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Entscheider-Zielgruppen
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lungsprozessen sowie die rechtzeitige und klare
Regelung zur Rechnungslegung berücksichtigt.
Ausschreibungsservice über externe
Dienstleister
Im Rahmen einer EU-Ausschreibung ist es drin-
gend zu empfehlen, einen versierten Vergabe-
rechtler hinzuzuziehen. Dieser kümmert sich nicht
nur um die rechtzeitige und ordnungsgemäße
Durchführung der Ausschreibung, er übernimmt
auch die vorgeschriebenen Veröffentlichungen
imAmtsblatt und reagiert auf etwaige Einsprüche
oder gar Rügen der Anbieter. Der Vergaberechtler
sollte durch einen fachspezifischen Berater er-
gänzt werden, der bei der Formulierung und Zu-
sammenstellung der fachlichen Ausschreibungs-
unterlagen unterstützen kann. Des Weiteren kann
der Fachberater bei der Verhandlungsführung und
der Gestaltung der Wertungsskala mitwirken.
Maklerausschreibung
Bei einer Ansprache von Versicherungsmaklern
ist im Vorwege sicherzustellen, dass die Bran-
chenkompetenz, die Prozessgestaltung und die
Beratungsleistung im Fokus stehen. Natürlich
muss auch gewährleistet sein, dass der Versiche-
rungsmakler über ein gutes Netzwerk im Bereich
des wohnungswirtschaftlichen Versicherungs-
marktes verfügt. Das eigentliche Produktange-
bot für einen Versicherungsvertragwird bei dieser
Ausschreibungsart jedoch nicht gefordert. Die
Branchenkompetenz zeigt sich bei einem Ver-
sicherungsmakler in erster Linie in der Ausrich-
tung seines Kerngeschäftes. Ist er spezialisiert
auf die Wohnungswirtschaft, spiegelt sich das
in seinem Außenauftritt und bei der Benennung
seiner Referenzen wider. Nur wenn der Versiche-
rungsmakler die Tätigkeiten und Gepflogenheiten
der Wohnungswirtschaft kennt, kann er auch die
entsprechenden Risiken analysieren und passende
Lösungskonzepte entwickeln.
Diese Branchenkompetenz ist auch die Grundlage
für die innovative Gestaltung der Abwicklungspro-
zesse. Angefangen beimVertragsmanagement, das
eine regelmäßige Übersicht zu den bestehenden
Versicherungen garantieren sollte und eine ver-
ständliche Kommunikation über die Sinnhaftigkeit
der Verträge bietenmuss. Dennwas hilft der beste
Vertrag in der Akte, wenn nicht klar ist, welches
Risiko dadurch abgedeckt wird?
Ein weiteres Kriterium ist natürlich das Scha-
denmanagement. Eine einfach zu praktizierende
Schadenmeldung und eine eindeutige Aktenlage
der Schadenfälle sind die Grundlagen für ein nach-
vollziehbares Schadencontrolling. Diese Prozesse
müssen imEinklangmit demWohnungsunterneh-
men und demVersicherer vomVersicherungsmak-
ler gestaltet werden.
Bei einer Maklerausschreibung werden die An-
bieter aufgefordert, sich zu den vorstehenden
Punkten zu äußern. Da ein wesentlicher Faktor
bei der Entscheidung für einen Berater aber auch
der persönliche Kontakt ist, sollte nicht auf eine
Präsentation des Versicherungsmaklers verzich-
tet werden. Hier wird meist klar, ob die hervor-
ragenden Kompetenzen, guten Netzwerke und
innovativen technischen Prozesse auch bei der
persönlichen Zusammenarbeit gut transportiert
werden können.
Meilensteine
Zeitrahmen
Versand der Ausschreibungsunterlagen
Angebotserstellung der Anbieter
3 Wochen
Eingang der indikativen Angebote
Prüfung der indikativen Angebote
2 Wochen
Angebotsvorstellung / 1. Verhandlungsrunde
Auswahl der verbleibenden Anbieter
1 Woche
Aufforderung zur verbindlichen Angebotsabgabe
Angebotserstellung der Anbieter
2 Wochen
Angebotsvorstellung / 2. Verhandlungsrunde
Prüfung der verbindlichen Angebote
1 Woche
Vergabeentscheidung
MEILENSTEINE UND ZEITLICHER RAHMEN
EINER AUSSCHREIBUNG
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