Trendbook IMMOBILIEN WIRTSCHAFT DIGITAL GUIDE REAL ESTATE 2026 REAL ESTATE SOFTWARE HERSTELLER, DIENSTLEISTUNGEN UND PRODUKTE DIGITAL GUIDE REAL ESTATE 2026 Immobilienwirtschaft ∙ Trendbook
Alles passt, nur der Software-Anbieter nicht? Finden Sie jetzt den passenden Software-Partner – mit unserer umfassenden Anbietersuche auf Softwarevergleich.de Passt.
Editorial Digital Real Estate PS: Branchensoftwarefirmen stehen das ganze Jahr aktuell für Sie online. Erleben Sie mit softwarevergleich.de die kongeniale Ergänzung zum Digital Guide Real Estate. Schauen Sie rein! „DIE MENSCHLICHE URTEILSFÄHIGKEIT BLEIBT UNERSETZLICH – ABER NUR, WENN SIE AUF EINER BELASTBAREN, DATENGETRIEBENEN BASIS AUFBAUT.“ Liebe Leserinnen, liebe Leser, wir stehen an einem Wendepunkt. Künstliche Intelligenz ist in der Immobilienwirtschaft keine Frage des „Ob“ mehr. Sie ist eine Frage des „Wie gut“. Denn KI ist ein Verstärker – für gute wie für schlechte Datengrundlagen gleichermaßen. Sitzen denn nicht Property Manager heute schon auf einem Datenschatz, den sie kaum heben?! Miethistorien, Leerstandsquoten, Betriebskostenentwicklungen: All das wertet KI in Echtzeit aus und übersetzt es in Handlungsempfehlungen. Routinekommunikation etwa mit Mietern und Belegprüfung – auch das lässt sich zu großen Teilen automatisieren. Wer so handelt, kann frei werdende Zeit in Kundenbeziehung investieren – und die Verwaltung zum strategischen Partner machen. Facility Manager können durch KI-gestützte Predictive Maintenance Ausfälle verhindern, bevor sie entstehen, und Energieverbräuche optimieren, ohne auf manuelle Ableseprozesse angewiesen zu sein. Die Hausaufgabe lautet hier: Sensorik installieren, Systeme vernetzen, digitale Zwillinge aufbauen. Wer das verschleppt, zahlt drauf – in Betriebskosten und in Substanzverlust. Makler müssen verstehen, dass KI ihre Kernkompetenz nicht ersetzt, sondern schärft. Markt- und Standortanalysen, automatisierte Exposés, KI-gestützte Preisfindung – das sind keine Bedrohungen, sondern Werkzeuge. Wer sie nutzt, berät fundierter und schneller. Wer sie ignoriert, verliert Mandate an die, die es nicht tun. Immobilienbewerter schließlich arbeiten in einem Umfeld, das Präzision über alles stellt. KI-Modelle können heute Vergleichswerte in Sekunden aggregieren, Markttrends extrapolieren und Bewertungsgrundlagen verdichten. Wer KI als Kontrollinstrument für die eigene Einschätzung begreift, wird besser bewerten. Die Botschaft an alle Segmente ist die gleiche: Fangen Sie an. Lassen Sie sich bei Ihrem KI-Einsatz strikt vom Nutzwert leiten. Denn nur dann wird es auch ein gutes Projekt. Ich wünsche Ihnen eine anregende Lektüre. Ihr Jörg Seifert 3 · Digital Guide · Real Estate 2026
4 · Digital Guide · Real Estate 2026 14 10 NOCH MENSCHELT ES Enterprise Resource Planning ändert sich signifikant durch KI-Agenten. Anbieter wohnungswirtschaftlicher ERP-Systeme sind vorne dabei. 14 KI IM DIGITALEN ÖKOSYSTEM Künstliche Intelligenz kann Prozesse transformieren, Fachkräftemangel mildern und echte Innovation fördern – wenn klare Strategien den Weg ebnen. Ein Ausblick. 20 MIETERKOMMUNIKATION Immer mehr Wohnungsunternehmen setzen auf KI-gestützte Bots. Denn im Umgang mit Mietern erzielt KI große Effizienzgewinne. 26 UNTERNEHMENSPRÄSENTATION Aareon Crem Solutions Domus Immopac Immoware24 34 NACHVERDICHTUNG KI stützt serielle Nachverdichtung oder Sanierung durch strukturierte Potenzialanalysen. Doch ohne Bauhandwerker geht es weiterhin nicht. 38 GEGEN DATENSILOS Datenplattformen versprechen auch der Immobilienwirtschaft einen Effizienzschub. Von häufiger Verwendung sind sie allerdings noch weit entfernt. 42 CYBERSECURITY Digitale Sicherheit ist unverzichtbare Aufgabe des Asset, Property und Risikomanagements. Denn aktuell sind Angriffe professioneller und damit gefährlicher denn je. 46 ROBOTIK Robotik macht Künstliche Intelligenz vollends zum Gamechanger. Die gesamte Prozesswelt der Immobilienbranche ist betroffen. 50 ANBIETERÜBERSICHT 03 EDITORIAL 04 INHALT 05 IMPRESSUM 0 6 Kommentar 06 KÜNSTLICHE INTELLIGENZ Es gibt kein Zurück – denn was im letzten Jahr als technologischer Sprung galt, ist 2026 operative Realität. Aus KI-Pilotprojekten wurden Produkte. Die Frage lautet einzig: Wie schnell setzen wir das um? 08 ANBIETER-STATEMENTS Inhalt 06
5 · Digital Guide · Real Estate 2026 IMPRESSUM VERLAG Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Ein Unternehmen der Haufe Gruppe Munzinger Straße 9 79111 Freiburg GESCHÄFTSFÜHRUNG Dr. Carsten Block, Iris Bode, Frank Enders, Matthias Schätzle, Carsten Schröder, Christian Steiger REDAKTION Dirk Labusch (La, verantw. Chefredakteur) Gerald Makuzwa (mak) Jörg Seifert (sei, Chef vom Dienst) Michaela Burgdorf LAYOUT Hanjo Tews ANZEIGENDISPOSITION Jonas Miller, Tel.: +49 931 2791-457 jonas.miller@haufe-lexware.com SENIOR KEY ACCOUNT MANAGER Michael Reischke, Tel. 0931 2791-543 michael.reischke@haufe-lexware.com ZEITSCHRIFTEN DER HAUFE-LEXWARE GMBH & CO. KG bilanz+buchhaltung Controller Magazin Die Wohnungswirtschaft Immobilienwirtschaft neues lernen personalmagazin DRUCK L.N. Schaffrath GmbH & Co. KG DruckMedien, Geldern URHEBER- UND VERLAGSRECHTE Der Digital Guide Real Estate sowie alle darin enthaltenen einzelnen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Produkts darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlags vervielfältigt oder verbreitet werden. Unter dieses Verbot fällt insbesondere die gewerbliche Vervielfältigung per Kopie und die Aufnahme in elektronische Datenbanken. Alle Angaben beruhen auf eigenen Recherchen und Herstellerangaben. Der Verlag übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit. BILDQUELLEN Titel: gettyimages/Leontura; 06 gettyimages/3DSculptor; 11 gettyimages/Yana Iskayeva; 13 Aareon; 14 gettyimages/ Tibor Bognar; 16 gettyimages/1933bkk; 20 gettyimages/ArtistGNDphotography; 35 Impact nv; 37 gettyimages/ollo; 39 gettyimages/Peter Cade; 40 Yardi Soweit keine Bildquelle vermerkt, wurden uns Personenaufnahmen von den jeweiligen Unternehmen zur Verfügung gestellt. Andere Bildmotive ohne Nachweis stammen aus der Bilddatenbank des Verlags. Sie sind noch nicht gelistet? Dann nutzen Sie das Online-Buchungstool unter https://softwarevergleich.de/immobilien-software Zu Unternehmenspräsentationen und weiteren Werbemöglichkeiten im Trendbook Digital Guide Real Estate berät Sie unser Key Account Management gerne unter der Telefonnummer +49 931 2791-543 oder per E-Mail: anzeigen@immobilienwirtschaft.de SOFTWAREVERGLEICH.DE – DIE DIGITALE PLATTFORM FÜR SERVICES UND PRODUKTE Sie suchen digitale Dienstleister und IT-Hersteller der Immobilienbranche zur individuellen Prozessoptimierung? Im softwarevergleich.de finden Sie die richtige Lösung für Ihren Bedarf – das ganze Jahr und immer aktuell! Vergleichen Sie und wählen Sie Ihren passenden Anbieter. Jetzt kostenlos informieren www.blauer-engel.de/uz195 · ressourcenschonend und umweltfreundlich hergestellt · emissionsarm gedruckt · aus 100 % Altpapier LF 8
