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HR-SOFTWARE
_ADMINISTRATION
spezial Softwarekompendium 2018
I
n etlichen Branchen kämpfen HR-
Abteilungen immer wieder mit
demselben Problem: Es gibt einfach
so viele Arbeitsverträge mit Saison-
kräften, dass schon das bloße Erstellen
der Verträge Jahr für Jahr und Saison für
Saison immens viel Zeit und Ressourcen
in der Personalabteilung bindet. Von die-
sem Verwaltungsaufwand für eigentlich
bloße Routineaufgaben sind große Ca-
teringunternehmen, die im Sommer be-
sonders viel Eventgastronomie anbieten,
ebenso betroffen wie etwa Gebäudereini-
ger oder Obstbaubetriebe, die typischer-
weise ebenfalls Stoßzeiten erleben. Was
also soll ein Unternehmen tun, wenn es
Von
Gunther Ebert
auf Saisonkräfte angewiesen ist? Wie ist
der Wust an Anstellungsverträgen und
sonstigen Vereinbarungen sicher in den
Griff zu bekommen? Die einfache Antwort
ist, dies mithilfe weitgehend standardi-
sierter Verträge zu tun. Die noch klügere
Antwort ist, dafür ein spezielles, zentra-
les Softwaretool zu nutzen, das gleich den
gesamten Prozess der Vertragserstellung
umfassend unterstützt. So kann eine HR-
Abteilung auch komplexe Vertragsvarian-
ten mit dem geringstmöglichen Aufwand
abbilden.
Zentrale Vertragserstellungstools
Inzwischen gibt es entsprechende Soft-
warelösungen, die die Ausfertigung
komplexer Verträge, auch in großer
Zahl, fast zum Kinderspiel werden las-
sen. Tatsächlich sollte ein gutes Ver-
tragserstellungstool aber noch viel
mehr können, als bloß Textbausteine
zu verwalten: Im Idealfall bildet es die
Klammer vom Bewerbermanagement
zum Personalmanagement. Indem es
den Prozess der Vertragserstellung
zugleich dokumentiert, hilft es auch
noch dabei, die Compliance-Richtlinien
eines Unternehmens einzuhalten. Zu-
nächst wird ein Unternehmen in seiner
Vertragserstellungssoftware ein geeig-
netes Regelwerk definieren. Darin ist
beispielsweise geklärt, welche Stellen
durch einen Vertrag abgedeckt werden
sollen, wie Name und Wohnort der Mit-
arbeiter zu hinterlegen sind und welche
Tarife berücksichtigt werden müssen.
Dieses Regelwerk für die Vertragserstel-
lung zentral verwalten zu können, hat
den großen Vorzug, dass zentral vorge-
nommene Änderungen auch sofort bei
jeder neuen Vertragserstellung berück-
sichtigt werden. Wenn beispielsweise
die Tarifgruppe 3 ab einem bestimmten
Zeitpunkt einen neuen Lohn erhalten
muss, ist dies in der Software auch au-
tomatisch für jeden neuen Vertrag auf
Basis der Tarifgruppe 3 hinterlegt.
Unterschiedliche Vertragsbausteine
Für die eigentliche Vertragserstellung
greift die Software auf die Angaben
zurück, die zur Art des Vertrags, zum
Arbeitnehmer und zu seiner Tätigkeit
Hundert Helfer, eine Software
UNTERSTÜTZUNG.
Spitzenzeiten bei Produktion oder Ernte fordern auch das Personal-
büro. Hilfe kann Software bringen, die die Verträge für Saisonarbeiter übernimmt.
Die Integration des Vertragserstellungstools in die
digitale Personalakte erlaubt einheitliche Prozesse.
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