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01/17 personalmagazin
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an
eines Gerichtsprozesses ergeben, wenn
er Dokumente ausschließlich in ein-
gescannter Form vorlegen kann. Der
Prozess des Einscannens bedeutet näm-
lich, dass kein weiteres Original eines
Dokuments angefertigt wird, sondern
vielmehr ein Abbild hiervon entsteht.
Es unterliegt im Einzelfall der freien
Beweiswürdigung des Gerichts, wel-
che Beweiskraft diesen Dokumenten
zukommt. Darüber hinaus erfordert ei-
ne ordnungsgemäße Buchführung die
vorschriftsmäßige Übertragung des je-
weiligen Dokuments auf das Speicher-
medium, eine ordnungsgemäße Ablage
und Wiedergabe sowie eine korrekte
Verfahrensdokumentation.
Das Bundesfinanzministerium hat,
ausgehend von der handelsrechtlichen
und steuerrechtlichen Anforderung der
„ordnungsmäßigen“ Archivierung mit
seinem Schreiben vom 7. November 1995
die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-
gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
definiert. Die Anforderungen an die ord-
nungsmäßige Wiedergabe für den Zugriff
der Finanzbehörden auf elektronische Ar-
chive im Rahmen der Außenprüfung sind
durch das Schreiben vom 16. Juli 2001
„Grundsätze zum Datenzugriff und zur
PrüfbarkeitdigitalerUnterlagen“(GDPdU)
entwickelt worden. Diese sind nun mit
Wirkung zum 1. Januar 2015 abgelöst
worden durch die „Grundsätze zur ord-
nungsmäßigen Führung und Aufbewah-
rung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff“ (GoBD).
Betriebsrat darf mitbestimmen
Bei der Einführung und Handhabung
einer elektronischen Personalakte steht
dem Betriebsrat ein Mitbestimmungs-
recht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
zu. Der Arbeitgeber benötigt also eine
Einigung mit dem Betriebsrat hinsicht-
lich elektronischer Personalakten. Hier
bietet sich der Abschluss einer ent-
sprechenden Betriebsvereinbarung an.
Denn eine solche stellt eine wirksame
datenschutzrechtliche Grundlage für
teren Vorteil. Die Administration kann
Akten so verschlüsseln, dass diese nur
einen eingeschränkten Einblick gewäh-
ren und personenbezogene Daten ledig-
lich von ausgewählten Einzelpersonen
gesichtet werden können (sogenanntes
differenziertes Berechtigungskonzept).
Aufbewahrungsfristen und -rechte
Es existieren primär aus handels-, steu-
er- und sozialversicherungsrechtlichen
Vorschriften verschiedene gesetzliche
Aufbewahrungsfristen des Arbeitgebers
hinsichtlich einzelner Dokumente der
Personalakte (siehe Übersicht). Dane-
ben existieren für den Arbeitgeber auch
Aufbewahrungsrechte, zum Beispiel auf-
grund von Verjährungsfristen. Im Übri-
gen sind regelmäßig mit Beendigung des
Arbeitsverhältnisses die Inhalte der Per-
sonalakte zu löschen.
Die Berechtigung des Arbeitgebers,
Unterlagen zu speichern, muss zudem
so lange bestehen, wie entsprechende
Verjährungsfristen für Ansprüche der
Arbeitnehmer existieren. Ansprüche der
Arbeitnehmer auf Lohn oder Gehalt und
damit zusammenhängende Ansprüche
aus dem Arbeitsverhältnis unterliegen
der regelmäßigen Verjährungsfrist nach
§ 195 BGB. Auch auf Schadensersatz-An-
sprüche findet diese Frist Anwendung,
sie beträgt drei Jahre. Nach § 199 BGB
beginnt die regelmäßige Verjährung mit
dem Schluss des Jahres, in dem der An-
spruch entstanden ist.
Ferner muss der Arbeitgeber dazu
berechtigt sein, sämtliche, für einen
potenziellen Kündigungsschutzprozess
notwendige Unterlagen – wie beispiels-
weise Abmahnungen –so lange auf-
zubewahren, wie ein solcher Prozess
angestrengt werden kann.
Archivieren und Aufbewahren
Die elektronische Personalakte wird
die Printform nicht vollständig ersetzen
können. Der Gesetzgeber ordnet verein-
zelt eine unumstößliche Schriftform an.
Diese erfüllt zumeist eine Warnfunktion
oder dient der besseren Beweisbarkeit.
Hierzu gehören zum Beispiel Aufhe-
bungsverträge und nachvertragliche
Wettbewerbsverbote. Diese Dokumente
können daher nicht durch eine digitale
Version ersetzt werden.
Ebenfalls können sich Beweisschwie-
rigkeiten für den Arbeitgeber im Fall
Alles digital? In der Personalakte
müssen einige Dokumente auch
auf Papier aufbewahrt sein.
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