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RECHT
_PERSONALAKTE
personalmagazin 01/17
Zuletzt hat der Betriebsrat nach § 80
Abs. 1 Nr. 1 BetrVG darüber zu wachen,
dass die Gesetze durchgeführt und ein-
gehalten werden, die den Arbeitnehmer
begünstigen. Für den Fall der virtuellen
Personalakte bedeutet dies, dass dem
Betriebsrat das Recht zusteht, die Ein-
haltung des BDSG zu überwachen.
Ausblick: Bringt DSGVO Änderungen?
Von zentraler Bedeutung für die zukünfti-
ge Entwicklung des Datenschutzes ist die
am24. Mai 2016 in Kraft getretene EU-Da-
tenschutz-Grundverordnung (DSGVO),
welche ab dem 25. Mai 2018 ihre Wir-
kung entfaltet. Hierdurch soll ein uni-
onsweiter, umfassender Schutz perso-
nenbezogener Daten realisiert werden.
Es zeichnet sich die klare Tendenz ab,
dem Datenschutz auf europäischer Ebe-
ne in Zukunft einen höheren Rang einzu-
räumen. Die Verordnung sieht empfindli-
che Strafen für Verletzungen im Umgang
mit personenbezogenen Daten vor. Zum
gegenwärtigen Zeitpunkt lassen sich je-
doch noch keine konkreten Änderungen
durch die DSGVO für elektronische Per-
sonalakten ablesen, da Art. 82 DSGVO
erlaubt, den Beschäftigtendatenschutz
auf nationaler Ebene zu regeln, sofern
der Mindeststandard der DSGVO einge-
halten ist. Nach aktueller Einschätzung
ist dies mit § 32 BDSG der Fall.
Die Papierakte wird also nicht restlos
verdrängt werden. Auch künftig ist der
Arbeitgeber imeigenen Interesse angehal-
ten, einzelne Schriftstücke in Printform
aufzubewahren. Zudem fällt es in seinen
Aufgaben- und Verantwortungsbereich,
die Sicherheit der digitalisierten Daten zu
garantieren und technische Datenräume
gegen unerwünschte Angriffe von außen
und innen zu schützen. Im Kern gelten
dabei für digitale Akten die gleichen Maß-
stäbe wie für die Papierversionen.
DR. ANDREA PANZER-
HEEMEIER
ist Fachanwältin für
Arbeitsrecht und Partnerin bei
der Kanzlei Arqis in Düsseldorf.
WICHTIGE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN
In der Übersicht sind beispielhaft einige Aufbewahrungsfristen hinsichtlich einzelner in
der Personalakte aufbewahrter Dokumente aufgeführt.
Unterlagen
Aufbewahrungsfrist
Rechtsquelle
Quittungsbelege über
Zahlungen von Arbeitslohn
Zehn Jahre
§ 257 HGB
(Handelsgesetzbuch)
Lohnberechnungsunter
lagen mit Bedeutung für
die Besteuerung
Sechs Jahre
§ 147 Abs. 3 AO
(Abgabenordnung)
Lohnkonten
Bis zum Ende des sechsten Jahres,
das auf die zuletzt eingetragene
Lohnfortzahlung folgt
§ 41 I S. 9 EStG
(Einkommensteuergesetz)
Lohn- und Beitragsabrech-
nungsunterlagen
Bis zum Ablauf des auf die letzte
Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 28f SGB IV
(Sozialgesetzbuch IV)
Unterlagen zur betrieb
lichen Altersversorgung
Sechs Jahre
§ 11 BetrAVG
(Betriebsrentengesetz)
Berufsgenossenschafts
unterlagen
Bis zum Ablauf des auf die letzte
Prüfung nach 28p SGB IV folgenden
Kalenderjahres
§ 28f SGB IV
Kirchensteuer
Sechs Jahre mit dem Lohnkonto
§ 4 II Nr. 8 LStDV (Lohnsteu-
er-Durchführungsverord-
nung); Abschnitt 130 LStR
Fahrtkostenerstattung
Bis zum Ablauf des 6. Kalenderjah-
res, das auf die zuletzt eingetragene
Lohnzahlung erfolgt
§ 41 EStG in Verbindung
mit Abschnitt 38 LStR
Jubiläumszuwendungen
Bis zum Ablauf des 6. Kalenderjah-
res, das auf die zuletzt eingetragene
Lohnzahlung erfolgt
§ 41 EStG in Verbindung
mit Abschnitt 115 LStR
Meldungen an die
Krankenkassen
Bis zum Ablauf des auf die letzte
Prüfung nach § 28p SGB IV folgen-
den Kalenderjahrs
§ 28f SGB IV
Ärztliche Bescheinigungen
über eine arbeitsmedizini-
sche Vorsorgeuntersuchung
nach VBG 100 (Verwaltungs-
berufsgenossenschaft)
Bis zum Ausscheiden des Arbeitneh-
mers aus dem Unternehmen
§ 11 BGV A4 (Berufsgenos-
senschaftliche Vorschriften)
Lärmbereichsmessungen
30 Jahre
§ 7 BGV B 3
Mutterschutz
Zwei Jahre
§ 19 Abs. 2 MuSchG
(Mutterschutzgesetz)
die Führung elektronischer Personalak-
ten dar, mit welcher – in engen Grenzen
– auch von Bestimmungen des BDSG ab-
gewichen werden kann.
Der Betriebsrat muss ferner zustim-
men, wenn der Arbeitgeber Personalfra-
gebögen erstellt oder dadurch Daten in
der elektronischen Personalakte erhebt,
§ 94 Abs. 1 BetrVG. Ohne Zustimmung
durch den Betriebsrat besteht kein Recht
für den Arbeitgeber zur Speicherung. So-
fern dieser die digitale Personalakte auch
für die Personalplanung einsetzt, etwa
als Entscheidungsgrundlage für Wei-
terbildungsmaßnahmen, muss er den
Betriebsrat gemäß § 92 Abs. 1 BetrVG
rechtzeitig und umfassend unterrichten
und Beratungen hierzu aufnehmen.
