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Einfügen der bedingten Formatierung
«Datenbalken»
Übertragen Sie alle Abweichungen aus Spalte E
in Spalte F, die Sie als Datenbalken darstellen
möchten und markieren Sie diese. Öffnen Sie
dann über Start > Bedingte Formatierung > Da-
tenbalken > Weitere Regeln das Menü zur be-
dingten Formatierung «Datenbalken». Wählen
Sie den ersten Regeltyp «Alle Zellen basierend
auf ihren Werten formatieren» aus. Setzen Sie
im Bereich «Regelbeschreibung bearbeiten» ei-
nen Haken bei «Nur Balken anzeigen». Nun kön-
nen Sie im Bereich «Balkendarstellung» noch die
Farbe «grün» für die positiven Abweichungen
auswählen. Das ist alles (vgl. Abbildung 5). Die
negativen Abweichungen werden automatisch
«rot» eingefärbt (eine Änderung ist über den But-
ton «Negativer Wert und Achse ...» möglich).
Praxis-Tipp
Datenbalken in separate Spalten
einfügen
Lassen Sie bei der Hervorhebung von Abwei-
chungen mittels «Datenbalken» immer die
Zahlenwerte in einer separaten Spalte ste-
hen (im Beispiel Spalte E) und fügen Sie die
Datenbalken daneben ein (Spalte F). Andern-
falls überschneiden sich Balken und Zahlen-
beschriftung, was die Lesbarkeit erschwert.
Lügenfaktor vermeiden:
Diagramme mit dem richtigen
Maßstab darstellen
Mit «Lügenfaktor» werden hier alle absichtlich
oder unbeabsichtigt missgestalteten Diagram-
me abgestempelt, die man leider in zahlreichen
Sparklines: Tabellen mit Trend-
Diagrammen aufwerten
Ein kleines Diagramm kann wunderbar dabei
helfen, einen Trend besser zu erkennen. Ab der
Version Excel 2010 wird die Funktion «Sparkli-
nes» angeboten. Sie bietet selbst für den Tabel-
len- und Zahlenliebhaber eine gelungene Auf-
wertung seiner Daten, da Trends einfach bes-
ser wahrgenommen werden können. Sparkli-
nes ermöglichen es, visuelle Darstellungen von
Daten mit nur einem Klick zu erstellen. Dadurch
lassen sich Daten leichter erfassen und die Lei-
tung der Finanzabteilung kann Trends direkt
analysieren. Es empfiehlt sich, beim Einfügen
von Sparklines auf die Variante «Linie» zu ver-
zichten und lediglich die Variante «Säule» zu
benutzen, da ein einfaches Säulendiagramm
den Unterschied von einem Datenpunkt zum
anderen anschaulicher aufzeigt als eine Linie,
bei der kleinere Unterschiede optisch gar nicht
wahrgenommen werden können.
Sparklines einfügen
Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die
Sparklines erscheinen sollen. Um die «Trendlini-
en» dann einzufügen, wählt man über den Rei-
ter «Einfügen» unter «Sparklines» die Variante
«Säule» aus. Es öffnet sich das Fenster «Spark-
lines erstellen». Nun kann im Feld «Datenbe-
reich» die Zelle ausgewählt werden, in der die
Sparklines eingefügt werden sollen. Im Beispiel
ist es die Zelle W9. Im Feld «Positionsbereich»
wählt man nun den Zellenbereich aus, der als
Sparkline dargestellt werden soll. Dies ist im-
mer der Zahlenbereich. Im Beispiel ist es der
Bereich T9:V9, der die Zahlen der Eigenkapital-
quote enthält (vgl. Abbildung 3). Dann kann der
Inhalt der Zelle W9 einfach in die darunter fol-
genden Zellen kopiert werden.
Überfrachtung vermeiden
Man sollte im Vorfeld überlegen, für welche
Kennzahlen ein Trend für den Empfänger sinn-
voll ist, da bei zu vielen Trendlinien (mehr als 12
pro Seite/Ansicht) eine Überfrachtung eintritt.
I. d. R. sind 4-6 Trendlinien für die wichtigsten
Kennzahlen eine gelungene Möglichkeit zur
Hervorhebung und ein Stilmittel, mit dem Daten
sinnvoll visualisiert werden können.
Bedingte Formatierung von
Datenbalken: Erklärungswürdige
Abweichungen in Tabellen
verständlich hervorheben
Kennen Sie das? Lange Datentabellen ver-
schwimmen nach wenigen Minuten anstrengen-
dem Hinschauens langsam aber sicher vor dem
Auge. Machen Sie mehr aus Ihren Tabellen und
sagen Sie langen Zahlentapeten den Kampf an.
Dafür arbeiten Sie mit einer zusätzlichen Spalte,
welche die Abweichungen als Datenbalken dar-
stellt. Hierdurch wird der Leser visuell auf die
größten Abweichungen hingewiesen und «sieht»
diese sofort, anstatt erst mühsam die ganze Ta-
belle «lesen» zu müssen (vgl. Abbildung 4).
Abb. 2: Pivot-Tabellen aus Daten mit mehr als 4 Spalten erstellen
Abb. 3: Sparklines zur Trendvisualisierung
Auswertungen im Excel optimieren