Automatisierungsplattformen erledigen Buchhaltung, Stammdatenverwaltung und Schadensmeldungen, ohne dass ein Mensch eine Eingabemaske anfasst. Manche Wohnungsunternehmen haben ihre telefonische Mieterbetreuung vollständig auf KI-gestützte Sprachsysteme umgestellt – mit messbaren Ergebnissen: Erreichbarkeiten steigen um bis zu 32 Prozent, Bearbeitungszeiten halbieren sich, und bis zu 80 Prozent aller eingehenden Anrufe werden digital erfasst und verarbeitet. Das sind keine Zukunftsvisionen. Das sind Kennzahlen aus dem laufenden Betrieb. INTELLIGENTE AGENTEN UND PLATTFORMEN Im ERP-Umfeld ist der Wandel ebenso tiefgreifend. Virtuelle Assistenzsysteme übernehmen Softwareroutinen: Der Posteingang wird vorverarbeitet, Rechnungen werden kontiert, Stammdaten automatisch gepflegt. Intelligente Agenten befüllen Datenbanken über gezielte Prozesslogik und automatisieren ganze Buchführungsabläufe. Nicht mehr Software im traditionellen Sinne, sondern neue Plattformen unter dem Einsatz spezialisierter KI-Agenten sind das Ziel – mit einem Funktionsumfang, der kontinuierlich wächst. Parallel dazu entstehen KI-Assistenten, die etwa auf Basis rechtssicherer Fachdatenbanken selbstständig Fragen zu Mietrecht und Wohnungseigentumsrecht beantworten – von der Eigenbedarfskündigung bis zur Einladung zur Eigentümerversammlung. Doch nicht alle Branchenakteure folgen diesem Tempo vorbehaltlos. Die Skeptiker mahnen ja auch zu Recht: KI ist nur so gut wie die Daten, auf deren Basis sie operiert. Wer seine Datenhausaufgaben nicht gemacht hat und wer Systeme nicht strukturiert und bereinigt hat, wird von KI keine Wunderheilung erwarten dürfen. Hinzu kommt ein operatives Risiko, das die Branche ernst nehmen muss: KI-Systeme neigen in bestimmten Kontexten noch immer zu Ungenauigkeiten – in buchhalterischen und rechtlichen Prozessen sind aber auch 98 Prozent Verlässlichkeit ein Problem, das sich nicht schönreden lässt. Zuverlässigkeit ist keine Kür, sondern Pflicht. Doch die entscheidende Verschiebung liegt nicht in der Technologie selbst. Sie liegt im Denken. KI verändert nicht nur Prozesse – sie verändert Rollen, Verantwortlichkeiten und das Selbstverständnis ganzer Berufsfelder. Property Manager, Asset Manager, Verwalter: Sie werden künftig immer weniger Sachbearbeiter sein, dafür umso mehr Entscheider, die KIEmpfehlungen bewerten, steuern und verantworten. Und der Mensch behält in diesem Prozess – hoffentlich – das letzte Wort. Aber er muss dieses Wort auch kompetent sprechen können – mit dem Verständnis dafür, was KI leistet, wo sie scheitert und wie sie sinnvoll eingesetzt wird. VERTRAUEN ERHALTEN Eines ist dabei unverhandelbar: KI darf kein Selbstzweck sein. Technologie, die intern Prozesse optimiert, aber beim Kunden Vertrauen zerstört, hat ihren Zweck verfehlt. Mieter, die nicht mehr mit einem Menschen sprechen wollen oder können, die sich nicht verstanden fühlen oder deren Anliegen im digitalen Nirgendwo verschwinden – das ist kein Fortschritt. Wer KI konsequent und klug einsetzt, gewinnt deshalb auf beiden Seiten: fundiertere Entscheidungen, höhere Rentabilität und optimierten Betrieb nach innen – sowie mehr Zeit für echten, persönlichen Service nach außen. Die Technologie ist bereit. Die Branche ist in Bewegung. Deshalb erklärt sich, wer jetzt zögert, selbst zum Nachzügler. DIE RICHTUNG IST KLAR. OFFEN IST DIE GESCHWINDIGKEIT – UND DIE FRAGE, WER DIE KONTROLLE BEHÄLT. KEIN ZURÜCK MEHR Künstliche Intelligenz verändert auch die Immobilienwirtschaft grundlegend. Denn was im letzten Jahr noch als technologischer Riesensprung galt – KI-gestützte Konnektoren, smarte Schnitt- stellen, automatisierte Marktanalysen –, ist 2026 schon operative Realität. Aus Pilotprojekten sind Tools und Produkte geworden. Und aus der Frage „Brauchen wir das?“ ist eine andere geworden: „WIE SCHNELL SETZEN WIR DAS UM?“ TEXT Jörg Seifert 7 · Digital Guide · Real Estate 2026
Aareon Deutschland GmbH Immobilienunternehmen stehen vor der Herausforderung, mit begrenzten personellen Ressourcen steigende Anforderungen wie Kostendruck, Regulierung und höhere Serviceerwartungen zu bewältigen. Effiziente, automatisierte Prozesse – intern wie in der Zusammenarbeit mit Mietenden und Geschäftspartnern – können das Tagesgeschäft spürbar entlasten. Künstliche Intelligenz ist dabei ein strategischer Hebel. Besonders wirksam ist KI bei repetitiven Aufgaben, etwa in der Postbearbeitung, der Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder im Kundenservice. Häufige Anfragen zu Betriebskostenabrechnungen, Reparaturmeldungen oder Vertragsangelegenheiten lassen sich schneller bearbeiten. Mitarbeitende gewinnen dadurch Zeit für DEN SERVICE VERBESSERN UND DATEN AUCH STRATEGISCH EINSETZEN Ein virtuelles Assistenzangebot macht Künstliche Intelligenz konkret nutzbar – direkt integriert im ERP-System. komplexere Anliegen, während Mietende von besserem Service profitieren. Gleichzeitig eröffnet KI neue Möglichkeiten für die strategische Datennutzung: Analysen helfen, Muster zu erkennen, Entwicklungen zu prognostizieren und Entscheidungen fundierter zu treffen – zum Beispiel in den Themenbereichen Instandhaltung, Energieeffizienz oder Mietmanagement. Unter der Dachmarke Aareon.ai machen wir KI mit unserem virtuellen Assistenzangebot konkret nutzbar – direkt integriert im ERP-System für durchgängige Prozesse. Die Weiterentwicklung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. So entstehen mehr Effizienz, bessere Entscheidungen und spürbare Entlastung. OLIVER LUTTMANN, Geschäftsführer „KI ist für uns kein reines Zukunftsthema, sondern bereits heute ein konkreter Hebel für nachhaltigen Unternehmenserfolg.“ DAS SAGEN DIE MARKTTEILNEHMER 8 · Digital Guide · Real Estate 2026 Firmenstatements Marktteilnehmer
Crem Solutions GmbH & Co. KG Ich werde oft gefragt, wann KI in der Immobilienwirtschaft ankommt. KI ist längst Teil der Realität. Die spannendere Frage ist daher: Wer richtet sein Geschäftsmodell aktiv darauf aus und wer beobachtet nur, wie sich der Markt entwickelt? Wir bei CREM SOLUTIONS haben für uns eine klare Richtung definiert. IX HAUS V5 steht für diesen Weg: cloudfähig, skalierbar und KI-ready. Für uns bedeutet das keine schrittweise Modernisierung, sondern die konsequente Weiterentwicklung hin zu einer Plattform, die Immobilienmanagement flexibler, vernetzter und intelligenter macht. Digitalisierung war lange vor allem ein Effizienzthema. Heute ist sie eine strate- gische Entscheidung. Denn wer Prozesse digitalisiert, ohne sie neu zu denken, DIE ART VERÄNDERN, WIE WERT ENTSTEHT KI übernimmt Routineaufgaben. Das schafft Freiräume für die Menschen. Diese konzentrieren sich stärker auf Verantwortung und Entscheidungen. schöpft ihr Potenzial nicht aus. Deshalb verstehen wir Software nicht isoliert, sondern als Teil eines Ökosystems, in dem Verwalter, Eigentümer, Investoren, Dienstleister und Mieter besser zusammenarbeiten können. Das verändert auch die Art, wie Wert entsteht. KI kann Routineaufgaben übernehmen und Freiräume schaffen, während Menschen sich stärker auf Verantwortung und Entscheidungen konzentrieren. Aus klassischen Lizenzmodellen entwickeln sich partnerschaftliche Ansätze, aus ERP-Systemen werden Plattformen. So entstehen neue Geschäftsmodelle, die sich bereits heute abzeichnen und weiter an Bedeutung gewinnen werden. Wir gehen diesen Wandel aktiv an. DR.