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mit der Taste F7 angestoßen werden. Hinweis:
Excel achtet bei der Rechtschreibprüfung nicht
auf den Kontext. Will man „Schule“ als Nomen
verwenden und schreibt das Wort klein, wird es
von Excel nicht als Fehler angezeigt, weil dieses
Wort in einem anderen Zusammenhang korrekt
sein kann (z. B. jemanden schulen).
Falls Ihre Berichte als Power Point verschickt
werden, kann Ihnen eine aktive Verlinkung
mit Excel Zeit sparen. Die notwendige Vor-
aussetzung dafür ist eine (Excel) Quelldatei,
die immer im selben Ordner abgespeichert
ist. Diese Quelldatei wird mit Power Point ver-
linkt. Da die Quelldatei immer am selben Ort
abgespeichert ist, bleibt die Verlinkung beste-
hen (würde sich der Speicherort ändern, wäre
bei jeder Änderung eine Neu-Verlinkung nö-
tig). Der Vorteil einer unveränderten Verlin-
kung besteht darin, dass Sie monatlich nur
die Excel Quelldatei mit den aktuellen Daten
befüllen müssen. Die in Excel aktualisierten
Tabellen und Diagramme werden dann von
Power Point automatisch übernommen. Dies
passiert in Power Point durch den Vorgang
„Verknüpfungen aktualisieren“. Sobald die
Quelldatei aktualisiert wurde, kann eine Ver-
sion im entsprechenden Ordner für den Be-
richtsmonat abgespeichert werden. Die Pow-
er Point Datei kann ebenso abgelegt werden.
Somit wird die Sicherung der vergangenen
Daten gewährleistet.
Die Verlinkung der Diagramme oder Tabellen
funktioniert wie folgt:
-
Markieren Sie den gewünschten Excel Be-
reich –> steigen Sie in Power Point ein –>
Strg + Alt + V –> wählen Sie bitte die Opti-
on „Verknüpfung einfügen“ und dann gleich
die erste Variante (als „Microsoft Excel
2007-Arbeitsblatt-Objekt“ einfügen).
-
Bei Erstellung des nächsten Berichtes kön-
nen Sie dieses Berichtselement (z. B. eine
Tabelle) mit Hilfe der rechten Maustaste
–>“Verknüpfung aktualisieren“ auf den ak-
tuellen Stand bringen.
-
Eine wirkliche Zeitersparnis wird aber erst
durch die gesammelte Aktualisierung aller
Verknüpfungen in der Power Point Datei er-
zielt: Office Schaltfläche –> „Vorbereiten“
–> „Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten“
(Hinweis: diese Funktion befindet sich ganz
unten im Menü).
-
Markieren Sie alle Verknüpfungen und drü-
cken Sie „Jetzt aktualisieren“. (Tipp: Die
Aktualisierung erfolgt deutlich schneller bei
geöffneter Excel Quelldatei.)
-
Speichern Sie die Datei mit einem Monats-
kürzel (z. B. Monatsbericht_042015) ab und
entfernen Sie die Verknüpfungen (mittels
„Verknüpfungen aufheben“) aus der neuen
Datei, um Probleme mit Zugriffsrechten auf
den Ordner der Quelldatei zu vermeiden bzw.
um sicherzustellen, dass sich die Daten in
der Datei nicht mehr ändern.
Fußnote
1
Schels, I. & Seidel, U. M. (2011): Das Große
Excel Handbuch für Controller: Professionelle
Lösungen, 2.Auflage. Markt + Technik Verlag,
München.
Autor
Ladislav Simko, MSc
ist Group Controller für CEE & Overseas bei der Porsche Bank
AG in Salzburg. Im Fokus seiner Tätigkeit befindet sich die in-
ternationale Betreuung von SAP FI und CO Modulen. Neben den
operativen SAP Themen leitet er Projekte zur Standardisierung
und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse.
E-Mail:
Abb. 8: Bearbeitung der Verknüpfungen
CM September / Oktober 2015
