Schwerpunkt
personalmagazin 12.18
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Foto: Spohler/Condor/laif
Auch in der Produktion, in der die Ankündigungsfristen kür-
zer werden, genügt es nicht, allein Vergangenheitsdaten und
Auftragseingänge zurate zu ziehen. „Ich muss schauen, welche
Muster ich in der Vergangenheit erkennen kann und zusätzlich
Sondereffekte wie Feiertage oder Ferienstart miteinbeziehen.
Dann gilt es, Muster und Trends aus der Vergangenheit in die
Zukunft zu extrapolieren“, erklärt Dr. Jörg Herbers, Leiter des Ge-
schäftsbereichs Workforce Management bei Inform. Letztendlich
gehe es darum, eine möglichst gute Vorhersage für die Zukunft
zu treffen – in Ermangelung von zukunftsbezogenen Daten. Mo-
derne PEP-Lösungen könnten hier sehr gute Ergebnisse liefern.
2. Die Mitarbeiter werden in die
Planung mit einbezogen
Eine systematische Erfassung des zu erwartenden Arbeitsauf-
kommens und eine darauf ausgerichtete Steuerung des Perso-
nals ist in vielen Industriebetrieben bereits Realität. „An dieser
Effizienzschraube weiterzudrehen, ist in einigen Unternehmen
schon gar nicht mehr möglich“, sagt Jörg Herbers. „Wenn sie
besser werden wollen, können sie das nur unter Einbeziehung
der Mitarbeiter. Das heißt, sie müssen den persönlichen Flexibili-
tätsanforderungen der Mitarbeiter gerecht werden.“
Das ist insbesondere vor dem Hintergrund der knapper wer-
denden Personalressourcen wichtig. Damit kommt der Mitarbei-
terbindung und -gewinnung eine größere Rolle zu. Unterneh-
men, die auf der einen Seite von ihren Mitarbeitern maximale
Flexibilität fordern, müssen auf der anderen Seite die Mitarbeiter
in die Planungen einbinden und die Arbeitszeit bestmöglich
mit den Mitarbeiterinteressen vereinbaren. Das heißt: Die Soft-
ware muss es den Mitarbeitern ermöglichen, ihren Dienstplan
zu beeinflussen, Wünsche und Verfügbarkeiten einzugeben.
Softwaretechnisch umgesetzt wird das unter anderem durch
ein Wunschbuch, in dem die Mitarbeiter ihre eigenen Wünsche
und Bedarfe eintragen können. „Das wird von den Unternehmen
stark nachgefragt. Auch die Nachfrage nach einem Schicht-Doo-
dle wird immer größer“, sagt Gunda Cassens-Röhrig, Geschäfts-
führerin Produkte & Services bei GFOS. „Hier veröffentlicht der
Planer Bedarfe und die Mitarbeiter tragen sich auf diese Bedarfe
ein. Das ermöglicht eine selbstbestimmte Planung“, erklärt sie.
3. Die Abstimmung geht per App
Ihren flexiblen Dienstplan erhalten viele Mitarbeiter heute mit-
tels einer App, damit sie auch von unterwegs oder zu Hause ihre
Wünsche eintragen oder Informationen abrufen können. Doch
nicht nur die Mitarbeitereinbindung hat sich dadurch verbessert,
auch die Arbeit der Planer hat sich vereinfacht. „Wenn der Planer
kurzfristige Umplanungen wegen Krankheit durchführen muss
und Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern anfragt, können sich
diese sofort über ihr Mobiltelefon anmelden und die Arbeits-
zeitänderung mobil bestätigen“, erklärt Gunda Cassens-Röhrig.
„Das führt zu einem Kulturwandel im verantwortlichen Um-
gang mit den Arbeitszeiten – nicht nur für die privaten Bedürf-
nisse, sondern auch in der Vereinbarkeit mit den betrieblichen
Interessen – und zu einer größeren Mündigkeit und Agilität im
Umgang mit dem Thema Arbeitszeit“, ergänzt Jörg Herbers. Das
heißt auch, dass die Software 24 Stunden pro Tag, sieben Tage
pro Woche verfügbar sein muss. Wer es gewohnt ist, rund um die
Uhr online zu shoppen, will auch zum Beispiel amWochenende
oder abends im Kreis der Familie die Arbeits- und Urlaubspla-
nung besprechen und dann seine Wünsche postwendend an den
Arbeitgeber weitergeben.
4. Die Qualifikationen sind im Blick
Die softwaregestützte Personaleinsatzplanung eines Unterneh-
mens beinhaltet idealerweise ein Qualifikationsmanagement:
Nur wenn bekannt ist, ob ein Mitarbeiter über die für eine
Position benötigten Qualifikationen verfügt, kann er auch auf
dieser eingesetzt werden. Dabei geht es zunehmend um einen
Blick in die Zukunft: Die Software stellt automatisch fest, welche
Qualifikationen demnächst ablaufen und erneuert werden müs-
sen. Das funktioniert über intelligente Regeln, die das System
im Hintergrund überwachen. Auch aus einem anderen Grund
wird das Qualifikationsmanagement wichtiger: Die Unterneh-
men gehen dazu über, die vorhandenen Mitarbeiter weiter zu
qualifizieren, wenn sie kein geeignetes Personal am Markt fin-
den. „Sie stellen einen Qualifizierungsplan auf, der beschreibt,
in welcher Zeit eine Qualifikation erreicht werden kann“, sagt
Gunda Cassens-Röhrig. „Das Qualifikationsmanagement muss
Teil des Workforce-Managements sein, denn nur so können die
Unternehmen ihre vorhandenen Daten abgleichen.“
5. Die Software wird intelligenter
Verfahren auf Basis künstlicher Intelligenz (KI) sind in der heu-
tigen PEP-Software angekommen, zum Beispiel bei der automa-
tischen Planvorschlagsgenerierung. „Es gilt, die beste Lösung zu
„Der jeweilige Anwender
braucht nicht das
große Funktionalitäts
monster, das viele Features
hat, die man gar nicht
benötigt, sondern etwas,
das einfach ist und
genau das tut, was es im
eigenen betrieblichen
Kontext tun soll.“
Dr. Jörg Herbers, Inform GmbH