-ING. CHRISTIAN WESTPHAL, CEO „Aus klassischen Lizenz- modellen entwickeln sich partnerschaftliche Ansätze, aus ERP-Systemen werden Plattformen.“ immopac ag Real Estate Investment Management Prozesse (REIM Prozesse) sind komplex, vielschichtig und enden meist nicht an der Unternehmensgrenze. Notwendiges Fach- und Spezialwissen sowie regulatorische Anforderungen machen in vielen Fällen ein arbeitsteiliges Zusammenwirken verschiedener Akteure und den Einbezug externer Dienstleister über betriebliche Grenzen hinweg notwendig. Als Beispiele sind die Standardprozesse im Asset & Portfolio Management, in der Bewertung (unter Einbezug externer Bewertungsexperten) und im Ankauf oder das interaktive Reporting an externe Anspruchsgruppen anzuführen. Durch die heute vielerorts übliche Verwendung verschiedener Systeme entstehen u.a. Medienbrüche beim Austausch von OPTIMIERUNG AUCH VON ZWISCHEN- BETRIEBLICHEN PROZESSKETTEN Spezialwissen sowie regulatorische Anforderungen benötigen arbeitsteiliges Zusammenwirken der Akteure und den Einbezug externer Dienstleister. Daten und Dokumenten. Die termingerechte und vollständige Bereitstellung aller Informationen sowie die Zusammenarbeit mit externen Partnern verursachen einen großen koordinativen und administrativen Aufwand und somit die Bindung wertvoller Ressourcen. In der immer mehr durch die Digitalisierung geprägten Geschäftswelt sind agile Plattformen gefragt, die neben der Unterstützung der fachlichen Aufgaben eine Optimierung von zwischenbetrieblichen Prozessketten ermöglichen. Die myimmopac® Cloud ist eine Digital Real Estate Plattform, die ein umfassendes Real Estate Investment Management über die betrieblichen Grenzen hinweg ermöglicht. DR. THOMAS HÖHENER, Geschäftsführer „Die myimmopac® Cloud ermöglicht Real Estate Investment Management über die betrieblichen Grenzen hinweg.“ 9 · Digital Guide · Real Estate 2026
10 · Digital Guide · Real Estate 2026 Künstliche Intelligenz ERP Fragt man führende Entwickler von wohnungswirtschaftlicher Software nach der Bedeutung von KI für ihr Geschäftsfeld, so bekommt man ganz ähnlich klingende Antworten. „KI ist im ERP-Umfeld ein Gamechanger“, sagt Björn Jüngerkes, CEO der Dr. Klein Wowi Digital AG. Den gleichen Begriff verwendet Harry Thomsen, CEO der Aareon Group, wenn er festhält: „KI ist ein echter Gamechanger – sie hilft der Immobilienbranche, ihre zentralen Herausforderungen zu meistern und ihre Chancen zu nutzen.“ Und auch Dr. Christian Westphal, CEO der Crem Solutions GmbH & Co. KG, erklärt: „Wir sehen großes Potenzial in KI-Technologien.“ Sind sich die Akteure also einig? Nein, das ist nicht der Fall. Vielmehr gibt es in zwei Punkten sehr unterschiedliche Auffassungen: zum einen bei der Frage, wie sich das Verhältnis von KI-Asdiese Lösung namens Domus Novio bereits in der Buchhaltung im Einsatz; am 22. Juni soll die KI-basierte Assistenzplattform für alle Domus-Kunden verfügbar werden, zunächst allerdings nur in der WEG-Verwaltung. Die Mietverwaltung wird nach Unternehmensangaben zu einem späteren Zeitpunkt vollständig integriert und einsatzfähig sein. Wie das Ganze funktioniert, erklärt Stephanie Kreuzpaintner so: „Datensätze werden nicht mehr ausschließlich über klassische Eingabemasken erfasst. Stattdessen füllen intelligente Agenten die Datenbank über gezielte Fragestellungen und automatisierte Prozesse.“ Auch die Buchhaltung ist laut Kreuzpaintner bereits heute durch den Einsatz von KI zu einem sehr hohen Grad automatisiert. Derzeit umfasst Domus Novio außerdem unter anderem die gesamte Stammdatenverwaltung und die Abrechnung. „Die Anzahl und Fähigkeiten der eingesetzten Agenten“, sagt die Domus-Chefin, „wachsen jedoch kontinuierlich, sodass sich der Funktionsumfang laufend erweitert.“ Grundsätzlich handle es sich beim neuen Produkt nicht mehr um eine Software im traditionellen Sinn, sondern um eine Automatisierungsplattform unter Einsatz von KI-Agenten. Ebenfalls stark auf KI-Assistenten setzt Branchenriese Aareon. Er führte im Juli 2025 seine TEXT Christian Hunziker NOCH MENSCHELT ES Das Enterprise Resource Planning ändert sich gerade signifikant durch den Einsatz von KI-Agenten. Daran lassen die Anbieter wohnungswirtschaftlicher ERP-SYSTEME keinen Zweifel. Doch wo steht dieser Prozess aktuell? Wie schnell und wohin wird er voranschreiten? Und wann werden erste KI-Agenten ganz alleine Entscheidungen treffen? Oder bleibt der Mensch unersetzlich? sistenzsystemen zu klassischen ERP-Systemen verhält, und zum anderen bei der Frage, wie schnell sich solche KI-Lösungen durchsetzen werden und welche Bedeutung dabei dem Menschen noch zukommen wird. AUTOMATISIERUNGSPLATTFORM Zunächst zur Frage, in welchem Tempo KI die ERP-Landschaft verändern wird. Schon bald, lautet die Antwort der Domus Software AG. „Perspektivisch ist davon auszugehen, dass sich die gesamte Wertschöpfungskette rund um die Immobilie zunehmend über spezialisierte Agenten abbilden und automatisieren lässt“, sagt Stephanie Kreuzpaintner, CEO der Domus Software AG. Bereits jetzt hat ihr Unternehmen eine browserbasierte Lösung entwickelt, die durch den Einsatz von KI-Agenten einen sehr hohen Automatisierungsgrad erreicht. Erste Pilotkunden haben „PERSPEKTIVISCH IST DAVON AUSZUGEHEN, DASS SICH DIE GESAMTE WERTSCHÖPFUNGSKETTE RUND UM DIE IMMOBILIE ZUNEHMEND ÜBER SPEZIALISIERTE AGENTEN ABBILDEN UND AUTOMATISIEREN LÄSST.“ Stephanie Kreuzpaintner, CEO, Domus Software AG 1 MENSCH UND KI Intelligente Agenten übernehmen mehr und mehr Aufgaben auch in Zusammenarbeit mit den ERP- Systemen
1
