Standteam-Briefing ist ebenso Bestandteil einer gemeinsamen
persönlichen Besprechung mit allen Teammitgliedern. Beim
Briefing sollte alles Relevante angesprochen werden:
• die Basisinformationen zur Messe (Ort, Zeitraum, Halle,
Standnummer)
• die Zielsetzungen der Messebeteiligung
• die Besucherstruktur der Messe
• die Zielgruppen, die das ausstellende Unternehmen errei-
chen will, und ein Überblick der Maßnahmen zur Besucher-
werbung
• das Standkonzept (Messestand, Standzonierung, Themen,
Exponate)
• Informationen zu allen Neuheiten, Fokusthemen, Events
am Stand
• Informationen zu allen Maßnahmen und Terminen für die
weitere Messe- und Teamvorbereitung.
Vor Messebeginn sollten alle wichtigen Inhalte durchge-
sprochen und erklärt werden. Dabei ist es zweckmäßig, alle
messe- und einsatzrelevanten Informationen (in alphabe-
tischer oder thematischer Reihenfolge sortiert) als schriftliches
Handout für jedes Teammitglied aufzubereiten. Ein solches
Handout schafft eine einheitliche Informationsbasis für alle
Teammitglieder und vereinfacht die Organisation. Stellen Sie
zudem sicher, dass dieses Handout über die unternehmensin-
ternen Kommunikationskanäle verbreitet wird und dass alle
Standmitglieder (auch später anreisende) die „Standteam In-
formation von A-Z“ erhalten.
Für die Messeschulung sollte man einen halben oder ganzen
Tag einplanen. Oftmals kann es sinnvoll sein, die Vorberei-
tung einem externen Messetrainer zu übertragen. Frische Im-
pulse und ein Blick von draußen haben noch nie geschadet.
Es geht bei der Messeschulung um die gemeinsame Vorberei-
tung für den wirkungsvollen Teamauftritt – mit Freude und
Engagement. Die Arbeit auf dem Messestand unterscheidet
sich enorm vom Alltagsgeschäft. Viele verschiedene Besu-
chertypen mit unterschiedlichen Anforderungen, kaum indi-
viduelle Vorbereitungszeit für das nächste Gespräch und ein
öffentlicher Arbeitsplatz machen jede Messe anstrengend. Es
ist viel Flexibilität beim Verhalten und in der Kommunikation
notwendig. Das auf der Messe präsentierte Produkt-/Service-
portfolio mit den wichtigsten Highlights muss zunächst allen
bekannt sein. Dies schafft Orientierung und gibt Sicherheit.
Der weitere Fokus liegt dann in der optimalen Besucherbetreu-
ung. Die Besucher erwarten Aufmerksamkeit und Engagement
sowie einen Dialogpartner, der individuell und konkret Fragen
beantwortet und Fachwissen verständlich kommuniziert. Des-
halb sollte die Messeschulung folgende Punkte auf der Agenda
haben:
• die optimale Vorbereitung und Durchführung des Stand-
team-Briefings
• ein Training des Standteams in Sachen persönlicher Auftritt
und Teamgeist
• ein Training zum Umgang mit verschiedenen – auch mit
schwierigen – Besuchertypen
• Informationen zur optimalen Vorgehensweise bei der Besu-
cherbetreuung
• Tipps zur aktiven Besucheransprache und Tipps zu den Ge-
sprächstechniken (Vorgehen und Struktur) für das Messe-
gespräch – es geht auch um eine zügige Qualifizierung der
Besucher
• die Art der besucherfokussierten Kommunikation von Pro-
dukthighlights und Services (Was wollen wir sagen? Was
wollen wir fragen?)
• die richtige Dokumentation von Gesprächen (Was wurde
an Informationen gesammelt? Wie halten wir Informatio-
nen in einer qualifizierten Gesprächsnotiz fest? Wie werden
die Gesprächsnotizen verarbeitet? Wer bekommt welche In-
formationen für die Nachbereitung zur Verfügung gestellt?
Was wurde an ersten Schritten konkret zugesagt, um ein
Geschäft anzubahnen?)
• den Umgang mit schwierigen Situationen oder schwierigen
Personen, die zum Beispiel auf den Stand stürmen, um sich
über etwas zu beschweren oder eine (lange zurückliegende)
Reklamation vorzutragen
• Vorbereitung auf den Einsatz und die Verwendung von
Ansprache- und Kommunikationstools wie multimediale
Präsentationen, Live-Vorführungen, Mitmachaktionen oder
Gewinnspiele
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