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spezial Softwarekompendium 2018
Alle Maßnahmen zielen darauf ab, den
Administrationsaufwand um ein Vielfa-
ches zu verringern sowie unternehmens-
weit mehr Transparenz zu schaffen.
Papieranträge werden überflüssig
Durch die Integration der neuen Version
der IF-6020 war es möglich, bestehende
Prozesse zu übernehmen. So wurden
die vorhandenen Arbeitszeitmodelle
übertragen. Neue Softwaremodule, wie
Web Client, Workflow, Genehmigungs-
prozess für Urlaubsanträge oder Korrek-
turen, kamen hinzu. Der modulare Auf-
bau ermöglicht, dass sich das System
kostenschonend um zusätzliche Module
erweitern lässt.
Um künftig Zeitdaten zu erfassen,
wurde Hardware der Interflex-Serie
eVAYO implementiert und in Betrieb
genommen. Ausgestattet mit Mifare-
Desfire-Leseverfahren identifizieren
die Geräte gängige RFID-Leseausweise.
Damit werden Zeitdaten durch das Bu-
chen am Zeiterfassungsterminal auto-
matisch und in Echtzeit an die Software
übermittelt, dort abgebildet und auf ent-
sprechende Konten gebucht. Abhängig
vom hinterlegten Zeitprofil lassen sich
Zulagen oder Tarife ebenfalls automa-
tisch zuweisen. Die umfassenden Daten
werden über Schnittstellen an das Ge-
haltssystem übertragen und sorgen für
eine leistungsgerechte und pünktliche
Vergütung der Mitarbeiter.
Mit dem Employee Self Service stel-
len die Mitarbeiter elektronisch ihre
Urlaubsanträge. Das erleichtert und be-
schleunigt den Genehmigungsprozess
um ein Vielfaches, da den Vorgesetz-
ten mithilfe hinterlegter Workflows die
Anträge automatisch vorgelegt werden.
Auch die automatische Zuweisung der
Zeitzuschläge funktioniert einwandfrei.
Eine manuelle, papierbasierte Bearbei-
tung dieser Aufgaben ist für das Unter-
nehmen heute nicht mehr vorstellbar.
ANN HOLZ
ist Redakteurin bei „Die Leute
für Kommunikation“ in Sindelfingen.
nehmens PAC aus dem Frühjahr 2016 se-
hen deutsche Unternehmen aktuell einen
konkreten Handlungsbedarf, die Effizienz
ihrer HR-Prozesse zu steigern. Hierbei
geht es vor allem darum, die Datenanaly-
sen zu verbessern, die Benutzerführung
zu erleichtern sowie die für die HR-Abtei-
lung erforderlichen Daten und Workflows
bereitzustellen. Knapp 40 Prozent sind
bereit, in HR-Software zu investieren, um
fehlende Funktionen zu ergänzen. Für
etwa 90 Prozent sind Effizienzsteigerung
und Kostenreduktion die wichtigsten As-
pekte für den Softwarekauf, gefolgt vom
Wunsch, HR-Anwendungen zu moderni-
sieren (86 Prozent).
Doch in welche Lösungen investieren
Betriebe, um ihre Personalprozesse zu
verbessern? An der Spitze stehen Pro-
gramme für Arbeitszeitmanagement
und Zeit- sowie Zutrittserfassung, ermit-
telte der „HR-Software-Report 2016“. Im
Vergleich zum Vorjahr ist die Nutzung
in diesem Bereich um zwei Prozent ge-
stiegen. Eine größere Veränderung zeigt
sich beim Thema Self Service. Setzten
2015 nur 29 Prozent der befragten Unter-
nehmen eine professionelle Software da-
für ein, sind es laut der Umfrage im Jahr
2016 bereits 54 Prozent. Personalabtei-
lungen optimieren damit ihre Abläufe,
indem sie die Mitarbeiter aktiv in die
Planungs- und Erfassungsprozesse ein-
binden. Mit der Selbstverwaltung durch
die einzelnen Mitarbeiter lassen sich
Vorgänge beschleunigen, vereinfachen
und für alle Beteiligten transparenter
gestalten. Auch die Verantwortlichen des
Druck- und Verlagshauses Mundschenk
suchten nach einem System, das sowohl
die Vergütung als auch die Arbeitszeit-
regelungen der Mitarbeiter einwandfrei
und lückenlos realisieren kann.
Mundschenk setzt bereits seit eini-
gen Jahren eine Zeitwirtschaftslösung
ein. Das von Interflex eingeführte Sys-
tem arbeitete stets zuverlässig. Jedoch
sammelten sich im Laufe der Zeit
große Datenmengen an, die sich aus
den verschiedenen Arbeitszeit- sowie
Schichtmodellen der 130 Mitarbeiter
aus Produktion und Verwaltung zusam-
mensetzten. Wesentliche Herausforde-
rung war, die Arbeitszeit gemäß dem
entsprechenden Arbeitszeitmodell auf
bestimmte Zuschlagskonten zu buchen,
sodass sich Arbeitsverträge, Tarifverein-
barungen sowie Nacht- und Sonntags-
zuschläge korrekt und ohne manuelle
Eingabe zuweisen ließen. Das bestehen-
de System konnte diesen Anforderungen
nicht mehr gerecht werden. Noch immer
war damit ein hoher administrativer
Aufwand verbunden, wodurch die Per-
sonalabteilung nicht die gewünschte
Entlastung erhielt. Daher entschied sich
das Unternehmen für ein fortschrittli-
cheres Zeitwirtschaftssystem.
Die Mitarbeiter mit einbinden
Aufgrund der bestehenden Zusammen-
arbeit mit Interflex tauschte sich Mund-
schenk mit den zuständigen Beratern
zu ihren aktuellen und künftigen An-
forderungen sowie den verschiedenen
Lösungsmöglichkeiten aus. Nach di-
versen Analysen fiel die Wahl auf die
neue Version der IF-6020 und den Web
Client. Neu daran ist unter anderem die
Integration des Employee Self Service,
der Selbstverwaltung durch die eigenen
Mitarbeiter. Diese sollten in die Organi-
sation ihrer Zeitdaten aktiv eingebun-
den werden. Mit einem elektronischen
Antragsverfahren galt es, den Geneh-
migungsprozess zu vereinfachen und
zu beschleunigen. Künftig stehen den
Nutzern diverse neue Funktionalitäten
zur Verfügung:
• Arbeitszeitkonten verwalten,
• detaillierte Informationen einsehen
(Zeitkonten, Urlaubsstände, Entgelt-
belege, Beurteilungen),
• Anträge und Genehmigungen papier-
los stellen und bearbeiten,
• Korrekturen in Zeitdaten und fal-
schen Buchungen vornehmen,
• Stundenkontierungen überblicken,
• Arbeitszeitsalden und Einsatzpläne
abfragen,
• geplante Arbeitszeiten mit geeigneten
Mitarbeitern tauschen.