12 · Digital Guide · Real Estate 2026 Künstliche Intelligenz ERP virtuelle Assistenz namens AAVA ein. Diese deckt drei Bereiche ab. „AAVA Kommunikation“ ermöglicht als Chat- und Voicebot die automatische Erfassung und Beantwortung von Kundenanfragen. „AAVA Wissensmanagement“ bietet Zugang zu internen Informationen und unterstützt bei der Erstellung von Dokumenten. „AAVA ERP“ schließlich übernimmt Routinetätigkeiten im ERP-System wie zum Beispiel die Vorverarbeitung des Posteingangs und die Rechnungskontierung. VORTEIL VIRTUELLE ASSISTENZ „AAVA ist beispielsweise in der Lage, in einem Schreiben verschiedene Anliegen zu erkennen und diese in die richtigen Kanäle des Unternehmens weiterzuleiten“, erläutert Oliver Luttmann, Geschäftsführer der Aareon Deutschland GmbH. Daraus ergibt sich nach seinen Worten ein erhebliches Einsparpotenzial. Mehr noch: „Die KI-Assistenz ist inzwischen in der Lage, die Prozesse komplett oder partiell zu übernehmen – je nach Wunsch unseres Kunden.“ „Prozesse komplett übernehmen“? Da wird Dr. Christian Westphal von der Crem Solutions GmbH & Co. KG (ERP-System IX Haus) hellhörig. „Andere Marktteilnehmer setzen auf autonome Agenten, wir hingegen erst dann, wenn sie echten Mehrwert im täglichen Arbeiten schaffen“, sagt er. KI hat für Westphal allerdings tatsächlich Potenzial, und zwar überall dort, wo man Prozesse automatisiert durchführen möchte, wie etwa bei der Zuordnung von Rechnungen auf das richtige Konto. Dennoch gibt Westphal zu bedenken: „So leistungsfähig KI auch ist, ohne homogene und strukturierte Daten bleibt sie fehleranfällig.“ Für ihn ist KI „das beste und erste Mittel, wenn sie wirklich Sinn stiftet. Aber KI ist nicht das Allheilmittel für alles, was wir in der Vergangenheit verschlafen haben. Damit KI ihre Wirkung entfalten kann, müssen wir zunächst unsere Hausaufgaben machen. Und das bedeutet in erster Linie, die Daten sauber aufzubereiten.“ ZU LÄSSIG ODER ZUVERLÄSSIG? Ein zweites Argument, das für eine gewisse Skepsis spricht, nennt Björn Jüngerkes, CEO der Dr. Klein Wowi Digital AG, Anbieter des ERP-Systems Wowiport. Er ist nach eigenen Worten „vorsichtig mit KI, weil sie an bestimmten Stellen immer noch halluziniert und ihre Zuverlässigkeit gering ist“. Bei Buchungen etwa werde es schwierig, wenn sich die Mitarbeitenden nicht auf das System verlassen könnten. „Wir möchten“, betont Jüngerkes, „unseren Kunden KI-Lösungen anbieten, die wirklich funktionieren.“ Gleichzeitig räumt er ein, dass die Large Language Models (LLM) heute deutlich zuverlässigere Ergebnisse liefern als vor einigen Monaten und dass die Zahl der Anwendungsfälle zunimmt. Sein Unternehmen testet deshalb derzeit einen eigenen Chat-Assistenten namens Wowiiq Chat. „Ein Ziel ist dabei, dass die Anwender automatisch Auswertungen bekommen, dass das System also zum Beispiel diejenigen Mieter nennt, die die letzte Miete nicht bezahlt haben“, erläutert Jüngerkes. Ein weiteres wichtiges Thema ist nach seinen Angaben die Dokumentenerkennung, die es ermöglicht, E-Mails, Tickets und andere Dokumente automatisch dem richtigen Vorgang zuzuordnen. Grundsätzlich ist Jüngerkes überzeugt, dass kein Weg am Einsatz von KI vorbeiführt. „Als ERP-Anbieter müssen wir einer der großen Herausforderungen der Wohnungswirtschaft, dem Fachkräftemangel, entgegentreten und den Wohnungsunternehmen ERP-Systeme zur Verfügung stellen, die den Mitarbeitenden möglichst viel Arbeit abnehmen und auf die sich die Mitarbeitenden sowie die Unternehmen verlassen können“, begründet er dies. Eine Wohnungskündigung beispielsweise werde dann so verarbeitet, dass das System alle Prozesse übernehme und der Mitarbeiter dies am Ende nur noch kontrolliere. „Die Wohnungsunternehmen“, sagt Jüngerkes, „werden sich auf die wichtige Arbeit mit den Mietern konzentrieren können, während die Backoffice-Prozesse vom System erledigt werden.“ ERSTE CO-PILOTEN IN DER ANWENDUNG Daran, dass das möglich wird, arbeitet auch die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Das Unternehmen hat im Oktober 2025 seinen KI-Assistenten CoPilot RE auf den Markt gebracht. Dieser beantwortet selbstständig Fragen rund um das Miet- und Wohnungseigentumsrecht, übernimmt Routineaufgaben und unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei 1 ERFOLG ERNTEN Während KI-Assistenten Routineaufgaben übernehmen und Prozesse im Hintergrund automatisieren, können sich Mitarbeitende auf das Wesentliche konzentrieren – die direkte Arbeit mit den Mietern 1
13 · Digital Guide · Real Estate 2026 innerhalb des ERP-Systems laufen, oder sollen sie als selbstständige Lösungen konzipiert sein, die mittels Schnittstellen mit unterschiedlichen ERP-Systemen verbunden werden? Eine eindeutige Meinung dazu hat Aareon-DeutschlandChef Oliver Luttmann. „Eine integrierte KI hat den entscheidenden Vorteil, dass sie direkt in den Prozessen wirkt“, sagt er. „Nur da kann eine KI zur Assistenz der Anwendenden werden.“ Konsequenterweise ist die Aareon-KI-Assistenz AAVA Teil der hauseigenen Systeme. AAVA Kommunikation beispielsweise lässt sich in Wodis Yuneo, Wodis Sigma, SAP Blue Eagle und Immotion sowie perspektivisch auch in Wowinex integrieren. Während auch Domus die KI-Funktionen als Teil des eigenen Systems sieht, fahren Dr. Klein Wowi Digital und Crem Solutions zweigleisig. „Wir entwickeln selbst interne KI-Lösungen“, sagt Björn Jüngerkes von Dr. Klein Wowi Digital. „Wir planen aber auch, externe KI-Lösungen an unser ERP-System anzubinden, um unseren Nutzern größtmögliche Mehrwerte zu bieten.“ Crem Solutions baut seine Lösungen laut Dr. Christian Westphal sogar auf drei Säulen auf: erstens auf der KI-Kompetenz des Mutterkonzerns Nemetschek, zweitens auf eigenen Entwicklungen und drittens auf Lösungen von externen Partnern. „Wichtig ist uns dabei, dass der Prozess übergreifend funktioniert und dass der Kunde entscheiden kann, ob die Funktion Teil des ERP-Systems ist oder an dieses angedockt wird“, erklärt Westphal. Als Beispiel nennt er die Zusammenarbeit mit dem PropTech Casavi: „Dieses erkennt bei einer Schadensmeldung automatisch, welche Gewerke für die Beauftragung in Frage kommen. Abhängig vom definierten Prozess des Kunden wird der Auftrag dann entweder direkt über Casavi ausgelöst, oder die Meldung wird in unserem ERP-System IX Haus weiterbearbeitet.“ Auch führende Wohnungswirtschaftler als Anwender von ERP-Systemen sind sich in diesem Punkt nicht komplett einig. Während beispielsweise Lars Holborn, der Vorstand der Berliner Gesobau AG, sämtliche Geschäftsprozesse innerhalb des ERP-Systems abgebildet sehen will, sagt Dr. Volker Wiegel, Chief Operating Officer der LEG Immobilien SE: „Das ERP-System ist nicht der Ort für alle Prozesse.“ KI– DER NEUE GATEKEEPER? Ob es überhaupt noch klassische ERP-Systeme braucht? Sie werden noch existieren, aber in anderer Form als heute, antwortet Björn Jüngerkes. „KI wird voraussichtlich in fünf Jahren den Großteil der Prozesse der ERP-Systeme steuern“, prognostiziert er. „Die ERP-Systeme werden in fünf Jahren nicht mehr so aussehen wie heute – aber nicht schon in wenigen Monaten, wie das andere Marktakteure glauben.“ Dr. Christian Westphal hält zwei Szenarien für möglich. „Entweder bleibt das ERP-System der zentrale Gatekeeper und wird durch KI deutlich effizienter“, nennt er das eine. Das andere Szenario: „Eine Super-KI übernimmt irgendwann sämtliche Aufgaben. Als Softwarehersteller halten wir derzeit das erste Szenario für realistischer, sehen das zweite jedoch nicht mehr so fern wie noch vor fünf Jahren.