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-8.2019
Vor vielen Dienstleistern steht die Digitalisierung als Riesenaufwand. Doch ihr Nutzen über-
zeugt: Beim Abrechnungsservice etwa lassen sich nicht nur Messprozesse, sondern zugleich
auch die Kundenkommunikation und das Schadensmanagment auf neue Füße stellen.
„Bei der Digitalisierung liegt die
wirkliche Herausforderung für die Mitar-
beiter nicht im Umgang mit einer neuen
Software“, sagt Sebastian Schmitt von der
Haufe Group. „Es geht um die Akzeptanz
des gesamten Veränderungsprozesses.
Es gilt die Mitarbeiter zu sensibilisieren,
welchen Sinn es hat, sich von liebgewon-
nenen Routinen zu verabschieden.“ Dies
sei eine Aufgabe für den Chef, auch wenn
er nicht alles selbst machen müsse. „Aber
als Initiator, Treiber und – ganz wichtig –
stetiger Motivator auch bei anfänglichen
Rückschlägen kommt ihm eine wichtige
Rolle zu.“
Arslan bindet seine Teams über zwei
Meetings pro Woche ein, man entwickelt
gemeinsam Verbesserungen oder Ideen
für digitale Prozesse. „Meine Mitarbeiter
sind mein wertvollstes Gut, ihr Wissen
der Schlüssel, um sinnvolle Alternativen
zur Zettelwirtschaft zu finden.“ Wie zum
Beispiel sollten die orangefarbenen No-
tizzettel ersetzt werden, auf denen die
Mitarbeiter am Empfang handschriftlich
Telefonate dokumentieren? Sie werden
heute als E-Mail verschickt und auf dem
Server hinterlegt, damit jeder sofort auf
die Informationen zugreifen kann.
Fragen, wie man digitale Informatio-
nen und Ordner organisiert, müssen bald
nicht mehr diskutiert werden. Denn es
wird einDokumentenmanagementsystem
an die zentrale Software angebunden. Die
Lösung von d.velop gibt die Struktur vor
– am Aktenplan für Verwalter hat Arslan
selbst mitgearbeitet – und vereinfacht die
Verwaltung, indem sie beispielsweise in
Haufe PowerHaus erzeugte Dokumente
automatisch archiviert. Die Mitarbeiter
können wie im Schadensmanagement
mobil auf die Informationen zugreifen.
Die Digitalisierung der bestehenden Pa-
pierakten ist für Geschäftsführer Arslan
der nächste Schritt in diesem Prozess.
ein Drittel der Portokosten ein“, erklärt
Arslan. Seine Mitarbeiter bearbeiten
Schadensmeldungen mit der digitalen
Plattform casavi, die Daten mit der zen-
tralen Software tauscht. Nun muss Arslan
auch seine Kunden für den digitalen Weg
begeis
tern. „Die Serviceplattform wird
in jeder Eigentümerversammlung vor-
gestellt“, sagt er. Mieter und Eigentümer
würden auf dieMöglichkeiten der Service-
plattform hingewiesen. „Sie können ihre
Anliegen per Appmitteilen oder Schlüssel
per Handy bestellen. Mein Ziel ist, dass 80
Prozent unserer Kunden diesen Kommu-
nikationsweg nutzen.“
Das Ziel: digitale
Mess-Systeme in allen
Wohnungen
Auch im A.D.C. Abrechnungsservice
ist die Digitalisierung im vollen Gang.
Die Messwerte von 6.000 Wohneinheiten
sollen bald flächendeckend digital erfasst
werden, abgerechnet wird schon digital.
„Bislang habe ich digitale Funk-Mess
geräte nur auf Kundenwunsch eingebaut.
Inzwischen sind sie kostengünstiger und
ab Oktober 2020 auch gesetzlich vor-
geschrieben“, so Arslan. Mit der neuen
Technologie stehen seine Mitarbeiter nur
noch vor dem Mietshaus und empfan-
gen die Daten per Funk, der Gang in die
Wohnungen entfällt. Ist ein Datensamm-
ler installiert, werden die Werte sogar per
E-Mail an die Zentrale übermittelt.
„Mit meinen Mitarbeitern und digi-
talenWerkzeugen kann undwill ichweiter
wachsen“, umschreibt Arslan seine Strate-
gie. Den Digitalisierungsgrad seines Un-
ternehmens schätzt er auf 30 Prozent. „Wir
müssen unsere Philosophie ändern. Ich
sehe noch zu viel Papier auf den Schreib-
tischen. Die digitalenMöglichkeiten auch
zu nutzen, ist ein Lernprozess für meine
Mitarbeiter.“
Foto: Joyce Karanfilyan Fotografie
SERIE
DIGITALISIERUNG
IST KEIN HEXENWERK
Fragen an Immobilienverwalter, die
schon ein Stück des Weges gegangen
sind: Wie sind sie dabei vorgegangen?
Welche Prioritäten gab es? Welche
Probleme tauchten auf? Wie wurden
diese gelöst?
TEIL 5
Digitale Prozesse im Abrech-
nungsservice für Wohnimmobilien
«
Ilonka Kunow, Gauting
„Ich sehe noch zu viel
Papier auf den Schreib-
tischen. Die digitalen
Möglichkeiten zu nutzen,
ist ein Lernprozess für
meine Mitarbeiter.“
Bülent Arslan,
Geschäftsführer A.D.C. ImmoService
