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erhält und den Vorgang verbucht. Die Mitar-
beiter der Buchhaltung können sich dadurch
wieder auf andere Aufgaben konzentrieren
und ihren Service im Unternehmen ausbauen.
Fazit
Gerade im Controlling existieren viele Prozesse,
die sich für Robotic Process Automation eig-
nen. Diese sind oft sehr datenintensiv und im-
plizieren dabei höchst kritische Zahlen und In-
halte, die für das gesamte Unternehmen rele-
vant sind. Die Genauigkeit, die der Umgang mit
diesen Daten erfordert, in Verbindung mit dem
hohen Aufwand der Verarbeitung, legt eine Au-
tomatisierung nahe. Die neue Technologie Ro-
botic Process Automation stellt hier ein solides
Grundgerüst dar, um die Anforderungen an
eine zuverlässige, konsistente und schnelle Da-
tenverarbeitung zu bewältigen.
Fußnoten
1
Robotic process automation (RPA). The next
revolution of corporate functions. (2016).
2
The future of robotic process automation and
artificial intelligence. (2017).
die intelligente Texterkennung kann er alle In-
formationen der Rechnung verwenden und die
entsprechend dazugehörenden Daten aus dem
Quellsystem laden. Die Stammdaten können
durch die gewonnene Produktivität lückenlos
und beschleunigt verarbeitet werden. Das Ziel,
die steuerrechtliche Buchung der Ausgangs-
rechnungen zu automatisieren, konnte durch
den Einsatz eines Roboters realisiert und
gleichzeitig die Datengrundlage für ein aussa-
gekräftiges Reporting geschaffen werden, da
zukünftig jeder Kunde auf ein eigenes Kunden-
konto gebucht wird, in welchem seine individu-
ellen Lieferantenbedingungen hinterlegt sind.
Wie im abgebildeten Prozess (Abbildung 3) zu
sehen ist, werden darüber hinaus neue Kun-
dendaten ins System aufgenommen, falls der
Roboter diese noch nicht im Bestand findet.
Dazu werden alle vorhandenen Informationen
aus der Rechnung übernommen und können
daraufhin im System ergänzt werden.
Durch das Schließen dieser Lücke im Pro-
zess wurde im konkreten Fall die komplet-
te Abrechnung automatisiert.
Sobald der
Kunde die Leistungserbringung bestätigt, wird
die Rechnung im System erzeugt und versen-
det, wodurch parallel der Roboter seinen Impuls
Anwendung, in der die Ausgangsrechnungen
erfasst und gebucht werden. Während der
Prozessaufnahme fiel schnell auf, dass im bis-
herigen Procedere bei der Übertragung zwi-
schen den Systemen Informationen vernach-
lässigt wurden: In der DATEV-Anwendung
wurden nur die aus steuerrechtlicher Sicht
notwendigen Daten erfasst. Ursache war zum
einen – wie bereits beschrieben – der Faktor
Zeit, zum anderen waren im Betrieb nicht alle
Funktionen und Möglichkeiten zur Datenerfas-
sung der DATEV-Anwendung bekannt.
Informationen über einzelne Kunden waren
durch Gruppierungen nicht auswertbar und
Fälligkeiten wurden nicht erfasst.
Folglich
entstand durch die eingesparte Zeit bei
der Datenübertragung ein Mehraufwand
bei der Auswertung.
Durch die Analyse der
eingesetzten Systeme konnten Möglichkeiten
gefunden werden, die zu verarbeitenden Daten
direkt aus dem Quellsystem zu beziehen und
durch den Einsatz eines Roboters die Aus-
gangsrechnungen inklusive aller damit in Ver-
bindung stehenden Lieferantendaten im Ziel-
system zu erfassen.
Der Roboter kann durch das Erstellen einer
neuen Rechnung „initialisiert“ werden. Durch
Abb. 3: Workflow-Vergleich DATEV-Prozesse
Robotic Process Automation (RPA)