“ Und wo bleibt der Mensch? Oliver Luttmann von Aareon gibt darauf eine möglicherweise tröstliche Antwort: Zwar übernehme die KI immer mehr Aufgaben– aber „das letzte Wort behält der Mensch“. der Erstellung von Dokumenten von der Eigenbedarfskündigung bis zur Einladung zur Eigentümerversammlung. „Der KI-Assistent CoPilot RE basiert auf den rechtssicheren und aktuellen Inhalten unserer Online-Fachdatenbanken“, erklärt Miron Schneckenberger, Chefredakteur und Teamleiter der Fachredaktion Immobilien bei Haufe-Lexware. Die Nutzerinnen und Nutzer können damit sicher sein, dass der Assistent nur auf geprüfte und seriöse Quellen zugreift. Integriert ist der CoPilot RE in die beiden Officeprodukte Verwalterpraxis Professional und Verwalterpraxis Gold. Der KI-Assistent von HaufeLexware richtet sich an Verwaltungsunternehmen. Dabei muss es aber laut Schneckenberger nicht bleiben: „Mittelfristig“, sagt er, „sollen auch Kunden von ERPAnbietern mittels API-Schnittstellen auf den KI-Assistenten zugreifen können.“ API-Schnittstellen sind Programmierschnittstellen, die es unabhängigen Anwendungen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Sie werden, davon ist Schneckenberger überzeugt, in Zukunft ein wichtiges Geschäftsfeld sein. INNERHALB UND AUSSERHALB DES KERNSYSTEMS Damit ist die zweite Frage angesprochen, auf die Branchenvertreter unterschiedliche Antworten geben: Sollen die KI-Lösungen 2 2 KI- ASSISTENZ Die KI-Assistenz von Aareon, AAVA, automatisiert Routineaufgaben und integriert sich in bestehende Systeme
14 · Digital Guide · Real Estate 2026
15 · Digital Guide · Real Estate 2026 Künstliche Intelligenz IT-Ökosystem zu ähnlichen Ergebnissen: Digitalisierungstechnologien sind vorhanden, die Umsetzung bleibt aber schleppend. Dr. Chris Richter, Head of Strategy and Organization bei Drees & Sommer, bestätigt: „Fortschrittliche Technologien für digitale Lösungen sind bereits entwickelt, werden in der Immobilienwirtschaft aber nur mäßig eingesetzt, Potenziale bleiben ungenutzt.“ Die Branche stagniert im digitalen Mittelmaß, es mangelt insbesondere an der Umsetzung. Die Ursachen: fehlende Digitalisierungsstrategien, fragmentierte Geschäftsmodelle, geringe Investitionen in Automatisierung und Datenmanagement sowie unzureichende Priorisierung von Digitalisierungsbudgets. OHNE DATENQUALITÄT LAUFEN MODERNISIERUNGSMASSNAHMEN OFT INS LEERE Prozesse, Daten, IT-Landschaften bilden wichtige Grundlagen der Digitalisierung und die Basis für die Nutzung von Künstlicher Intelligenz. Wenn sie nicht optimal ausgestaltet sind, stockt der Fortschritt: Routineprozesse sind nicht standardisiert, Transparenz fehlt, Digitalisierungsmaßnahmen werden nicht ergriffen oder laufen ins Leere. Digitalisierung erfordert qualitativ hochwertige Daten. Generative Künstliche Intelligenz, ob für Spracherkennung, E-Mail-Filterung oder digitale Assistenz, basiert auf Modellen, die mit extrem großen Datenmengen trainiert werden. Fehlt Datenqualität, bleibt der Einsatz von KI wirkungslos. Obwohl Datenverfügbarkeit, Datenqualität und DDie Digitalisierungsstudie 2024 von ZIA und EY Real Estate adressierte Künstliche Intelligenz (KI) als Fokusthema mit dem Potenzial, die Immobilienwirtschaft nachhaltig zu verändern. Seinerzeit haben 79 Prozent der Befragten dieser Technologie die Fähigkeit zugesprochen, dem Fachkräftemangel und dem demografischen Wandel entgegenzuwirken, sogar 81 Prozent sahen signifikantes Potenzial, die Geschäftsprozesse in der Branche zu automatisieren. Seit dem Erscheinen der Studie ist mehr als ein Jahr vergangen. Was hat sich getan? Welchen Beitrag kann KI zur Digitalisierung der Immobilienwirtschaft leisten und wie ist sie im Kontext anderer Technologien einzuordnen? Der vorliegende Beitrag entwickelt entlang von zehn Thesen einen Orientierungsrahmen für die Gestaltung der Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft mit Blick auf aktuelle Markttrends, Handlungsoptionen und strategische Implikationen. BESTANDSAUFNAHME – DIE BRANCHE STAGNIERT IM DIGITALEN MITTELMASS Die Digitalisierungsstudie 2025 von ZIA und EY Real Estate legt den Fokus erneut auf das Thema Daten, eine zwingende Voraussetzung für den zielführenden Einsatz von KI. Zugleich stellt sie fest: Die Digitalisierung entwickelt sich in der Branche trotz herausfordernder Rahmenbedingungen und verfügbarer Technologien nur im Schneckentempo. Die Studien des EBZ „IT und Digitalisierung in der Haus- und WEG-Verwaltung 2025“ sowie von Drees & Sommer „Transform to Succeed 2025“ kommen STIMMT DIE DATENQUALITÄT, KOMMT KI ZUR GELTUNG Nun steht auch die Immobilienwirtschaft vor ihrem digitalen Wendepunkt. Denn bisher stagnierte die Branche trotz bahnbrechender Technologien. Jetzt aber kann KÜNSTLICHE INTELLIGENZ Prozesse transformieren, Fachkräftemangel mildern und echte Innovation fördern – wenn klare Strategien den Weg ebnen. Ein Ausblick. TEXT Prof. Dr.-Ing. Heiko Gsell
Ängste und Überforderung ab. Digitalisierung und KI dürfen nicht als Bedrohung wahrgenommen, sondern müssen als Werkzeug für Entlastung und Effizienz im Alltag verstanden werden. Es bedarf Empathie und fachlichen Know-hows, die eine innovationsfreundliche Kultur fördern, um die Hürden zu überwinden. MEHR STRATEGISCHE NOTWENDIGKEIT ALS KURZFRISTIGE KOSTENEINSPARUNG Trotz erheblicher Herausforderungen auf der Makroebene, wie steigenden Finanzierungskosten, geopolitischen Unsicherheiten und hohem Transformationsdruck Richtung Klimaneutralität, nimmt der wahrgenommene Digitalisierungsdruck ab; die Investitionen in Digitalisierung sind von 2024 auf 2025 drastisch gesunken. Offenbar können es sich viele Immobilienunternehmen leisten, die Herausforderungen auf der Mikroebene, seien es Fachkräftemangel, veraltete Softwaresysteme oder mangelnde Akzeptanz von Veränderungen, zu ignorieren. Digitalisierung gilt oft nicht als strategische Notwendigkeit, sondern als kurzfristige Stellschraube zur Kosteneinsparung – mit dem Risiko, langfristig Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Um diesen Trend umzukehren, braucht es eine nachhaltige, stabil in die jeweilige Organisation integrierte Digitalisierungsstrategie und konkrete Anreize für Immobilienunternehmen, Mitarbeitende und Führungskräfte: kurzfristige wirtschaftliche Effekte durch Ontologien seit vielen Jahren im Bewusstsein der Immobilienunternehmen sind, mangelt es weiterhin an Transparenz und Konsistenz – ein zentrales Umsetzungshemmnis. Auch fragmentierte IT-Landschaften blockieren die Umsetzung der Digitalisierung: Oft weist die IT-Landschaft in Immobilienunternehmen zentrale, durch monolithische Systeme geprägte Strukturen auf. Diese sind wenig anforderungsflexibel und innovativ, externe Dienste, neue Technologien und PropTech-Lösungen lassen sich nur schwer implementieren. Aufgrund der limitierenden Strukturen fehlt es an Möglichkeiten der Orchestrierung; Ergebnisse sind isolierte Datenmodelle, lange Innovationszyklen sowie geringe Interoperabilität. Umsetzungsmaßnahmen erscheinen damit oft obsolet. FEHLENDE DIGITALISIERUNGSKOMPETENZ AUF DER FÜHRUNGSEBENE Neben technisch-organisatorischen Hemmnissen bestehen in den Immobilienunternehmen, trotz einer behaupteten Offenheit, erhebliche kulturelle Defizite für die Umsetzung der Digitalisierung. Zwar bewerten die Unternehmen ihre Veränderungsbereitschaft positiv, es fehlt jedoch an Digitalisierungskompetenz, Weiterbildung und digitalem Engagement auf Führungsebene. Dies spiegelt sich in Mentalität, Kultur und Veränderungsbereitschaft der jeweiligen Organisation wider. Eine tragfähige Innovationskultur baut 1 BEST PRACTICES Die Logistik nutzt KI-Ana- lysen von Transaktions-, Verkehrs- und Wetterdaten zur Prognose von Transport- ankunftszeiten 16 · Digital Guide · Real Estate 2026 Künstliche Intelligenz IT-Ökosystem
