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SPEZIAL BAV
_PENSIONSVERPFLICHTUNGEN
spezial bAV 11/17
Die ersten hundert Tage
PRAXIS.
Nach Unternehmensübernahmen müssen oft komplexe Versorgungsregelun-
gen schnell integriert werden. Die Basis wird in den ersten hundert Tagen gelegt.
Auch ist es unerlässlich, die erforder-
lichen Schritte mit anderen Unterneh-
mensbereichen, insbesondere der Payroll
aufgrund des eventuell erforderlichen
Einbehaltens von Gehaltsbestandteilen
zugunsten der bAV, abzustimmen. Der
Finance-Bereich ist zu involvieren, wenn
es um die Abstimmung zur Erstellung des
versicherungsmathematischen Gutach-
tens geht; dieser Schritt hat dann hohe
Priorität, wenn die Transaktion unweit
vor Ablauf des Geschäftsjahres erfolgt.
Aufbau einer funktionierenden
Ablauforganisation
Nach den ersten Wochen der Betreuung
der „geerbten“ Pensionslandschaft wur-
de ein Aktivitätenplan erstellt, welcher
bis heute laufend aktualisiert wird – dies
aufgrund immer wieder neu aufkom-
mender Themen, die sich erst im Zuge
der laufenden Beschäftigung mit den
übernommenen Versorgungsregelungen
herausstellen. In diesem Aktivitätenplan
werden alle wiederkehrenden Tätigkeiten
erfasst sowie Zuständigkeiten, Schnitt-
stellen und Termine definiert. Ein sol-
cher Plan gibt Orientierung für alle mit
dem Pensionsthema befassten Mitarbei-
ter und ist ein gutes Instrument, um im
Krankheitsfall oder bei Ausscheiden der
Themenverantwortlichen eine Übergabe
an andere Mitarbeiter zu organisieren.
Wenngleich von Unternehmensseite
bAV-Know-how in Teilen vorzuhalten ist,
sollte je nachUmfang undKomplexität der
I
n den meisten Fällen, in denen ein
Unternehmen im Rahmen einer
Transaktion betriebliche Pensions-
verpflichtungen übernimmt, ergibt
sich Handlungsbedarf hinsichtlich der
künftigen Organisation und Adminis-
tration der bAV. Dies bezieht sich zum
einen auf die interne Verwaltung durch
die Personalabteilung, den Aufbau
von Schnittstellen zur Payroll und dem
Finance-Bereich, aber auch auf die Zu-
sammenarbeit mit „geerbten“ externen
Anbietern bis hin zur Zusammenführung
dieser externen Anbieter.
Was im Einzelnen bei der Integration
der bAV in die Unternehmensorganisa-
tion zu beachten ist, zeigt der nachfol-
gende Praxisbericht: Im Herbst 2016 trat
ein weltweit tätiges Dienstleistungsun-
ternehmen an die KPMG heran mit der
Bitte um Unterstützung bei der Orga-
nisation der bAV: Als Folge einer eben
erfolgten Transaktion galt es, knapp 40
kollektive Versorgungsregelungen so-
wie diverse Einzelzusagen in Form von
Direktversicherungen, Pensionskassen
und Pensionsfonds in das Unternehmen
zu integrieren.
Tag eins nach der Transaktion:
HR-Bereich gefordert
Um die bAV-Betreuung gewährleisten zu
können, müssen in solchen Fällen zu-
nächst die für bAV-Themen zuständigen
Mitarbeiter im HR-Bereich, aber auch
bei der Payroll und im Finance-Bereich
identifiziert werden. Da die übernom-
mene bAV deutlich komplexer war als
Von
Susanne Jungblut
und
Marlene Mirtschink
das bisherige Angebot des Erwerbers an
seine „originären“ Mitarbeiter, existier-
te ein entsprechender Know-how-Träger
im HR-Bereich nicht, sodass KPMG hier
interimsweise diese Position einnahm.
Denn insbesondere der HR-Bereich ist
nach der Transaktion gefordert: Er ist
dafür verantwortlich, sich schnellstmög-
lich Zugang zu allen pensionsrelevan-
ten Unterlagen und Informationen zu
verschaffen, externe Provider (Versiche-
rungsgesellschaften, Versorgungsträ-
ger, Treuhänder etc.) über die Unterneh-
menstransaktion zu informieren und
alle bAV-Prozesse direkt zu leben.
Die Zeit läuft: Nach Unternehmens
transaktionen ist schnelles Handeln
bei der bAV angesagt.
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