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VERMARKTUNG & MANAGEMENT
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FORUM ZUKUNFT DES DDIV
und Apps. Mängel-Meldungen über Apps,
Instandhaltungsinformationen über ein
Handwerker-Portal, die Ankündigungen
derWEG-Versammlung über E-Mail oder
Apps. Gleiches galt für die Kommunikati-
onmit demMieter. AuchHausdokumente,
wie Energieausweis, Versicherungspoli-
cen, Grundrisse und Protokolle, waren
über ein Portal oder eine App abzurufen.
Digitalisierung ist auch
in der Kommunikation
mit den Eigentümern
und dem Beirat wichtig
Wichtig in diesem Zusammenhang
war die digitale Kommunikation mit dem
Beirat. Regelmäßige Zwischenabrech-
nungen, Beschluss-Abarbeitungsstand,
Instandhaltungsinformationen und Repa-
raturdokumente erfolgten über das Portal
oder eine App. Ein Meilenstein war auch
die Online-Belegprüfung, die über eine
Online-Einsicht möglich gemacht wurde.
Sämtliche Arbeitsabläufe im System
werden über einTicket-Systemerfasst und
bieten so die Möglichkeit der Nachverfol-
gung. Auch erleichtert dieses System die
technische Überwachung verschiedener
Funktionen. Der Vorteil ist, dass jeder
Prozess von jedem Mitarbeiter eingese-
hen werden kann und jeder Mitarbeiter
Auskunft geben kann auch bei Krankheit
und Urlaub von Kollegen.
All die Kommunikationserleichte-
rungen dürfen aber nicht darüber hinweg-
täuschen, dass es bei der Digitalisierung
von Prozessen auch darum geht, ein wirk-
sames Controlling durchzuführen. Es lässt
sich tatsächlich die Rentabilität der ein-
zelnen Liegenschaften auswerten, durch
die Dokumentation von Vor-Ort-Zeiten
zum Beispiel über elektronische Fahrten-
bücher, die Anzahl der Buchungen oder
Bearbeitungszeiten einzelner Problem-
fälle. Wartungsverträge lassen sich online
überwachen, Vertragslaufzeiten und Kün-
digungsfristen.
Es geht auch um die Kontrolle von
Einzelprozessen wie zum Beispiel Re-
paraturen (Meldung des Schadens über
einen Auftrag an Handwerker, Termin-
vereinbarungen, Erledigungsmeldungen,
Rechnungs-Eingang über eine App, Rech-
nungsprüfung und Bezahlung der Rech-
nungen inklusive der Verbuchungen).
Auch Moritz Ertl hat mit Nunovo
ein digitales Verwaltungsunternehmen
geschaffen. Die Münchener Immobilien-
verwaltung hat 48Mitarbeiter und betreut
etwa 9.500Wohneigentumseinheiten. Seit
2015 gibt es eine firmeninterneDigitalisie-
rungsoffensive. Ziele sind unter anderem
schlanke und transparente Prozesse so-
wie die Erhöhung der Antwortgeschwin-
digkeit. Das Unternehmen sollte auch
attraktiver werden für neue Mitarbeiter.
Ertl hatte beobachtet, dass das Verständnis
der Kunden für langwierige analoge und
intransparente Prozesse sinkt, dass die
Kundenanforderungen steigen und „pa-
pierlastige“ Arbeitgeber am Arbeitsmarkt
eher unattraktiv sind.
Ein Praxis-Beispiel hier war die Digi-
talisierung des Archivs. Eine Eigentümer-
gemeinschaft habe im Schnitt 27 Ordner,
teils gebe es mehr als 100Ordner bei groß-
en Liegenschaften. Das Archiv verursache
Mietkosten, die Recherche Personalko-
sten. „Recherche ist stupide und führt zu
Mitarbeiterunzufriedenheit“, so Ertl.
Digitalisierung des
Archivs: Die Kostenfrage
und die Rechtssituation
sind zu klären
So kam man auf die Idee, das Archiv
abholen zu lassen und zu digitalisieren.
Natürlich war das ein großer logistischer
Aufwand, die Kostenfrage war unge-
klärt und auch die Rechtssituation. Die
Lösung war, dass ein Dienstleister die
Ordner quartalsweise abholte, dass die
Wohnungseigentümergemeinschaft die
Kosten übernahm (zuvor war darüber
eine Beschlussfassung erfolgt). Im Üb-
rigen war die Rechtssituation klar, sofern
Grundregeln eingehalten wurden (bild-
echte Wiedergabe).
Ein nächstes Praxis-Beispiel war das
Thema Niederschrift. Die Idee war, den
Versand direkt nach der Eigentümerver-
sammlung per E-Mail zu organisieren.
Man kreierte hier ein Eigentümerportal.
Gleiches galt für den Versand von ande-
ren Kundenkontakt-Nachrichten. Ein we-
sentliches Ziel der Digitalisierungsmaß-
nahmen ist erreicht worden, nämlich die
Steigerung der Mitarbeiter-Attraktivität.
Eine Sache hat Ertl festgestellt: Digita-
lisierte Unternehmen haben eine höhere
Anziehungskraft auf neue Mitarbeiter.
Die Anzahl von Bewerbungen jedenfalls
sei seit 2015 signifikant gestiegen. Gleiches
gilt für die Mitarbeiterzufriedenheit.
«
Dirk Labusch, Freiburg
„Entscheidend ist, dass
nicht blind digitalisiert
wird, ohne ein Ziel vor
Augen zu haben. Es ist
immer besser, kleine
Schritte zu machen.“
Ralf Michels,
Inhaber
A.S. Hausverwaltungs- & Projektent-
wicklungs- GmbH, Hamburg