• Banken bzw. Kreditinstitute: KI für Betrugserkennung und Geldwäscheprüfung • Versicherungen: automatisierte Antrags-, Vertrags- und Leistungsbearbeitung sowie Kundensupport durch KI; umfassender Einsatz von KI in der allgemeinen Prozessautomatisierung • Logistik: Prognose von Transportankunftszeiten mittels KI-Analysen von Transaktions-, Verkehrs- und Wetterdaten; Sprachsteuerung in Mensch- Maschine-Interaktionen, beispielsweise über Alexa, Siri oder Cortana • Handel: E-Commerce mit zielgruppenspezifischen Anzeigen, automatisch generierten Produktbeschreibungen, Cross-Selling Diese Best Practices verdeutlichen: Wettbewerbsdruck und klare Business Cases treiben den KIEinsatz. Für die Immobilienwirtschaft bedeutet das: Nur wer konkrete Anwendungsfälle wie Zahlungsausfallprognosen, digitale Schadensabwicklung oder Bot-basierte Kommunikation konsequent aufgreift, wird langfristig wettbewerbsfähig bleiben. ETABLIERTE ANBIETER ERKENNEN DIE KI-POTENZIALE – ERSTE ANWENDUNGEN LAUFEN Auch für die Immobilienwirtschaft stellt der Markt KI-Lösungen bereit: Anbieter sind erstens die BigTech-Unternehmen, wie Alphabet, Amazon, Apple, Meta und Microsoft, und zweitens die in der Branche etablierten Softwareunternehmen, wie DOMUS, Aareon oder Casavi. Die KI-Produkte der großen Tech-Unternehmen, Gemini, Meta AI oder Copilot, lassen sich eng mit branchenspezifischen IT-Lösungen koppeln, wie z. B. das Aareon-Produkt RELion mit Microsoft Copilot. Die in der Immobilienwirtschaft etablierten ERP- und Verwaltungssystem-Anbieter integrieren zunehmend KI: Casavi Assist, DOMUS novio oder die virtuelle Assistenz AAVA Yuneo von Aareon, die direkt in das ERP-System Wodis Yuneo integriert ist. Diese Entwicklung zeigt, dass die etablierten Anbieter die Potenziale der Künstlichen Intelligenz für die Branche erkannt haben und ihre Lösungen entsprechend erweitern. Einschlägige KI-gestützte Systeme ermöglichen beispielsweise automatische Rechnungskontierung, Dokumentenbearbeitung, Datenanalyse und Mustererkennung. Dank CloudStrukturen und Schnittstellen gelingt die techniPilotprojekte, stabile Partnerschaften mit Technologieträgern und PropTech-Unternehmen und neue, zukunftsträchtige Perspektiven. Für Mitarbeitende und Führungskräfte: Entlastung von Routinetätigkeiten, attraktive Weiterbildungsangebote, flexible Arbeitszeiten und Anerkennung. Mit einer Innovationskultur, die Begeisterung erzeugt, lassen sich Attraktivität, Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit digitalisierter Immobilienunternehmen sichern. DIE GRUNDVORAUSSETZUNGEN FÜR KI Prozesse, Strukturen, Kultur, Kompetenzen – es gibt noch massive Hemmnisse. Kann Künstliche Intelligenz als gut zugängliche und zugleich disruptive Technologie den digitalen Reifegrad fundamental erhöhen oder bleibt sie ohne strategische Basis ein Strohfeuer? Viele Immobilienunternehmen erwarten, dass KI den Wandel „von selbst“ bewirkt. Chatbots verbessern die Kommunikation mit den Mietern oder den Dienstleistern automatisch? Ein KI-gestütztes ERP-System organisiert komplexe Prozesse von allein? Dem ist mitnichten so. Wie bei jeder Technologie müssen grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein, um die Potenziale auszuschöpfen und KI ihre Wirkung entfalten zu lassen: eine klare Digitalisierungsstrategie, welche die KI integriert; transparent und optimal ausgestaltete Prozesse; strukturierte und qualitativ hochwertige Daten; professionelles Datenmanagement; eine hochflexible IT-Landschaft mit systemübergreifendem Datenaustausch und eine innovationsfreundliche Kultur. Je besser und vollständiger diese Bedingungen erfüllt sind, desto mehr kann Künstliche Intelligenz als Gamechanger wirken. ES HILFT DER BLICK ÜBER DEN TELLERRAND – BEST PRACTICES In Branchen außerhalb der Immobilienwirtschaft gelten für die digitale Transformation ähnliche Anforderungen und Spielregeln wie die vorangehend formulierten. Zugleich waren in diesen Branchen die Dringlichkeiten für Veränderungen in der Vergangenheit – getrieben durch Markt und Wettbewerb – größer als in der Immobilienwirtschaft. Dies hat dazu geführt, dass KI dort bereits Lösungen bereitstellt, die erfolgreich genutzt werden: Best Practice Einsatzfelder von KI in unterschiedlichen Branchen Quelle: eigene Recherche Branche Banken Versicherungen Logistik Handel KI Best Practice Betrugs- erkennung Antrags-, Vertrags-, Leistungsbe- arbeitung Mensch- Maschine- Interaktion via Sprachsteuerung Produktbeschreibung, Anzeigengenerierung, Cross-Selling KI-Einsatzfeld Immobilienwirtschaft Prognose Zahlungs-/ Mietausfälle Schadens- bearbeitung Mieter- kommunikation Erstellung Exposés/ digitale Assistenz 17 · Digital Guide · Real Estate 2026
sche Integration der KI-Lösungen vergleichsweise einfach. Die in der Branche etablierten Anbieter nehmen damit die Rolle der Befähiger für die Digitalisierung und KI-Nutzung in der Immobilienwirtschaft ein. Sie können sicherstellen, dass die Branche technologisch nicht den Anschluss verliert, und verhindern, dass die Big-Tech-Unternehmen künftig das Kerngeschäft der Branche dominieren. PROPTECHS SCHIEBEN DEN MARKT AN – SIE ARGUMENTIEREN MIT WETTBEWERBSVORTEILEN Während die etablierten Softwareanbieter auf Integration setzen, treiben PropTech-Unternehmen Innovationen gerade für kleine und mittlere Immobilienunternehmen voran. Insbesondere Vorreiterunternehmen machen sich die Innovationskraft von PropTech-Unternehmen zunutze und arbeiten partnerschaftlich mit diesen zusammen. Dennoch hemmen fehlender Innovations- und Digitalisierungsdruck auf die Branche, geringe Priorisierung der Digitalisierung und mangelndes Vertrauen die Kooperationsbereitschaft auf breiter Front. PropTech-Unternehmen stellen ausgereifte technische Lösungen für die Wertschöpfung im gesamten Immobilienlebenszyklus bereit, welche Wirtschaftlichkeit, Kundenorientierung und Wettbewerbsfähigkeit von Immobilienunternehmen deutlich steigern können. Laut der „PropTech Germany Studie“ des Innovations-Hubs blackprint liegen die Schwerpunkte auf Plattformen und Künstlicher Intelligenz. Die Erfolgsfaktoren für Akzeptanz und Wachstum sehen die PropTech-Unternehmen in starkem Marketing und Vertrieb, um Zugang zu Entscheidern zu erlangen und positive Sichtbarkeit in der Branche zu erzeugen. Sarah Schlesinger, CEO von blackprint: „PropTechs verfügen über überzeugende technische Lösungen und Geschäftsmodelle und stehen für leidenschaftliches Gründer- und Unternehmertum. Dennoch setzen die etablierten Corporates der Branche die Lösungen noch zu zurückhaltend ein.