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ORGANISATION
_PERSONALEINSATZPLANUNG
personalmagazin 10/15
Damit die Reserveschichten abhängig
von der jeweiligen Abwesenheitssituati-
on möglichst flexibel verwendet werden
können, ist im langfristigen Dienstplan
noch nicht festgelegt, welchen konkreten
Dienst der Mitarbeiter mit Reserve-
schicht vertreten muss. Dies wird erst
im Zuge der Abwesenheitsplanung, spä-
testens bei der Erstellung des Monats-
Dienstplans festgelegt. Die Konsequenz
aus der Verwendung der flexiblen Re-
serveschichten ist also: Die Mitarbeiter
haben definierte und verlässliche freie
Tage und auch für die überwiegende An-
zahl ihrer Diensttage ist über das Jahr
hinweg die Art des Dienstes fest und ver-
lässlich festgelegt: Circa zwei Drittel aller
Schichten sind schon im Jahresplan fest
definiert, circa ein Drittel aller Schich-
ten sind flexible Reserveschichten, für
die spätestens imMonatsdienstplan eine
frei oder konnten ihre Dienstpläne auf
die Freizeiten ihres berufstätigen Part-
ners abstimmen.
• Die Herausforderung, die Betreu-
ungsbedürfnisse der Bewohner mit den
individuellen Arbeitszeitwünschen der
Mitarbeiter unter Berücksichtigung al-
ler geplanten (Urlaub, Freizeitausgleich,
Fortbildung et cetera) und ungeplanten
(Krankheit) Abwesenheiten in Überein-
stimmung zu bringen, lag allein auf den
Schultern der Teamleitungen. Da diese
zudem regelmäßig als Krankheitsver-
treter in den Betreuungsdienst mit ein-
sprangen, blieb deren Führungsaufgabe
für zum Teil mehr als 20 Mitarbeiter
häufig auf der Strecke.
• Die Dienstpläne enthielten immer wie-
der ergonomisch ungünstige Schichtse-
quenzen, zum Beispiel lange Schichtfol-
gen bis zum nächsten freien Tag, kurze
Ruhephasen zwischen der letzten Nacht-
schicht und der nachfolgenden Früh-
schicht oder lange Nachtschichtsequen-
zen bis hin zum Dauer-Nachtdienst.
Rotierende Grundpläne, Reserve-
schichten und verlässliche Freizeit
Durch die systematische Erhebung al-
ler (regelmäßigen wie unregelmäßigen)
Aufgaben sowie deren zeitlicher Struk-
tur konnten gemeinsam Bedarfsprofile
herausgearbeitet werden, die die Soll-
Besetzungsstärken im Wochenverlauf
darstellen
.
Der Vergleich dieser Be-
darfsprofile mit der Personalkapazität
zeigte die befürchtete faktische Unter-
besetzung. Die Aufgabe bei der Ge-
staltung bedarfsgerechter Dienstpläne
bestand also unter anderem darin, die
unvermeidlichen Defizite im Vergleich
zu einer optimalen Besetzung möglichst
gleichmäßig und gering zu halten.
Im ersten Schritt wurden zu der je-
weils individuellen Struktur von Stel-
lenanteilen (Mix aus Vollzeit- und
Teilzeit-Mitarbeitern mit unterschied-
lich vereinbartem Umfang an Wochen-
Arbeitsstunden) passende Dienstzeiten
berechnet, die eine möglichst gute An-
näherung an das jeweilige Bedarfsprofil
ergeben. Um eine höhere Stabilität der
Dienstpläne und damit verlässlichere
Freizeit für die Mitarbeiter zu errei-
chen, wurde festgelegt, dass es rotieren-
de Grundpläne geben soll, die – außer
bei unterjährigen Veränderungen der
Stellenstruktur innerhalb einer Ein-
richtung – grundsätzlich für ein ganzes
Jahr gelten. Da aber in den Dienstplä-
nen ausreichend Flexibilität zur Siche-
rung der Besetzungsstärken auch unter
Berücksichtigung der zu erwartenden
Abwesenheiten gegeben sein musste,
wurde zusätzlich auf das Instrument
der flexiblen Reserveschichten zurück-
gegriffen: Diese Reserveschichten sind
Platzhalter im Dienstplan, die für den
einzelnen Mitarbeiter Tage markieren,
an denen er voraussichtlich andere ab-
wesende Mitarbeiter im Dienstplan ver-
treten muss.
Das neue Dienst-
plankonzept
ermöglicht die
Dauerbetreuung,
ohne die Freizeit
der Mitarbeiter
zu beschneiden.
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