Personalmagazin 11/2016 - page 46

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ORGANISATION
_DIGITALE PERSONALAKTE
personalmagazin 11/16
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
die fehlenden Unterlagen per Brief an-
zufordern. Wenn diese nach und nach
eintreffen, macht sich die steigende
Datenqualität jeweils direkt bei der Aus-
wertung bemerkbar.
Die Pflicht: Organisationsunterstüt-
zung für die Personalabteilung
Mit berechneten Feldern, wie sie einige
Analysewerkzeuge bieten, lässt sich so
manche organisatorische Anforderung
in der Personalabteilung überraschend
einfach lösen. Für eine Altersstruktur-
auswertung etwa braucht es dann nicht
mehr, als aus dem Geburtstag das Alter
zu errechnen und in Fünf- oder Zehn-
Jahres-Blöcken zu runden, um die Mitar-
beiter entsprechend zu gruppieren.
Auch die leidige Überprüfung auf an-
stehende Fortbildungen oder ablaufen-
de Zertifizierungen lässt sich auf diese
Art elegant erledigen: Sind Geltungs-
beziehungsweise Ablaufdatum in der
Personalakte erfasst, ist es ein Leich-
tes, fehlende Unterlagen anzumahnen
oder die Betreffenden rechtzeitig auf
anstehende Maßnahmen aufmerksam
zu machen. Natürlich können auch die
Selektionsmöglichkeiten genutzt wer-
den – etwa, wenn ein Fachanwender der
Personalabteilung Mitarbeiter an einem
gegebenen Standort finden will, die
über bestimmte Zertifizierungen verfü-
gen. Oder es lassen sich beide Varianten
miteinander kombinieren, um sicher-
zugehen, dass nicht mit dem nächsten
Renteneintritt die Zahl der betrieblichen
Ersthelfer unter die vorgeschriebene
Schwelle fällt.
Die Kür: Auswertungen und Plan-
spiele für das Management
Nicht wenige Leser werden beim Begriff
„Analytics“ als erstes an die typischen
Management-Übersichten gedacht ha-
ben. In der Tat lassen sich auch diese mit
den gängigen Visualisierungstools leicht
realisieren: Ob Durchschnittsalter pro
Kostenstelle, Austrittsquoten nach Nie-
derlassungen oder Überstunden gesamt
und für jede Abteilung einzeln – alles,
was sich in der Datenbank findet, kann
regelmäßig ausgewertet und im Stil eines
Management-Dashboards übersichtlich
präsentiert werden.
Besonders interessant werden solche
Auswertungen dann, wenn sie als Ba-
sis für Management-Planspiele dienen
können. Steht beispielsweise eine Lohn­
erhöhung an, ist das folgende Szenario
denkbar: Alle einzelnen Monatsbrutto-
Werte aus der Personalakte werden in
einem Feld zu einem Wert „aktuelles
Brutto gesamt“ addiert. Zusätzlich kom-
men zwei Felder „Steigerung in Prozent“
und „Planungsbrutto gesamt“ hinzu.
Trägt der zuständige Sachbearbeiter
nun eine generelle Steigerung von drei
Prozent ein und legt keine Selektionen
fest, wird diese für sämtliche Mitarbeiter
kalkuliert und das Ergebnis ist als Pla-
nungsbrutto sichtbar. Nach einem Zoom
Management-Dashboard: Alles, was sich in der Datenbank findet, kann regelmäßig ausgewertet werden.
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