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RECHT
_PERSONALAKTE
personalmagazin 01/17
I
m Zeitalter der Digitalisierung le-
gen immer mehr Unternehmen
Personalakten (ausschließlich) in
elektronischer Form an. Die Vortei-
le virtueller Dokumentensammlungen
liegen auf der Hand. Die Aktenschränke
weichen einem platzsparenden Daten-
träger und gerade größere Unternehmen
benötigen weniger Sachbearbeiter in der
Personalabteilung. Zudem können meh-
rere Personen gleichzeitig auf Dokumen-
te zugreifen und diese schneller sowie
effizienter bearbeiten.
Die digitale Personalakte muss dabei
nicht nur den Vorgaben des Arbeits-
rechts genügen, sie unterliegt auch den
Regelungen eines sich immer stärker
ausprägenden Datenschutzes. Arbeitge-
ber müssen daher unterschiedliche Vo-
raussetzungen beachten, wollen sie eine
elektronische Personalakte (zur Definiti-
on siehe Kasten) anlegen.
Von
Andrea Panzer-Heemeier
Ganz ohne Papier geht‘s nicht
ÜBERSICHT.
Bei der Einführung der digitalen Personalakte ist das Datenschutz- und
das Arbeitsrecht zu beachten. Arbeitgeber müssen daher die Vorgaben genau kennen.
Entscheidet sich der Arbeitgeber, eine
Personalakte zu führen, muss diese nach
der Rechtsprechung ein möglichst voll-
ständiges, wahrheitsgemäßes und sorg-
fältiges Bild über die persönlichen und
dienstlichen Verhältnisse des Bedienste-
ten wiedergeben. Den Arbeitgeber trifft
zudem die Pflicht, die Personalakte sorg-
fältig zu verwahren und ihren Inhalt ver-
traulich zu behandeln. Dies ergibt sich
schon aus dem allgemeinen Persönlich-
keitsrecht der betroffenen Mitarbeiter.
Zugriffe auf digitale Akte regulieren
Unabhängig von der Frage, ob der Ar-
beitgeber eine physische oder elek
tronische Personalakte führt, sind die
Vorschriften des Datenschutzrechtes zu
beachten. Diese sind (noch) geregelt im
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), spe-
ziell in § 32 BDSG. Eine Einwilligung
setzt die Führung einer (elektronischen)
Personalakte durch den Arbeitnehmer
daher nicht voraus, sofern die Inhal-
te erforderlich sind zur Begründung,
Durchführung oder Beendigung des Be-
schäftigungsverhältnisses.
Das BDSG enthält diverse Rechte der
Mitarbeiter. Zum einen regelt § 35 BDSG,
dass gespeicherte Daten der Richtigkeit
entsprechen müssen. Der Arbeitnehmer
hat daher als Betroffener das Recht zur
Korrektur, wenn gespeicherte Inhalte
ein verzerrtes Bild seiner Person wieder-
geben oder schlichtweg falsch sind. Die
Unrichtigkeit kann der Arbeitnehmer
ohne Weiteres feststellen, indem er von
seinem Recht auf Einsichtnahme in die
Personalakte gem. § 83 Betriebsverfas-
sungsgesetz (BetrVG) Gebrauch macht.
Diese Norm hat individualrechtlichen
Charakter und gilt daher auch in Betrie-
ben, in denen kein Betriebsrat existiert.
Der Arbeitgeber darf zudem keine
Geheimakten pflegen und muss seinem
Arbeitgeber einen vollumfänglichen
Einblick in die ausgedruckte Version
der Akte gewähren. Insoweit gelten für
die digitale Personalakte die gleichen
Maßstäbe wie für die Papierakte. Zudem
kann der Betroffene nach § 34 BDSG
eine schriftliche Auskunft darüber ver-
langen, welche Daten zu seiner Person
gespeichert werden.
Für die elektronische Personalakte for-
dert die Rechtsprechung zur Einhaltung
des Gebotes der Vertraulichkeit eine dif-
ferenzierte Vergabe von Zugriffsrechten
für Personalabteilung, Gehaltsabteilung
und Vorgesetzten. Eine Datenbank ist al-
so vor unbefugten Zugriffen zu schützen
und der Personenkreis kleinzuhalten,
der mit Personalakten arbeitet. Hierbei
eröffnet die digitale Technik einen wei-
Jedes Unternehmen hat sie und jedes nutzt sie: Was unter einer Personalakte zu ver-
stehen ist und warum es keine allgemeinen gesetzlichen Regeln dazu gibt.
Unter einer Personalakte versteht man jede Sammlung von Unterlagen, die sich auf die
Person des Arbeitnehmers bezieht, unabhängig von deren Form, Material sowie der
Stelle, an der die Sammlung geführt wird. Sie sind aus der Unternehmenspraxis nicht
wegzudenken und stellen für den Arbeitgeber eine unverzichtbare Informationsquelle
dar. Da keine gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber besteht, Personalakten
anzufertigen, ist auch nicht geregelt, welche Informationen in dieser zu sammeln sind.
Arbeitnehmer-Unterlagen sammeln
DEFINITION
