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Um die Bedeutung von Compliance im Unter-
nehmen noch weiter zu steigern, ließen sich
Compliance-Kennzahlen in eine Balanced
Scorecard integrieren oder an die variable Ver-
gütung des Managements koppeln.
Die zuvor erläuterten Schritte für die Konzeption
eines Compliance Management in KMU sind in
der Abbildung 1 im Überblick dargestellt.
Im Folgenden werden in einer kurzen Zusam-
menfassung exemplarisch die Compliance-
Maßnahmen für die Abteilungen Vertrieb, Ein-
kauf sowie Finanzen und Personal aufgezeigt.
Vertrieb
Für den Vertrieb sind Anti-Korruptionsrichtlini-
en besonders wichtig. Für Geschenke, Ge-
schäftsessen und Ähnliches sind Wertgrenzen
zu definieren, die nicht überschritten werden
dürfen. Die Erstattung derartiger Ausgaben
erfolgt in der Regel mit der Reisekostenab-
rechnung, die in der Buchhaltung geprüft
wird. Bei Auffälligkeiten ist der Compliance
Manager zu informieren.
Eine weitere Maßnahme wäre die Auswertung
der Reisekosten und der Bewirtungskosten ei-
nes Vertriebsmitarbeiters im Verhältnis zu den
gesamten Reise- und Bewirtungskosten, die in
einem bestimmten Zeitraum angefallen sind.
Die Prüfung kann an das Land geknüpft wer-
den, in dem der Vertriebsmitarbeiter tätig war
und daran, wie anfällig dieses für Korruption
ist. Transparency International bringt jährlich
einen Korruptionsindex heraus, der als Orien-
tierung dienen kann.
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Ist der Vertriebsmitar-
beiter in einem Land mit hohem Index tätig,
sollten die Reisekosten genauer geprüft wer-
den. Des Weiteren ließe sich auch eine Wert-
grenze für die Reisekosten einführen, ab der
diese einer genaueren Prüfung unterliegen.
Das Gleiche gilt für den Auftraggeber. Öffentliche
Auftraggeber können für Korruption anfälliger
sein. So ließe sich zu dem Land als Indikator
auch noch der Kunde heranziehen.
Die folgenden Kriterien können dem Vertriebs-
mitarbeiter zur Beurteilung der Zulässigkeit einer
Zuwendung dienen:
·
Die Zuwendungen an Dritte müssen in ihrer
Höhe angemessen sein. Hier sind Wertgren-
zen für Geschenke und Restaurantbesuche
zu beachten.
·
Die Zuwendung darf nicht in Verbindung mit
einem Auftrag oder einer Entscheidung stehen.
·
Die Zuwendung sollte öffentlich erfolgen.
Ein weiteres Risiko im Vertrieb stellen fragwür-
dige Geschäftspartner dar. Der Vertrieb bildet
die direkte Schnittstelle zum Kunden und hat
Einfluss darauf, wer Kunde wird. Die sorgfältige
Auswahl und Überprüfung der Kunden stellt
eine wichtige Maßnahme dar, um das Unter-
nehmen vor fragwürdigen Geschäftspartnern
zu schützen. So ist bei der Auswahl der Ge-
schäftspartner das Land und der Korruptionsin-
dex zu beachten, und ob es sich um einen öf-
fentlichen Auftraggeber handelt oder eine un-
gewöhnliche Zahlungsmethoden wie bar oder
Drittkonten verlangt wird.
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Einkauf
Beim Einkauf wird analog dem Vertrieb vorge-
gangen. Die Annahme von Zuwendungen und
Geschenken ist zulässig, wenn sie die vorgege-
benen Wertgrenzen nicht übersteigen und nicht
im Zusammenhang mit der Vergabe eines Auf-
trags stehen.
Für die Vergabe von größeren Aufträgen/Liefe-
rungen (hierfür ist eine Wertgrenze zu bestim-
men) sollten mindestens drei Angebote einge-
holt werden. Diese sind zu dokumentieren, so
dass Dritte diese prüfen und nachvollziehen
können. Bei Spezialfertigungen kann es jedoch
vorkommen, dass nur wenige oder ein Lieferant
die benötigten Teile herstellt. Dies ist dann zu
dokumentieren. Jede größere Auftragsvergabe
muss einen vorab festgelegten Genehmigungs-
prozess durchlaufen, bei dem bestenfalls auch
das Vier-Augen-Prinzip Anwendung findet. Des
Weiteren können stichprobenartig die Aufträge
und die Auftragsvergabe durch den Compliance
Manager geprüft werden.
Wie beim Vertrieb sollte auch bei der Lieferan-
tenauswahl darauf geachtet werden, dass mit
keinen fragwürdigen Unternehmen Geschäfte
gemacht werden. So kann bspw. der Nachweis
einer Compliance-Richtlinie ein Kriterium für
die Lieferantenauswahl darstellen.
Finanzen und Personal
Im Bereich Finanzen und Personal gibt es eine
Reihe möglicher Compliance-Risiken, wie
bspw. Manipulation der Bilanz oder von Berich-
ten, ggf. Datenschutzrisiken und je nach Bran-
che und Geschäft Risiken der Arbeitssicher-
heit.
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In beiden Bereichen laufen eine Vielzahl
an Prozessen und Tätigkeiten ab, deren Se-
quenz genau zu dokumentieren ist. Des Weite-
ren ist festzulegen, wann die Anwendung des
Vier-Augen-Prinzips erforderlich und wer daran
beteiligt ist. Hierunter fallen bspw. die Prüfung
und Eingabe der Gehälter, das Prüfen von
Rechnungen und deren Freigabe sowie der ge-
samte Zahlungsverkehr. Zuständigkeiten, Prüf-
verfahren und die Freigaberegelungen sollten
durch Dritte nachvollziehbar sein.
Des Weiteren muss sichergestellt sein, dass für
Vertretungen existieren, die die Aufgaben aus-
Abb. 1: Konzeption eines Compliance Managements
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CM Mai / Juni 2018
