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kennen, dass IT-Systeme oder sogar ganze IT-
Landschaften analog zu den steigenden Anfor-
derungen gewachsen sind und dadurch eine
Vielzahl von Anpassungen durchgeführt wur-
den. Aufgrund dieses Wachstums, das jedoch
selten einem roten Faden folgt, entstehen Lü-
cken im Datenaustausch, welche manuell mit-
tels Übertragung der Daten durch Mitarbeiter
gefüllt werden müssen. Tritt ein solcher Fall ein,
ergibt sich im Datenaustausch ein sogenanntes
„Bottleneck“, also ein Ausbremsen des Prozes-
ses, und zwar an genau der Stelle, an welcher
der Mitarbeiter die Daten übertragen muss. Um
diesen Vorgang zeitlich zu optimieren, werden
die Anpassungen oftmals auf die funktional
notwendigsten Daten beschränkt. Dadurch
können die Mitarbeiter ihre Arbeit zwar schnel-
ler verrichten, die Qualität der nachfolgenden
Auswertungen und Verarbeitungen leidet je-
doch darunter.
Beispiel aus der Praxis
Ein solcher Fall ergab sich während eines Pra-
xisprojektes, bei welchem die Buchung von
Ausgangsrechnungen in einem mittelständi-
schen Unternehmen für Softwareentwicklung
in der MICE-Branche automatisiert werden
sollte. In diesem Prozess kamen zwei ver-
schiedene IT-Systeme sowie Microsoft Excel
zum Einsatz. Die Rechnungen wurden aus einem
kundenspezifischen System, in dem alle Auf-
träge abgewickelt und dokumentiert werden,
generiert. Das Zielsystem war eine DATEV-
der Fall, muss der Schritt zur Robotisierung al-
lerdings noch eingehender durchdacht und ge-
plant werden. Erfüllt der Prozess sämtliche der
hier genannten Anforderungen, steht einer Au-
tomatisierung durch RPA nichts mehr im Wege.
Vorteile von RPA im Controlling
Egal ob Start-up, Mittelstandsunternehmen
oder Großkonzern, in vielen Fällen lässt sich er-
bzw. desto öfter muss der Mitarbeiter unter-
stützen). Auch ein hohes zu bedienendes Pro-
zessvolumen ist sinnvoll, um schnell Einspa-
rungen durch den Roboter zu ermöglichen. Im
letzten Schritt sollte, wie immer beim Einsatz
neuer Technologien, überprüft werden, ob klei-
nere Anpassungen oder Automatisierungen
des Prozesses diesen maßgeblich verbessern
würden. In Einzelfällen kann eine Implementie-
rung von RPA auch „nur“ durch umfangreiche
Systemanpassungen vollzogen werden. Ist dies
Abb. 1: Prozessanalyse
Abb. 2: Prozessvolumen-Matrix
CM Mai / Juni 2018
