Die Concur-
Studie zeigt, dass Travel-Management-Ab-
teilungen geradezu Vorreiter sind, wenn
es um die Digitalisierung der Abrechnung
geht. Ein Drittel der Unternehmen hierzu-
M
ehr als 13 Milliarden Euro
geben Deutschlands Ar-
beitgeber jedes Jahr aus,
damit ihre Mitarbeiter,
wenn sie geschäftlich auf Reisen sind,
am Einsatzort ein Dach über dem Kopf
haben. Das ist immerhin ein Viertel der
gesamten Geschäftsreisekosten. Hinzu
kommt noch der Aufwand, den vor Rei-
seantritt die Auswahl und Buchung des
passenden Hotels und nach Abschluss
der Reise die Abrechnung und Verbu-
chung mit sich bringen. Ein weiteres
Hindernis besteht darin, dass der Hotel-
markt alles andere als übersichtlich ist.
Stark fragmentierter Hotelmarkt
Das gilt bereits für Übernachtungen in
Deutschland, wo neben den großen Ho-
telketten auch viele teils regionale Mini
ketten und noch mehr eigenständige
Häuser tätig sind – mit jeweils eigener
Preisgestaltung. Geht es ins Ausland,
wird die Sache meist noch komplizier-
ter. Was die Abrechnung der Geschäfts-
reise samt Übernachtung betrifft, hat
eine internationale Analyse des Bran-
chenverbands „Global Business Travel
Association“ gezeigt, dass pro Abrech-
nung im Schnitt 20 Minuten Arbeitszeit
anfallen. Deutlich länger dauert es bei
Fehlern und Unklarheiten, beispielswei-
se wenn auf der Hotelrechnung wichtige
Angaben fehlen – das betrifft etwa jede
fünfte Abrechnung. Dann wird eine zu-
sätzliche Korrekturschleife fällig.
Für alle Schritte der Prozesskette,
die beim Travel Management in Unter-
Von
Holger Schindler
lande arbeitet bei der Reisekostenabrech-
nung bereits voll automatisiert.
Der ganze Prozess aus einem Guss
Ein aktueller Trend geht dahin, die
Vorgänge bei Travel Management und
speziell bei der Abwicklung von Hotel-
buchungen weiter zu integrieren und
damit schneller und kostengünstiger zu
machen. Ein Beispiel für diesen Ansatz
liefert der Geschäftsreise-Geschäftsbe-
reich des Buchungsportals HRS. Unter
der Marke „HRS Global Hotel Solutions“
versucht das Kölner Unternehmen, das
weltweit 1500 Mitarbeiter beschäftigt,
Unternehmen ihre „End-to-End-Lösung“
schmackhaft zu machen. „Ausgangs-
punkt war natürlich unser Hotel-Pool,
den wir über unsere Onlineportale Pri-
Helfer im komplexen Markt
ÜBERBLICK.
Werden Hotels für Geschäftsreisen benötigt, sehen sich Betriebe einem
Dickicht von Angeboten gegenüber. Innovative Dienstleister bieten Unterstützung.
KOSTEN AUF GESCHÄFTSREISEN
QUELLE: VDR, 2015
Die Abbildung zeigt die Kosten-
verteilung für Geschäftsreisen
auf Bereiche wie Übernachtung,
Verkehrsmittel et cetera. Den
größten Anteil machen die
Übernachtungskosten aus.
12,4 Mrd. Euro
(24,5%)
9,3 Mrd. Euro
(18,5%)
13,3 Mrd. Euro
(26%)
6,6 Mrd. Euro
(13%)
5,2 Mrd. Euro
(10%)
4,1 Mrd. Euro
(8%)
Flug
Bahn
Mietwagen
Übernachtung
Verpflegung
Sonstiges
