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spezial Softwarekompendium 2018
schafft man Akzeptanz für neue Wege“,
ist sich Martin Döring, Abteilungsleiter
Personalmanagement, sicher. „Wenn
auch der Umgang mit Computer, Inter-
net und E-Mail integraler Bestandteil
unserer täglichen Arbeit ist, gibt es bei
einzelnen Mitarbeitenden immer noch
Vorbehalte, dies in das private Umfeld
zu übertragen“, hat Döring erfahren.
Skalierbare Arbeitserleichterung und
verbesserter HR-Service
Die Verantwortlichen der HR-Abteilung
bei Endress und Hauser schätzen die
Zeitersparnis durch den Wegfall des ma-
nuellen Dokumentenversands. Die Ab-
rechnungskontrolle findet jetzt direkt
auf dem Bildschirm statt – was nach
etwas Eingewöhnungszeit reibungslos
funktioniert. Das Ziel vom Papier weg-
zukommen und mit einem modernen di-
gitalen System den Schritt in Richtung
Zukunft zu gehen, wurde in der HR-Ab-
teilung erreicht: Von den meisten Mit-
arbeitenden werden die Abrechnungen
nur noch sehr vereinzelt ausgedruckt.
„Wir sind sehr zufrieden mit der Portal-
lösung. Es ist ein Schritt in die richtige
Richtung, um unser Unternehmen fit für
die digitale Zukunft zu machen“, so das
Fazit von Döring.
Großes Potenzial sehen die Projektver-
antwortlichen durch die Einführung der
Jedermann-Akte an weiteren Produkti-
onsstandorten und bei Schwesterunter-
nehmen. Im Vordergrund stehen dabei
die Standorte in Deutschland und in
der Schweiz, aber auch Schwesterunter-
nehmen in Frankreich kämen infrage.
Reuter sieht das positiv: „Während wir
bisher einige hundert manuelle Schrei-
ben einsparen, können wir dadurch den
Service auf Tausende Mitarbeitende
ausweiten.“
gungen – zumindest theoretisch – Zugriff
auf die privaten Dokumente.
Aufgaben von HR: Technische Einfüh-
rung und Überzeugungsarbeit
Bei der nun genutzten Lösung werden
die Dokumente in einem sicheren, virtu-
ellen Datenraum zur Verfügung gestellt.
Endress und Hauser hat sich auch dafür
entschieden, das Portal im eigenen Re-
chenzentrum in einer Private Cloud zu
betreiben. Die Funktionsweise lässt sich
wie die eines „digitalen Briefkastens“
beschreiben: HR-Mitarbeiter laden die
Entgeltabrechnung in das Portal hoch.
Dort geht es in den privaten Verant-
wortungsbereich der Mitarbeiter über,
der HR-Mitarbeiter hat keinen Bearbei-
tungszugriff mehr.
Um ihre persönlichen Daten und Do-
kumente einzusehen, müssen sich die
Mitarbeiter zunächst im System regis-
trieren. Ist die Berechtigung an den je-
weiligen Mitarbeiter erteilt, lassen sich
die Dokumente einsehen und bei Bedarf
lokal speichern oder auch ausdrucken.
Nach Ablauf von zwei Jahren werden die
übermittelten Dokumente gelöscht.
Neben der technischen Implementie-
rung der Lösung bestand die Aufgabe da-
rin, die Mitarbeitenden gezielt und früh
über dieUmstellungauf die elektronische
Entgeltabrechnung zu informieren, bei-
spielsweise über Flyer, Newsletter, ein
Info-Portal oder per Hotline. Je früher
Informationen bereitstehen, desto mehr
Zeit bleibt den Mitarbeitenden, sich auf
die Veränderung vorzubereiten – und
sich davon zu überzeugen, dass die digi-
tale Lösung mindestens genauso sicher
ist wie die postalische.
Auch Vertrauenspersonen der Ange-
stellten wie Betriebsräte oder der Daten-
schutzbeauftragte sollten wenn möglich
mit ins Boot geholt werden. Denn wenn
auch sie von der Lösung überzeugt sind,
können sie als wichtige Fürsprecher mit
Vertrauensvorsprung bei den Angestell-
ten auftreten.
Darüber hinaus haben sich die Perso-
nalmitarbeiter bei Endress und Hauser
Zeit für persönliche Gespräche genom-
men, um auch skeptischere Mitarbeiter
zu überzeugen. „Die Kollegenmüssen ih-
re Fragen im Vorfeld loswerden können,
um alle Bedenken auszuräumen. Nur so
Das transparente Dashboard listet alle
Entgeltabrechnungen für Mitarbeitende
von Endress und Hauser übersichtlich auf.