“ Es ist an diesen Unternehmen, die mit den PropTechLösungen verbundenen Potenziale zum Erzielen von Wettbewerbsvorteilen zu nutzen. ERST EIN FUNKTIONIERENDES IT-ÖKOSYSTEM MACHT DIE DATEN WIRKLICH NUTZBAR Neue, moderne Digitalisierungs- und KI-Lösungen – gleich ob sie durch etablierte Softwareanbieter oder PropTech-Unternehmen bereitgestellt werden – müssen mit minimalem Aufwand in die bestehende IT-Landschaft integrierbar sein, damit Unternehmen, Mitarbeitende und Kunden unmittelbar profitieren. Neben einer implementierten Digitalisierungsstrategie sowie einem innovativen Mindset der Organisation und ihrer Mitarbeitenden wird diese Integration durch eine Offenheit des IT-Ökosystems deutlich vereinfacht. Ein digitales Ökosystem umfasst ein Kernsystem mit angebundenen Anwendungen, ein standardisiertes Datenmodell und eine Cloud-basierte Systemstruktur für die Skalierbarkeit der IT-Leistungen. Die implementierten Lösungen können auf den gesamten Datenbestand der Organisation zugreifen und damit ihre Wirkung entfalten. So rückt die Nutzbarmachung von Digitalisierungs- und KI-Lösungen für alle Beteiligten in den Mittelpunkt der Leistungserbringung. NUR ENDE-ZU-ENDE-PROZESSE SCHAFFEN EINE NACHHALTIGE DIGITALE TRANSFORMATION Eine erfolgreiche und dauerhafte Implementierung von Digitalisierung und KI verlangt erstens die Erfüllung der genannten Grundanforderungen: Digitalisierungsstrategie, Innovationskultur, digitale Qualifikation, ein innovatives Mindset. Das Schaffen dieser Voraussetzungen kostet Zeit und ist ein Kraftakt, aber unverzichtbar für eine erfolgreiche digitale Transformation. Zweitens ist der Fokus auf die Prozesse und das Change Management bzw. die Entwicklung der Organisation zu legen: Hier geht es darum, die Prozesse in den Immobilienunternehmen Ende-zu-Ende zu denken, zu optimieren, also von „Altlasten“ zu befreien, und sie schlank und fit für die Digitalisierung zu gestalten. Dies geht einher mit dem Management der Veränderung in der Organisation. Die Mitarbeitenden müssen die Ende-zu-Ende-Prozesse (mit-)gestalten, diese in die Organisation tragen und sie leben. Auf dieser Basis wird die digitale Transformation mit dem Aufbau eines offenen IT-Ökosystems schließlich vollzogen: Dazu werden zunächst die Handlungsfelder für die Transformation identifiziert und priorisiert. Nachfolgend werden Pilotprojekte aufgesetzt, mit denen die Erfolge der vorgenommenen Digitalisierungsmaßnahmen schnell sichtbar werden. Zudem beginnt mit dem Start der Transformationsphase die interne Kommunikation der Veränderungsmaßnahmen. Im Weiteren werden Konzepte und Umsetzungsmaßnahmen für eine Skalierung entwickelt und die digitalen und KI-Lösungen Schritt für Schritt im Immobilienunternehmen eingeführt. Mit jeder Einführung wird das digitale Ökosystem erweitert, es entsteht ein ganzheitliches System, das die Digitalisierung der Organisation trägt. Die digitale Transformation und mit ihr die Integration von KI ist ein umfassender, vielschichtiger Prozess, der insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen der Immobilienwirtschaft kaum allein zu bewältigen ist. Daher empfiehlt sich für diese Unternehmen, professionelle Unterstützung von Strategie-, Innovations- und Digitalisierungsberatern zu nutzen. DIGITALISIERUNGS- UND KI-LÖSUNGEN RÜCKEN DERZEIT FÜR ALLE BETEILIGTEN IN DEN MITTELPUNKT IHRER LEISTUNGSERBRINGUNG. 18 · Digital Guide · Real Estate 2026 Künstliche Intelligenz IT-Ökosystem
Das Wissen der Branche immer griffbereit: IMMOBILIENWIRTSCHAFT mobil in der App lesen mit direktem Zugriff auf den L‘Immo Podcast. Mehr Wissen. Mehr Perspektiven. Mehr Erfolg. Jetzt testen! shop.haufe.de/iw
20 · Digital Guide · Real Estate 2026 Künstliche Intelligenz Mieterkommunikation 1 IM KUNDENKONTAKT SPIELT KI IHRE STÄRKEN AUS Immer mehr Wohnungsunternehmen setzen auf KI-GESTÜTZTE BOTS. Sie entlasten so ihre Mitarbeitenden von Routineaufgaben. In kaum einem wohnungswirtschaftlichen Bereich erzielt Künstliche Intelligenz (KI) so große Effizienzgewinne wie in der Kommunikation mit den Mietern.
21 · Digital Guide · Real Estate 2026 Mieterinnen und Mieter der Gesobau AG müssen sich seit November letzten Jahres umgewöhnen. Wählen sie nämlich die zentrale Rufnummer, so meldet sich nicht ein Mensch, sondern eine sympathische Frauenstimme mit der Ansage: „Ich bin Clara, Ihre virtuelle Kundenbetreuerin.“ Clara – ein KI-gestützter Voicebot – identifiziert anhand von Namen und Adresse den Anrufer, nimmt sein Anliegen auf und klärt dieses in vielen Fällen direkt, ohne dass ein Gesobau-Mitarbeiter eingreifen muss. „In der Kundenkommunikation“, ist Lars Holborn, Vorstand der Gesobau AG, überzeugt, „kann KI ihre Stärken voll ausspielen.“ Das sehen viele Branchenakteure ähnlich. Jedenfalls gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von Wohnungsunternehmen, die bei der Bearbeitung von Mieteranliegen KI-Lösungen einsetzen. Dabei handelt es sich immer öfter nicht mehr nur um Chatbots, die einfache schriftliche Anfragen bearbeiten können, sondern auch um Voicebots, also KI-basierte Sprachdialogsysteme, die in der Lage sind, Telefongespräche fast wie ein Mensch zu führen. Davon versprechen sich die Unternehmen nicht zuletzt eine Entlastung ihrer Mitarbeitenden, die dadurch mehr Zeit bekommen, sich um kompleGegenposition zur Meinung anderer Branchenvertreter, die auch die Anbindung externer Lösungen für sinnvoll halten. Eine Herausforderung für die Gesobau war die Vielfalt an Kontaktwegen, mit denen Mieterinnen und Mieter sich an ihren Vermieter wenden konnten und können: per Telefon, per Briefpost, per Mail, über die Website, über die bereits 2011 eingeführte und 2020 aktualisierte App oder durch persönliches Vorsprechen am Empfang. Nicht alle auf diesen Wegen vorgebrachten Anliegen landeten im ERP-System. „Nicht optimal“, sagt Holborn, sei vor allem der Telefonie-Kanal gewesen, der durch ein externes Callcenter abgedeckt wurde. „Das Telefon“, bringt es der Gesobau-Vorstand auf den Punkt, „war die Achillesferse unserer Mieterkommunikation.“ Genau das soll nun der Voicebot Clara ändern. Er wurde in einer einjährigen Vorbereitungszeit von der Gesobau unter Mitwirkung von mehreren Beratern entwickelt. Beteiligt daran waren der IT-Berater Datatrain, das KIUnternehmen Parloa und der Customer-Experience-Experte Infinit. „Die Berater aus dem KI-Umfeld“, berichtet Holborn, „mussten zunächst verstehen, dass wir nicht das Ziel haben, Mitarbeitende TEXT Christian Hunziker xe Anliegen zu kümmern – und so letztlich zu einer höheren Mieterzufriedenheit beizutragen. Damit die Einführung KI-gestützter Kommunikationssysteme gelingt, ist laut Gesobau-Vorstand Lars Holborn jedoch ein umfassendes Gesamtkonzept nötig. „Bevor wir die Mieterkommunikation neu aufstellten, machten wir uns grundlegende Gedanken“, erklärt er. „Denn KI ändert die Prozesse der Kundenkommunikation. Unsere Überzeugung ist: Wir brauchen bei der Gesobau ein Grundverständnis von KI.