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34
Tagen
04_2016
• Vorbereitung auf den Umgang mit unerwarteten Situati-
onen: Wie gehen wir mit bestimmten Besuchergruppen wie
Lieferanten, Bewerbern, Medienvertretern oder Wettbewer-
bern um? Was ist bei der Weiterleitung von Kunden an den
persönlichen Ansprechpartner zu beachten? Wie überbrü-
cken wir Wartezeiten für Besucher? Wer darf in welchem
Umfang welche Getränke oder Snacks anbieten?
• Erarbeitung einer Argumentationsübersicht für aktuelle
Themen und Fragen
• Wie gelingt eine kontinuierliche Teammotivation? Ist jedem
klar, welchen Beitrag er für einen erfolgreichen Auftritt des
Unternehmens leistet?
• Erarbeitung eines möglichst umfassenden Messe-Knigges
mit dem externen Trainer.
Ein Messe-Knigge kann helfen
Ein Messe-Knigge ist ein kurzer, komprimierter Leitfaden
für das Auftreten und Verhalten des Standteams während
der Messe. Und es ist eine Zusammenfassung von Dos und
Don‘ts. Im optimalen Fall wird der Messe-Knigge während der
Messe-Schulung gemeinsam mit dem externen Trainer erar-
beitet. Um einen einheitlichen Auftritt zu gewährleisten, sollte
das Standpersonal in folgenden Punkten auf eine einheitliche
Linie gebracht werden:
• das persönliche Auftreten (Bekleidung, Auftreten und Aus-
strahlung)
• die Art der Arbeit im Team (Absprachen, Betreuung von
Exponaten, Pausenregelungen)
• das Verhalten im Umgang mit Besuchern (Ansprache, Be-
treuung, Beratung, Weiterleitung, Bewirtung)
• das Verhalten auf dem Stand (genaue An- und Abmeldemo-
dalitäten)
• das Verhalten in Leerlaufzeiten
• die Nutzung mobiler Endgeräte
• die Vermeidung von einer internen Gruppenbildung durch
die Mitarbeiter am Stand (die davon ablenken kann, Men-
schen, die an den Stand kommen, gezielt und konzentriert
anzusprechen).
Am Vorabend des ersten Messetags sollte es eine „Messe-Kick-
off-Veranstaltung“ geben. Dabei geht es um Fokussierung,
Motivation und die letzten Vorbereitungen vor Messebeginn.
Mit externer Unterstützung durch einen Coach wird das Team
auf dem Stand kompakt und final für den erfolgreichen Mes-
sestart vorbereitet. Jeden Morgen rund eine halbe Stunde vor
Messebeginn bereitet die Standleitung das Team für den Tag
vor. Was ist heute wichtig? Wo liegt heute der Fokus? Welche
Termine, Veranstaltungen, Aktionen auf dem Stand oder au-
ßerhalb finden heute statt? Neu ankommende Standteam-Mit-
glieder werden eingewiesen. Am Abend jedes Messetags sollte
auch eine kurze Abschlussbesprechung durchgeführt werden:
• Wie war der Tag?
• Gab es besondere Ereignisse?
• Was ist gut gelaufen?
• Was muss direkt verbessert werden?
• Gibt es kurzfristige Änderungen zur Planung?
Jeder sollte seine Eindrücke mit dem Team teilen. Außerdem
gilt: Anerkennung, Lob und Motivation sind morgens und
abends willkommen.
Messe-Coaching während der Messe
Optimal ist es, wenn das Standteam während der Messe von
einem Messe-Coach, der als Teammitglied dabei ist, begleitet
wird. Ein Coach ist eine aktive Verbindungsstelle innerhalb
des Teams bei Engpässen, Fragen, besonderen Situationen.
Als persönlicher Ansprechpartner für die Standleitung hilft der
Messe-Coach bei der Koordination und Optimierung während
der Messelaufzeit. Zu seinen Aufgaben gehört es auch, Team-
Feedback zu geben. Kein Messeauftritt ist perfekt. Darum ist
es umso wichtiger, aus Fehlern zu lernen. Auch dabei kann
der Coach helfen.
Aber gerade auch das Feedback der einzelnen Stand-Mitar-
beiter vor Ort muss der Unternehmensleitung wichtig sein.
Denn das Messeteam wird mit Planungsfehlern und subop-
timalen Abläufen als Erstes konfrontiert. Fragen Sie als Chef
nach. Holen Sie sich Feedback schriftlich vom Standteam. Und
bereiten Sie die Ergebnisse transparent für alle auf. Ein Ab-
R
Anna-Katharina Esche
Dipl.-Betriebswirtin mit dem Fokus
Messe-, Veranstaltungs- und Kongress-
management (BA), verantwortet seit 16
Jahren als geschäftsführende Gesell-
schafterin der Fairconcept GmbH den Geschäftsbereich
Beratung, Coaching und Training für vertriebsorientiertes
Messemarketing. National und international ist Anna-Katha-
rina Esche als Referentin, Trainerin und Beraterin für Ausstel-
ler, Veranstalter und Verbände im Einsatz.
Fairconcept GmbH
Kobellstraße 3, D-80336 München
Tel. +49 (0)89 523006-76,
AUTORIN
Buchtipp.
Anna-Katharina Esche, Lars Lockemann: „Messen
professionell managen – das Handbuch für Messeorganisation,
Verlag Business Village, Göttingen 2016, 24,80 Euro.
