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spezial Softwarekompendium 2018
HR-SOFTWARE
_ADMINISTRATION
D
ie Endress und Hauser
Gruppe – ein internatio-
nal führender Anbieter von
Messgeräten, Dienstleistun-
gen und Lösungen für die industrielle
Verfahrenstechnik mit weltweit rund
13.000 Beschäftigten – wollte im Zu-
ge der Digitalisierung seiner Prozesse
auch die interne Servicequalität der
HR-Abteilung steigern. Seit 2016 be-
kommen deshalb die rund 850 Mitar-
beiter des Sales Center Deutschland
und der Endress und Hauser InfoServe
GmbH ihre Entgeltabrechnungen, Sozi-
alversicherungsbescheinigungen und
jährlichen Lohnsteuerbescheide mit der
Jedermann-Akte von Aconso digital über
einen sicheren elektronischen Raum.
Digitale Entgeltabrechnung löst
Kuvertiermaschine ab
Zuvor stand für die Mitarbeitenden der
HR-Abteilung jeden Monat der Postver-
sand der Abrechnungen auf der Agen-
da. Trotz Kuvertiermaschine nahm die
größtenteils manuelle Arbeit mindestens
einen vollen Arbeitstag in Anspruch. Zu-
sätzlich zu der Bearbeitung der Standard-
briefe mussten in separaten Sortierläu-
fen die Schreiben für Mitarbeitende im
Ausland herausgesucht werden, um sie
mit einem höheren Porto zu versehen. Da
die Kuvertiermaschine nur auf ein Blatt
Papier ausgelegt war, brauchten auch die
Schreiben, die mehr als eine Seite um-
fassten, eine Sonderbehandlung. Dieser
langwierige manuelle Routineprozess
war für das moderne Unternehmen nicht
Von
Katharina Schmitt
(Red.)
mehr zeitgemäß – eine Automatisierung
wurde dringend notwendig.
Zu diesem Zweck begab sich die Per-
sonalabteilung in Zusammenarbeit mit
Vertretern aus den Bereichen Netzwerk,
Security und SAP-Applikationsbetreu-
ung auf die Suche nach einer sicheren
digitalen Lösung. „Wir haben eine nüch-
terne Überlegung angestellt: Der pos
talische Dokumentenversand gestaltet
sich für uns extrem aufwendig. Wie
können wir das effizienter gestalten?“,
erklärt Tobias Reuter, Senior Process
Consultant bei Endress und Hauser, die
Herausforderung.
Vorab formulierten die Verantwort-
lichen bei Endress und Hauser alle
Anforderungen an die digitale Lösung.
Neben der sicheren Datenübertragung
für die sensiblen HR-Dokumente sollte
sich die Plattform reibungslos in die
bereits vorhandene SAP-Landschaft in-
tegrieren lassen und den Mitarbeitern
orts- und zeitunabhängig Zugriff auf ih-
re Entgeltnachweise gewähren.
„Darüber hinaus haben wir nach einem
Systemgesucht, das nichtmit den privaten
E-Mail-Adressen der Mitarbeiter arbeitet,
denn diese wollen wir aus Datenschutz-
gründen nicht speichern. Auch der Ver-
sand an die firmeninterne E-Mail-Adresse
war natürlich aus Sicherheitsgründen
ausgeschlossen, denn dabei hätten IT-Ad-
ministratoren mit erweiterten Berechti-
Papierlos abgerechnet
PRAXIS.
Die Endress und Hauser Gruppe rückte der Dokumentenflut bei Lohnabrech-
nungen mit einer digitalen Portallösung zu Leibe. Nun sind auch Skeptiker überzeugt.
© ENDRESS+HAUSER
