Workforce Management
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Viele Betriebe steuern ihren Personaleinsatz
schlecht: Krankenhäuser machen Schichtpläne
mit einer Laufzeit von vier Wochen, obwohl
eine langfristige Planung möglich wäre. Neue
Geschäftsmodelle wie Same-Day-Lieferungen
werden mit alten Personalkonzepten umgesetzt,
die für Mitarbeiter teils belastend sein können.
Die Folge: Frust bei allen Beteiligten, der jedoch
vermeidbar wäre. Die Voraussetzung ist, Workforce
Management neu und anders zu denken.
Das Workforce Management muss am betrieblichen Bedarf
ausgerichtet werden. Diese Aussage steht nicht nur in jedem
Lehrbuch, diesem Satz stimmen auch alle HR-Verantwortlichen
zu. Dennoch erleben wir es in unserer Beratungspraxis sehr oft,
dass Unternehmen ihre Auslastungssituationen, aus denen sich
der Personalbedarf in der Höhe und in seinen Schwankungen
im Zeitverlauf ergibt, nicht kennen. Und mit „kennen“ ist ge-
meint, dass die folgenden Fragen im Unternehmen beantwortet
werden können:
• Was sind meine Bedarfstreiber, also woran kann ich erkennen,
wann ich welchen Personalbedarf habe?
• Wie kann ich aus den Bedarfstreibern den Personalbedarf ab-
leiten?
• Wie verteilt sich der Bedarf über das Jahr, von Woche zu
Woche, an den einzelnen Wochentagen und innerhalb der
einzelnen Tage?
• Mit welcher Genauigkeit und in welcher Frist kann ich diesen
Bedarf prognostizieren?
• Wie verteilt sich der Bedarf auf Mitarbeiter unterschiedlicher
Qualifikation?
Bedarf ist oft schon zwischen den Teilbereichen
des Unternehmens unterschiedlich
Die Antworten auf diese Fragen sind von höchster Bedeutung
für eine zielgerichtete Entwicklung von Arbeitszeitmodellen.
Man kann sich vorstellen, dass die Antworten auf diese Fragen
in jedem Unternehmen, ja sogar in jedem Teilbereich eines
Unternehmens, unterschiedlich beantwortet werden.
Gehen wir davon aus, dass die Antworten auf die ersten beiden
der oben gestellten Fragen gegeben sind, dann ergeben sich in
der Praxis sehr unterschiedliche Ausprägungen des Bedarfs.
Das zeigen die folgenden prototypischen Beispiele dreier Unter-
nehmen:
Unternehmen A:
• Starke saisonale Spitze im Sommer, gleichzeitig mit der höchs-
ten Nachfrage nach Urlaub durch die eigenen Mitarbeiter
• Bedarfsschwankung von Woche zu Woche im Bereich von +/-
25 Prozent
• Montag, Donnerstag, Freitag und Samstag deutlich höhere
Bedarfe als Dienstag und Mittwoch
• Wenig Bedarf zwischen 8 und 10 Uhr, hoher Bedarf von 10 bis
16 Uhr, wenig Bedarf von 16 bis 20 Uhr, kein Bedarf von 20 bis
8 Uhr
• Bedarf auf vier Wochen mit einer Genauigkeit von 85 Prozent
prognostizierbar
• Der Bedarf kann ausschließlich durch hoch qualifizierte Mit-
arbeiter gedeckt werden
Unternehmen B:
• Ganzjährig gleichbleibendes Geschäft
• Bedarfsschwankung von Woche zu Woche maximal +/- 5 Pro-
zent
• Gleichbleibende Bedarfe von Montag bis Freitag
• gleichbleibender Bedarf von 6 bis 22 Uhr, abgesenkter Bedarf
von 22 bis 6 Uhr
• Bedarf besteht zum Teil an hoch qualifizierten Mitarbeitern,
aber auch an einfach qualifizierten Mitarbeitern
Unternehmen C:
• Die Auslastung schwankt innerhalb der Wochen eines Jahres
um +/- 30 Prozent
• Saisonspitzen sind nicht verlässlich prognostizierbar
