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VERMARKTUNG & MANAGEMENT
I
DIGITALISIERUNG
2. BUCHHALTUNG UND ABRECHNUNG
Bereits seit 1993 bieten die Banken in
Deutschland Onlinebanking an. Die ers
ten Hausverwaltungsprogramme haben
auch ab diesem Zeitpunkt schon die elek-
tronische Verbuchung von Kontoauszü-
gen angeboten. Das ist somit 26 Jahre
her, und man muss sich die Frage stellen,
warum nach einem so langen Zeitraum
eine elektronische Buchhaltung immer
noch nicht selbstverständlich ist. Gera-
de in diesem Bereich lässt sich durch die
vollständige Abwicklung der Buchhaltung
eine enorme Personalkostenreduzierung
herbeiführen.
Gerade im Zeitalter des Fachkräfte
mangels sollte dies Ansporn genug sein.
Nebeneffekte bei der elektronischen Buch-
haltung sind, dass auch alle Buchungs
belege digital erfasst sind und man so die
Möglichkeit hat, auch unterjährig den
Beiräten und den Hauseigentümern die
Unterlagen zur Verfügung zu stellen. In
der Spitze bedeutet dies, dass selbst eine
Belegprüfung durch den Beirat bereits on-
line erfolgen kann. Allein in der Verkür-
zung der Belegprüfungszeiten liegt eine
enorme Ersparnis.
3. KOMMUNIKATION
Ist es wirklich schon
digital, eine E-Mail zu senden und zu
empfangen? Sicherlich nicht.
In Zukunft wird es bestimmt selbst-
verständlich sein, dass jede Hausverwal-
tung eine eigene Kundenapp betreibt.
Über diese App hat jeder Eigentümer oder
jeder Bewohner die Möglichkeit, mit sei-
nem Verwalter zu kommunizieren. Seine
Schadensmeldungen, die gleich mit Fotos
und Beschreibung aufgegeben werden,
oder die Schlüsselbestellung – alles kann
über die App abgewickelt werden. Selbst
in Buchhaltungsfragen erhält der Kunde
die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen, um
somit selbst – bei Fragen – den Sachverhalt
zu klären.
Über die App ist auch ein komplettes
Archivsystem möglich, sodass dem Kun-
den sämtliche überlassene Unterlagen je-
derzeit zur Verfügung stehen. Dies führt
gleich zum nächsten Punkt der Digitali-
sierung.
4. TICKETSYSTEM
Wie wäre es, wenn die
über die App eingegangene Schadensmel-
dung einen internen „digitalen Vorgang“
auslöst? Die Schadensmeldung kann
gleich an einen Handwerker delegiert
werden, der dann direkt mit der Reparatur
oder mit einer Angebotsabgabe beauftragt
wird. Selbst die Schadensbeseitigungs
meldung und der Rechnungseingang kön-
nen dann elektronisch abgebildet werden
und sind damit jederzeit nachvollziehbar.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Der
Mitarbeiter kann jederzeit alle seine Pro-
zesse mit aktuellem Status einsehen; bei
Krankheit oder Urlaub kann jeder Kollege
ohne große Recherchen die Vorgänge ein-
sehen und weiterführen.
Dies kann so weit gehen, dass sogar
die betroffenen Eigentümer oder Bewoh-
ner Einsicht in die Vorgänge bekommen.
Selbst Beiräte können so jederzeit die
Abwicklung (zum Beispiel die Beschluss-
abarbeitung) verfolgen. Durch diesenVor-
gang sind enorme Zeitersparnisse mög-
lich. Auch hierzu bieten Unternehmen
Hilfe an, die sich auf das Thema Kommu-
nikation spezialisiert haben.
Wir sehen, dass noch ein
langer Weg vor uns liegt.
Wir sollten gemeinsam
anfangen ihn zu gehen.
5. CONTROLLING
Ein positiver Neben-
effekt der Digitalisierung ist das Thema
Controlling. Wenn alle Prozesse digital
erfasst sind, besteht die Möglichkeit, die-
se auch auszuwerten. Dies fängt bei der
Rentabilität der Objekte an und hört bei
der Effektivität des Mitarbeiters auf.
Wenn sämtliche Prozesse erfasst sind,
können diese auch zeitlich ausgewertet
werden. Zum Beispiel ist es möglich, über
eine Tapi-Schnittstelle die Telefon
anlage
mit der Hausverwaltungssoftware zu
verbinden und so jedes Gespräch einem
Prozess und damit einem Objekt und
einemMitarbeiter zuzuordnen. Wenn die
zeitliche Zuordnung dann noch über die
Buchhaltung, die Prozesse und die Vor-
Ort-Einsatzzeiten erfasst wird, liegt eine
komplette Rentabilitätsberechnung jedes
einzelnen Objekts vor. Somit ist es bei
jeder Vertragsverlängerung möglich, die
tatsächlichen Aufwendungen nachzuwei-
sen, umeine entsprechende Erhöhung der
Gebühren durchzusetzen.
Wir sehen also, dass noch ein langer
Weg vor uns liegt. Wir sollten gemein-
„Verwaltungsprogramme
bieten seit 1993 die
elektronische Verbu-
chung von Kontoauszü-
gen an. Warum ist nach
einem so langen Zeit-
raum die elektronische
Buchhaltung immer noch
nicht selbstverständ-
lich?“