“ EIN VOICEBOT FUNKTIONIERT NUR IM GESAMTKONZEPT Dabei verfolgte die Gesobau zwei Hauptziele: Zum einen sollte die Zahl der Eingangskanäle reduziert werden, und zum anderen sollten nur noch Kontaktwege genutzt werden, die direkt ein Ticket im ERP-System auslösen. Denn das landeseigene Wohnungsunternehmen, das rund 49.000 eigene Wohnungen verwaltet, setzt darauf, sämtliche Prozesse innerhalb seines ERP-Systems abzubilden. „Wir wollen“, verdeutlicht dies Holborn, „nicht externe Anwendungen um unser SAP-basiertes ERP-System herumgruppieren und kein zusätzliches CRM-System aufbauen.“ Damit vertritt er die 1 VOICEBOTS ersetzen die bisherige Achillesferse der Mieterkommunikation – die aufwendigen Telefonate zwischen Personen 1Quelle: Gesobau Warum verändern Wohnungsunternehmen die Kundenkontaktwege? Die Gesobau verfolgt das Ziel, dass alle Mieteranliegen direkt in ihrem ERP-System landen. Die Briefpost wird durch einen Scan-Dienstleister (SRZ) eingescannt und digital an die internen Empfänger verteilt. Ziel 2026: Meldungsverarbeitung SAP Webseite Kontaktformular Lobby/Empfang App Telefonie Clara + Sprechzeiten Mail Sammelpostfach service@gesobau.de Post Zentraler Posteingang und Verarbeitung durch SRZ
22 · Digital Guide · Real Estate 2026 Künstliche Intelligenz Mieterkommunikation „VOICE- UND CHATBOTS SIND EIN KANAL VON MEHREREN IM KOMMUNIKATIONSMIX.“ Oliver Luttmann, CEO Aareon Deutschland abzubauen, sondern dass wir diese von einfachen Tätigkeiten entlasten möchten, um die Servicequalität für unsere Kunden zu verbessern.“ Konkrete Vorgaben an die Entwickler waren, dass sich die Anrufer wertgeschätzt fühlen sollten, dass der Voicebot möglichst jeden Kunden verstehen und dass er Notfälle sofort erkennen sollte. Dass Clara sich nur auf Deutsch verständigt, ist nicht technisch bedingt, sondern eine Unternehmensentscheidung. „Deutsch“, begründet dies Holborn, „ist unsere Vertragssprache.“ EINFACHE INTEGRATION IN BESTEHENDE PROZESSE Wie aufwendig die Umsetzung dieser Vorgaben war, zeigt der Umstand, dass Clara bereits zum Start 238 Schadensfälle und insgesamt 343 verschiedene Anliegen bearbeiten konnte. Mittlerweile sind es sogar über 400 unterschiedliche Anliegen. Für jeden dieser Use Cases sind im System rund 80 Formulierungen hinterlegt, die im Haus durch eine bereichsübergreifende Arbeitsgruppe definiert wurden. Außerdem sind vier Ausstiegsszenarien festgelegt, also Situationen, in denen Clara erkennt, dass sie das Anliegen weitergeben muss. Das ist besonders dann wichtig, wenn ein Anrufer einen Notfall meldet. Aber auch wenn Clara an einem Punkt angelangt ist, an dem sie nicht weiterkommt, löst sie eine Meldung im System aus, die an den verantwortlichen Kundenbetreuer weitergeleitet wird. Das trifft zum Beispiel auf Fragen zu Zahlungsverzug oder fristloser Kündigung zu, da solche sensiblen persönlichen Belange laut Lars Holborn einer persönlichen Rücksprache bedürfen. Wohnungsunternehmen, die bei der Kommunikation mit den Mieterinnen und Mietern KI einsetzen wollen, müssen aber nicht unbedingt eine so aufwendige Entwicklungsmaßnahme durchführen. „Es gibt immer mehr junge Unternehmen, die sich auf die KI-unterstützte Interaktion mit Mietern spezialisieren und eine einfache Integration in bestehende Prozesse von Wohnungsunternehmen priorisieren“, stellt Frieda Gresch, Head of Hubitation, im Hubitation-Blog fest. Hubitation ist ein Start-up-Unterstützer der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte Wohnstadt. Auf die Lösung des PropTechs Managbl.ai setzt beispielsweise die Wohnungsgenossenschaft Eberswalde 1893 eG. Dafür wurden das Wohnungsunternehmen und der PropTech-Partner auf der Real Estate Arena 2025 als „Digitalpioniere der Wohnungswirtschaft“ ausgezeichnet. Der Start erfolgte im Juni 2024, als die 1893 eG mit Managbl.ai einen intelligenten Anrufbeantworter einführte. Dieser entwickelte sich im selben Jahr weiter zu einer digitalen Assistentin namens Marie. „Sie stellt Anrufenden kurze Rückfragen, nimmt Anliegen strukturiert auf und überträgt diese direkt in unser System, sodass unsere Mitarbeitenden sich schnell und gezielt darum kümmern können“, schildert Antje Berger, Teamleiterin Marketing bei der 1893 eG, das Prinzip. Nach Angaben von Managbl.ai konnte die Eberswalder Genossenschaft in den ersten drei Monaten des Einsatzes von Marie die Erreichbarkeit um 32 Prozent steigern und die Bearbeitungszeit der Anfragen halbieren. DYNAMISCHE ENTWICKLUNGEN SIND ZU VERZEICHNEN Während bei der Berliner Gesobau jeder Anruf bei der zentralen Nummer automatisch beim Voicebot landet, können die Mitglieder der Eberswalder Genossenschaft während der Geschäftszeiten wählen, ob sie mit Marie oder einer menschlichen Mitarbeiterin sprechen wollen. Den Anrufer identifiziert Marie entweder über dessen Telefonnummer oder über Name und Adresse. Kann sie ein Anliegen nicht eindeutig zuordnen, organisiert sie einen Rückruf durch einen Mitarbeiter. Abgeschlossen ist der Prozess damit nicht. Wie Berger ausführt, entwickelt die 1893 eG momentan Marie zu einer zentralen digitalen Serviceassistentin weiter, die die Mitarbeitenden von Routineaufgaben (zum Beispiel der Anmeldung eines Hundes) entlasten und Prozesse optimieren soll. Dabei arbeitet die Genossenschaft mit dem Berliner Start-up Langdock zusammen, das datenschutzsichere KI-Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Branchen anbietet. Eine Weiterentwicklung plant auch die ebenfalls im Land Brandenburg tätige Wohnbau GmbH Prenzlau. Das kommunale Unternehmen arbeitet bereits seit einigen Jahren mit dem Online-Service Friedrich, einem Chatbot, bei dem allerdings keine generative KI im Einsatz ist. Es ist aber vorgesehen, Friedrich durch eine generative KI zu erweitern, sodass die Mieter direkt Antworten erhalten, wie das Prenzlauer Unternehmen mitteilt. Außerdem soll jetzt eine KI-Telefonie eingeführt werden, die alle Kundengespräche in bis zu vierzig verschiedenen Sprachen annimmt sowie Schadensmeldungen und andere dringende Anliegen direkt im ERP-System der Wohnbau erstellt. Wie dynamisch die Entwicklung ist, zeigt ein weiteres Beispiel: Das hinter Marie, also dem Eberswalder Voicebot, stehende PropTech Managbl.ai ist im Herbst 2025 von einem weiteren Player der PropTech-Szene, nämlich Casavi, übernommen worden. Bei dieser Gelegenheit kündigte Casavi an, eine Chat-basierte KI entwickeln zu wollen, die zukünftig die Kundenbetreuung über Whatsapp und Webseiten unterstützen soll. Diese Lösung soll im Laufe des zweiten Quartals dieses Jahres auf den Markt kommen, wie eine Casavi-Sprecherin auf Anfrage erklärt. Nach ihren Angaben konzentriert sich das Interesse der Wohnungswirtschaft auf den Einsatz über Whatsapp, da viele Unternehmen diesen
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjc4MQ==