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SPEZIAL BAV
_DIGITALISIERUNG
spezial bAV 04/17
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
die wahlweise über die bAV oder privat
beziehungsweise aus dem Netto finan-
ziert werden kann.
Prüfung des Altbestands, Ausbessern
von Schadstellen
Unter dem Haftungsaspekt lag dem Ar-
beitgeber darüber hinaus daran, die be-
reits bestehenden Verträge auf Risiken
hin überprüfen zu lassen, gegebenen-
falls fehlende Unterlagen zu ergänzen
und Versorgungsverpflichtungen auszu-
lagern beziehungsweise auszufinanzie-
ren. Am wichtigsten im Hinblick auf die
arbeitgeberseitigen informativen und
administrativen Pflichten war im Übri-
gen die Übernahme sämtlicher arbeitge-
berseitiger Informationspflichten, deren
Dokumentation, Archivierung sowie
die Vertragsverwaltung inklusive der
Abwicklung im Fall von Austritten Fäl-
ligkeiten, Auskunftswesen an Gerichte
im familienrechtlichen Versorgungsaus-
gleichsfall und Ähnlichem. Es gab inso-
weit den Wunsch nach einem möglichst
umfassenden Service-Paket – mit dem
magischen Ziel, einerseits das Thema
bAV in der Verwaltung aus dem Tages-
geschäft der Personalabteilung auszula-
gern - und es andererseits trotzdem im
Zugriff zu behalten.
Was wurde erreicht?
Ende 2012 wurde gemeinsam mit dem
Dienstleistungspartner E&P Pensions-
management GmbH eine neue Versor-
gungsordnung eingerichtet und die Pro-
dukte für die Altersrente einerseits und
die Berufsunfähigkeitsabsicherung an-
dererseits ausgewählt. Trotz der dezent-
ralen Strukturen konnte die Belegschaft
ganz überwiegend in Präsenzschulun-
gen an das Thema herangeführt und im
Weiteren in Einzelberatungen unter Zu-
hilfenahme von Wunschberechnungen
individuell informiert werden. Seitdem
stieg die Nutzungsquote des Angebots
auf aktuell 91,2 Prozent bei einer zu-
gleich höheren Versorgung pro Kopf.
Orientiert hat sich die Vital Aire im
Versorgungskonzept unter anderem an
dem Modell der „AVwL“ - zuerst entwi-
ckelt von den Gewerkschaften Chemie
und Metall. Da das Unternehmen trotz
der deutlich höheren Durchsetzung
mit Altersvorsorgeverträgen und dem
damit verbundenen erheblich höheren
Traffic den Verwaltungsaufwand in der
Personalabteilung im Vergleich zu vor-
her spürbar senken konnte, hat sich der
Arbeitgeber bereit erklärt, neben der
Arbeitgeberleistung der VwL zusätzlich
Zuschüsse aus Sozialversicherungser-
sparnissen durch die Entgeltumwand-
lung an die Mitarbeiter weiterzugeben.
bAV-Verwaltung 4.0 über ein
Online-Verwaltungsportal
Maßgeblich beigetragen zur Verminde-
rung des Verwaltungsaufwands in der
Personalabteilung hat die Umstellung
der bAV-Verwaltung auf das vom Dienst-
leister angebotene bAV Portal ePension.
Mit der Erfassung des gesamten bAV-
Bestandes, also aller Daten, Dokumente,
Verträge inklusive Altbestandsverträge
über das Portal konnte das gesamte bAV-
Management von Vital Aire in die digita-
le Welt überführt werden. So können alle
Firmen der Gruppe differenziert nach
Niederlassungen, Betriebsstätten und
Standorten papierlos verwaltet werden,
die Versorgungen aller Mitarbeiter sind
mit allen Dokumenten (Alt- und Neube-
stand) jederzeit einseh- und auswertbar.
Im Zuge der Portaleinrichtung konn-
te auch die Versandsteuerung optimiert
werden, sodass die für die Arbeitnehmer
bestimmten Ausfertigungen nun von
E&P direkt an die Mitarbeiter gesendet
werden, eventuelle Rückfragen richten
dieMitarbeiter direkt an ihrenAnsprech-
partner beim Dienstleister. Das Perso-
Bei der Frage, ob die Verwaltung der bAV weiterhin intern geleistet oder an Externe
übertragen werden soll, muss überlegt werden, wer in den erfolgskritischen Berei-
chen der bAV mehr Expertise zeigen und zuverlässige Abwicklung garantieren kann.
Insbesondere in drei Bereichen muss die Handhabung des gesamten Pensionsmanage-
ments fehlerlos funktionieren. Prüfen Sie in diesen drei Bereichen ihre Kompetenzen
beziehungsweise die des Dienstleisters genau. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei.
Rechtssicherheit
Können die vorhandenen bAV-Bestände lückenlos aufgenommen und abgebildet, fehlen-
de Unterlagen ergänzt werden? Erfolgt ein ständiger Abgleich mit der Rechtsprechung?
Wichtig ist auch die Expertise zu aktuellen Entwicklungen auf dem Anbietermarkt.
Akzeptanz in der Belegschaft
Gute bAV-Verwaltung bedeutet auch, für eine hohe Durchdringungsquote zu sorgen.
Überprüfen Sie Kommunikationsstrukturen und die Qualität der Beratung. Dazu gehört
die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit auf die Dokumentation der Beratungsgespräche.
Digitalisierung über ein Verwaltungsportal
Ist die Technik auf dem neuesten Stand? Ist eine lückenlose digitale Abbildung aller
bAV-Verwaltungsabläufe möglich? Kann der Import des Altbestands schnell, einfach und
aufwandsarm erfolgen, damit sämtliche Verträge aller Versicherer über die Portallö-
sung einheitlich und lückenlos digital verwaltet werden können? Liefert das Portal bei
Neueinrichtungen oder Beitragsveränderungen/Dynamik die für die Lohnbuchhaltung
notwendigen Beitragsaufspaltungen automatisch?
Die sensiblen Bereiche der bAV
CHECKLISTE
