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Entscheidung zur Automatisierung durch RPA
getroffen wird,
muss daher zunächst eine
eingehende Prozessanalyse durchgeführt
werden
(vgl. Abbildung 1).
Wie bereits beschrieben,
zielt RPA in erster
Linie auf Prozesse ab, die vergleichsweise
häufig in einem Unternehmen ablaufen
und einen stark manuellen Aufwand bei
den beteiligten Mitarbeitern verursachen
.
Ist ein solcher Prozess gegeben, müssen die
Rahmenbedingungen betrachtet werden. Die
Roboter sind in der Lage, eine Vielzahl von Da-
ten zu integrieren: Texte, Dokumente, E-Mails
und sogar Bilder können via Optical Character
Recognition (OCR) durch das Programm ein-
gelesen, verarbeitet und interpretiert werden.
Liegen solche Daten vor und stellen sie den
Löwenanteil des Prozess-Inputs, ist der Robo-
ter einsatzfähig (vgl. Abbildung 2).
Weitere Anforderungen an den Prozess sind
ein regelbasierter Aufbau (der Roboter be-
stimmt anhand vorgegebener Entscheidungs-
kriterien den weiteren Prozessverlauf), Stan-
dard-Inputs (die Daten liegen immer im glei-
chen Format vor) und eine niedrige Anzahl von
Ausnahmen (je mehr Ausnahmen, desto auf-
wendiger ist die Programmierung des Roboters
Einsatzmöglichkeiten von RPA
Der Trend zur robotergesteuerten Prozessauto-
matisierung wird von immer mehr Unterneh-
men erkannt. Laut einer kürzlich veröffentlich-
ten Studie des Process Excellence Networks
(PEX) führen knapp 60% der beobachteten Un-
ternehmen aktuell eine Implementierung durch
oder bearbeiten Projekte zur Transformation
von Prozessen und der zukünftigen Einbindung
von RPA.
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Nicht verwunderlich, denn es existie-
ren kaum Geschäftsbereiche, in denen RPA
keine Anwendung findet. Ob Controlling
(z. B. Record-to-report, Procure-to-pay, Order-
to-cash), Human Resources (z. B. Anlegen neu-
er Mitarbeiter, An- und Abwesenheitsmanage-
ment, Gehaltsabrechnung) oder Beschaffung
und Logistik (z. B. Inventarmanagement, Ab-
wicklung von Rücksendungen, Rechnungs- und
Vertragsmanagement) – diverse Industrien und
Abteilungen profitieren von RPA und entdecken
dessen Mehrwert für sich.
Natürlich ist RPA keine Allzweckwaffe für die
Automatisierung von Prozessen. Nicht jeder
Prozess eignet sich und oftmals sind kleine Pro-
zessanpassungen oder Digitalisierungsmaß-
nahmen notwendig, ehe der Ablauf vom Robo-
ter übernommen werden kann. Bevor also die
rende Prozesse und Unternehmensapplikatio-
nen
kann der Transfer von der menschli-
chen Bearbeitung zum Roboter schnell
stattfinden
. Durch die zügige Implementierung
wird das Tagesgeschäft kaum beeinträchtigt.
Zudem erlaubt diese auch einen kurzfristigen
und kostengünstigen Projektablauf beim Ein-
binden der neuen Roboter-Software. In Pra-
xisprojekten ist nach Abschluss ein Return on
Investment von 30-200% innerhalb des ersten
Jahres keine Seltenheit.
Den zweiten wichtigen Vorteil der neuen Tech-
nologie stellt die Arbeitsweise der Roboter dar.
Hier ist zunächst das geringe Risiko zu nennen:
Durch den Einsatz auf bestehenden Systemen
werden neue, aufwendig programmierte
Schnittstellen vermieden
und das Risiko,
welches üblicherweise die Einführung neuer
Software mit sich bringt, kann maßgeblich re-
duziert werden. Darüber hinaus ermöglicht die
tiefgreifende Digitalisierung vorhandener Pro-
zesse und deren klare Einbindung in die Vorge-
hensweise der Roboter eine grundsätzlich kon-
sistente Vorgehensweise bei der zukünftigen
Arbeit. Dadurch werden Abweichungen mini-
miert, Entscheidungen immer korrekt ausge-
führt und die erzielten Resultate sind stets ver-
gleichbar – ein insbesondere für Audits höchst
relevanter Faktor.
Mitarbeiter profitieren in erster Linie von
der Entlastung bei ihrer wiederkehrenden
Arbeit.
Oft täglich anfallende Aufgaben wie das
Erstellen von Dokumenten, die Überprüfung
von Zahlen und Daten oder die Erstellung neuer
Datensätze in speziellen Systemen fallen auf-
grund der Roboter weg, die menschliche Unter-
stützung ist nur noch sporadisch notwendig. An
dieser Stelle sollte erwähnt werden, dass Ro-
botic Process Automation mehrheitlich nicht
darauf abzielt, den Personalbestand eines Un-
ternehmens zu reduzieren. Neben den zuvor
aufgeführten Vorteilen für den Arbeitgeber soll
vielmehr den Mitarbeitern ermöglicht werden,
sich kreativen, nachhaltigen und strategischen
Aufgaben zu widmen, deren Ziel eine Weiter-
entwicklung des Unternehmens ist. Tätigkeiten,
für die oft keine Zeit bleibt, wenn der Großteil
des Arbeitstages durch eintönige und demoti-
vierende Aufgaben eingenommen wird.
Autoren
Alexander Botar
ist Mitgründer und Berater für digitales Prozessmanagement
der Business Consulting House GmbH & Co. KG. Sein Schwer-
punkt liegt in der zukunftssicheren Optimierung von Ge-
schäftsprozessen unter Einsatz neuester Technologien, wie
etwa Robotic Process Automation.
E-Mail:
Prof. Dr. Christian Stummeyer
ist Inhaber der Professur Wirtschaftsinformatik und Digital
Commerce an der Technischen Hochschule Ingolstadt und be-
rät zahlreiche Großunternehmen und Mittelständler zu den
Themen Digitalstrategie, E-Commerce und Digitale Transfor-
mation.
E-Mail:
Maximilian Pletschacher
ist Mitgründer und Geschäftsführer der Business Consulting
House GmbH & Co. KG. Er arbeitet insbesondere in der Pro-
grammierung, Gestaltung und Implementierung moderner
Softwaresysteme und Roboter im Rahmen von Robotic Pro-
cess Automation.
E-Mail:
Robotic Process Automation (RPA)
