78
Potenzial Nr. 3:
Potenziale, die vorwiegend durch unnötigen
Zeitaufwand bei Suchvorgängen entstehen.
Neben organisatorischen Regelungen (z. B.
Vorgaben zur Vermeidung von Mehrfacharchi-
vierung) sind damit Themen angesprochen, die
eine höhere Umsetzungsgeschwindigkeit bzw.
digitale Transformation der Prozesse bedingen.
Im Gegensatz zu vielen wertschöpfenden Pro-
zessen wurden „fehlerhaft erbrachte Leistun-
gen und Beseitigung von Fehlern“ mit ver-
gleichsweise geringer Bedeutung bewertet
(ohne Abbildung). Für diese Bewertung gibt es
zumindest einen Erklärungsansatz, der auch im
Rahmen der Studie ermittelt wurde. Dies ist si-
Ausgehend von den Studienergebnissen kann
ein Ranking vorgenommen werden, das hier die
„TOP 3“ Optimierungspotenziale berücksichtigt
(vgl. Abbildung 3).
Potenzial Nr. 1:
Die Reduzierung von Daten- und Dokumenten-
beständen. Mit diesem Potenzial sind auch der
Pflegeaufwand und die Fehlerpotenziale bei
der Verwaltung von Mehrfachdatenbeständen
verbunden.
Potenzial Nr. 2:
Bestehende Medienbrüche und (zu) komplexe
Organisation der Prozesse, das heißt vereinfacht
die digitale Weiterentwicklung der Prozesse.
probe) deutlich ausbaufähig. Ohne diese Instru-
mente ist eine kontinuierliche Weiterentwick-
lung der Prozesse kaum möglich.
Optimierungspotenziale
nach dem Lean-Ansatz
Das Optimierungspotenzial administrativer Pro-
zesse hat in der Studie einen besonderen Stel-
lenwert eingenommen. Hierbei wurden Opti-
mierungspotenziale in Anlehnung an einen
Lean-Ansatz für administrative Prozesse be-
rücksichtigt (vgl. Abbildung 2).
Abb. 3: Die Top 3 Optimierungspotenziale administrativer Prozesse
Abb. 4: Optimierungspotenzial im organisatorischen und IT-technischen Bereich
Das schlummernde Potenzial der administrativen Prozesse
