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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
spezial Softwarekompendium 2018
gewünschten Überblick verschaffen
– sei es über den Stand neuer, noch
abzuschließender oder bestehender,
laufender Verträge. Eine geeignete
Reportingfunktion wird Abfragen nach
bestimmten Kriterien erlauben und es
auch gestatten, entsprechende Listen
mit ähnlichen Verträgen zu speichern.
Die Erstellung von HR-Verträgen ist
eine oft komplexe und anspruchsvolle
Aufgabe. Für viele Unternehmen ist es
höchste Zeit, diesen Prozess zu digi-
talisieren. Dabei sind standardisierte
Vertragstemplates sicherlich schon ein
Schritt in die richtige Richtung. Aber je
komplexer und zahlreicher die Verträge
werden, desto mehr stoßen die HR-Mit-
arbeiter dabei deutlich an die Grenzen
der Komplexität: 100 unterschiedliche
Word-Vorlagen lassen sich einfach nicht
mehr sinnvoll pflegen. Ändert sich bei-
spielsweise durch eine rechtliche Vor-
gabe auch nur ein Absatz, muss dieser
in allen 100 Vorlagen angepasst werden.
Hier den Überblick zu behalten, kann
sehr schnell sehr schwierig werden.
Unternehmen – und ihre HR-Abtei-
lungen – sollten daher genau prüfen,
ob sie nicht besser beraten sind, wenn
sie eine spezielle, zentrale und weitge-
hend automatisierte Lösung zur Ver-
tragserstellung einführen. Solch ein
Vertragserstellungstool unterstützt die
HR-Verantwortlichen beim eigentlichen
Erstellungsprozess und befreit sie von
lästigen Routinen.
© BRILLIANT EYE / FOTOLIA.COM
Jedes Jahr zur Erntezeit
stehen für HR die Verträge
mit Saisonarbeitern an.
verfügbar sind. Besonders komfortabel
wird dies für den Benutzer natürlich
dann, wenn sein Vertragserstellungstool
mit einem Recruiting-System oder einer
elektronischen Personalakte verbunden
ist. In der Vertragserstellungssoftware
selbst sind dann unterschiedlichste Bau-
steine für Vertragstexte hinterlegt – zu
allen Punkten, die in den Personalverträ-
gen des Unternehmens typischerweise
relevant werden können. Platzhalter für
Angaben etwa über die konkrete Höhe
der Vergütung oder die Bereitstellung
eines Dienstwagens werden bei der Ver-
tragserstellung dann durch die entspre-
chenden Vertragsdaten für den konkre-
ten Mitarbeiter ersetzt. Im Idealfall wird
dies in einem weitgehend automatisier-
ten Prozess geschehen: Der HR-Mitar-
beiter muss dann nicht mehr selbst die
Platzhalter ersetzen und die passenden
Textbausteine für den konkreten Vertrag
auswählen. Die Software kann den kon-
kreten Vertrag auf Basis des hinterlegten
Regelwerks und auf Grundlage der Ver-
tragsdaten des Mitarbeiters generieren.
Durch den Prozess geführt
Gerade große Unternehmen haben es
Jahr für Jahr mit einer beträchtlichen
Zahl an neuen standardisierten An-
stellungsverträgen zu tun. Die zentrale
Festlegung der Schritte für die Vertrags-
erstellung sowie die zentrale Verwaltung
der Vorlagen und Textbausteine garan-
tieren, dass bei Hunderten von Verträ-
gen stets die Unternehmensrichtlinien
eingehalten werden und neue Verträge
Compliance-gerecht abgefasst werden.
In der Software lassen sich auch
Freigabeprozesse abbilden – alternativ
kann auch die Erstellung weiterer, dem
Vertrag noch hinzuzufügender Doku-
mente angestoßen werden So entlastet
ein gutes Vertragserstellungstool seine
Anwender in der HR-Abteilung nicht nur
von lästigen Routineaufgaben, es führt
die Benutzer auch sicher und in wenigen
Schritten durch den gesamten Prozess
der Vertragserstellung. Über die initiale
Auswahl der Art und Unterart des Ver-
trags fordert die Software vom Benut-
zer kontextsensitiv alle erforderlichen
Informationen ab. Das Tool wählt dann
die entsprechend passende Vorlage aus,
pflegt die erfassten Daten und steuert
auf dieser Basis die Ausgestaltung des
konkreten Vertrags. Paragrafen und ih-
re Absätze werden dabei inhaltsbezogen
und logisch zusammengeführt – sodass
am Ende der fertige Vertrag für den kon-
kreten Mitarbeiter entsteht.
Reporting zu den Vertragsprozessen
Eine gute zentrale Lösung sollte auch in
der Lage sein, den gesamten Prozess der
Vertragserstellung zu dokumentieren.
Denn nur wenn alle Vertragsänderun-
gen transparent und einfach nachvoll-
ziehbar sind, kann sichergestellt wer-
den, dass das Vertragserstellungstool
die Compliance-Richtlinien tatsächlich
auch berücksichtigt.
Die zentrale Lösung fungiert zugleich
als Controllinginstrument, das sowohl
die Administration von Vertragsentwür-
fen erleichtert als auch die Statusverwal-
tung der Verträge übernimmt.
Damit kann sich beispielsweise
auch das Management jederzeit den
GUNTHER EBERT
ist Manager ECM Pro-
ducts, Forcont Business Technology Gmbh.
