personalmagazin 06/18
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ORGANISATION
_WORKFORCE MANAGEMENT
I
n der deutschen Industrie entfallen
laut Destatis fast 20 Prozent der
Gesamtkosten auf die Personalkos-
ten. In anderen Branchen, etwa im
Dienstleistungssektor, ist dieser Anteil
noch deutlich höher. Diese erheblichen
Kosten werden häufig in gewaltigen Ex-
cel-Tabellen geplant und verwaltet.
HR-Abläufe effizient gestalten
Dieser Kostenbetrachtung gegenüber
steht die zunehmende Erkenntnis, dass
Mitarbeiter und ihr Wissen auch in Zei-
ten von Digitalisierung und Industrie 4.0
die wichtigste Ressource eines Unter-
nehmens darstellen. Damit wächst auch
der Anspruch an die effiziente und stra-
tegische Gestaltung der HR-Abläufe. Die
Digitalisierung birgt dabei ein enormes
Potenzial, das mit einem Wandel der Ins
trumente und der Aufgabenfelder ein-
hergeht. Administrative Routinetätigkei-
ten können und müssen standardisiert
beziehungsweise automatisiert werden.
Nur so können Personaler der vielfach
geforderten Rolle als strategischer Part-
ner gerecht werden.
Das Ziel von umfassenden Workforce-
Management-Lösungen ist es, Personal-
ressourcen intelligenter und effizienter
einzusetzen. Personalkosten werden
durch die Vermeidung teurer Überstun-
den und Leerlaufzeiten reduziert und
die Motivation der Mitarbeiter sowie die
Zufriedenheit der Kunden wird erheb-
lich verbessert. Denn nur wer immer die
richtigen Mitarbeiter mit der richtigen
Qualifikation zur richtigen Zeit am rich-
Von
Gunda Cassens-Röhrig
Personal effizient planen
SERIE.
Die Chancen der Personaleinsatzplanung: Mit Workforce Management
sind Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung richtig aufgestellt.
SERIE
• Ausgabe 05/2018: Zukunftsorientierte HR-Arbeit
• Ausgabe 06/2018:
Die Chancen der Personaleinsatzplanung
• Ausgabe 07/2018: HR-Kennzahlen und Gesundheitsmanagement
In Zusammenarbeit mit
tigen Ort im Einsatz hat – und das auch
noch zu optimierten Kosten – kann lang-
fristig ökonomisch erfolgreich agieren.
Personalbedarf genau berechnen
Häufig gehören Personalbedarfsschwan-
kungen zum Alltag. Mit einer klugen
Personaleinsatzplanung können diese
Schwankungen kostenoptimiert ausgegli-
chen werden. Die Grundlage dafür ist eine
detaillierte Analyse sowie die konsequen-
te Berücksichtigung aller Bedarfstreiber.
Ausgehend von gesammelten Vergan-
genheitsdaten zur Prognose des zukünf-
tigen Arbeitsvolumens – zum Beispiel
Aufträge, zu produzierende Stückzahlen,
Kassentransaktionen,
prognostizierte
Planumsätze, Calls oder Ergebnisse von
Kundenfrequenz-Messungen – entsteht
ein Forecast, der die Basis als Bedarf für
die Personaleinsatzplanung bildet.
Die relevanten Informationen können
aus Vorsystemen in die Bedarfsermitt-
lung einfließen. Das Ziel ist eine genaue
Berechnung des Bedarfs innerhalb
eines flexiblen Zeitraums. Dieser Fore-
cast bildet dann die ideale Basis für eine
äußerst genaue, bedarfsoptimierte Ein-
satzplanung. Durch den konsequenten
Abgleich des prognostizierten Arbeitsvo-
lumens mit den tatsächlich angefallenen
Ist-Stunden lässt sich die Qualität des
Forecasts und damit auch der Personal-
einsatzplanung stetig steigern.
Basierend auf Faktoren wie voraus-
sichtlichem Arbeitsaufkommen, sai-
sonalen Schwankungen, erlaubten
Personalkosten, geplanten Abwesen-
heiten sowie krankheitsbedingten Aus-
fällen wird der optimale Personalbedarf
und -einsatz ermittelt. Hierbei werden
sowohl vergangenheitsbezogene Daten
ausgewertet als auch Ereignisse be-
rücksichtigt, die einen unmittelbaren
Einfluss auf die Bedarfe und den Perso-
naleinsatz haben können. Die Planungs-
genauigkeit kann nach Wünschen des
Kunden erfolgen. Diese Planungsarten
sind unter anderem möglich:
•
stundenbezogene Planung
•
schichtbezogene Planung
•
flexible Zeiträume
•
Tagesplanung
•
Uhrzeitbezogene Planung
•
einstellbare Skalierbarkeit bis auf 15
Minuten
•
Planung von Sonderfunktionen
Schichtbezogene Einsatzplanung
Bei der schichtbezogenen Personalein-
satzplanung werden für jede Planungs-
einheit je Schicht oder Planungsgröße
