personalmagazin 10/2018 - page 76

personalmagazin 10.18
PETRA EISENBEIS-TRINKLE ist
verantwortlich für Presse- und Öffent-
lichkeitsarbeit bei Dormakaba.
Self Services für die
Zutrittskontrolle
Mit dem workflowgesteuerten
Zutrittsantrag können die Mitarbei-
ter ihre Zutrittsrechte für andere
Standorte via Self Services bean-
tragen. Vor einer Dienstreise stellen
sie über das System einen Antrag
und wählen für den notwendigen
Zeitraum das gewünschte Zutritts-
profil aus.
und Europa. „Hier haben wir eng mit den
lokalen IT-, Instandhaltungs- und Per-
sonalabteilungen zusammengearbeitet,
denn man kann nicht alles zentral von
Coburg und Bamberg aus steuern“, erläu-
tert Sandro Richter die Vorgehensweise
beim globalen Rollout.
Regional verantwortliche IT-Manager
wurden an Pilotstandorten geschult, um
mit diesemWissen ihre Standorte auf die
Migration vorzubereiten. An mehr als 15
Standorten hat Brose die Installation und
Konfiguration der Geräte komplett selbst-
ständig durchgeführt. Das sparte Zeit und
Geld und machte das Zutrittssystem zu
einer lokalen Aufgabe.
Stufenweise Absicherung
von Büros, Laboren und
Produktionsbereichen
Jeder Standort wurde entsprechend den
zentralen Vorgaben und Sicherheits-
standards abgesichert, die Außenhaut
beispielsweise mit Drehkreuzen und
Online-Lesern. Im Innern schützen On-
line-Leser IT-Serverräume, Büros, Rechen-
zentren, Produktions- und Entwicklungs-
bereiche sowie Labore vor unbefugtem
Betreten. Für Serverräume wird eine
Zwei-Faktoren-Authentifizierung über
Pin-Eingabe verwendet.
In den Eingangs- und Produktionsbe-
reichen sind darüber hinaus Zeiterfas-
sungsterminals installiert, an denen die
Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen.
Die Zutrittskomponenten und die Zeit-
erfassungsterminals kommunizieren da-
bei direkt über eine sichere Internetver-
bindung nach dem https-Protokoll mit
der SAP-Lösung.
Solch ein umfassendes Projekt musste
sorgfältig vorbereitet werden. Zunächst
legte das Unternehmen verbindliche
Hardware-Konfigurationen und Ver-
kabelungs-Standards fest, die für alle
Standorte weltweit gelten. Dann wurde
ein Rollout-Plan erstellt. Das Projekt wur-
de in enger Zusammenarbeit zwischen
den Abteilungen „Zentrale Informations-
systeme“ und „Zentrale Personalabtei-
lung“ durchgeführt. Die IT beispielsweise
zeichnete verantwortlich für das Geräte-
management sowie die Organisation und
Durchführung der Systeminstallation. Die
„Zentrale Personalabteilung“ trägt unter
anderem die Verantwortung für das Pro-
filmanagement.
Vom lokalen Pilotprojekt
zum globalen Rollout in
wenigen Monaten
Im Frühjahr 2016 startete das Unter-
nehmen zunächst mit zwei Pilotinstal-
lationen an den Standorten in Hallstadt
und Bamberg. In Hallstadt stand der
Austausch der Hardware im Mittelpunkt
des Pilotprojekts, in Bamberg ging es um
eine System-Neuinstallation. Bei den Pi-
lotprojekten zeigten sich durchaus An-
fangsschwierigkeiten, da die Technologie
ganz neu war und Brose als Pilotkunde
fungierte. Deshalb haben die Verantwort-
lichen einzelne Punkte optimiert, bis die
Lösung stabil lief.
Anschließend begann der Rollout
mit der Umstellung an 13 Standorten in
Deutschland, der Tschechischen Repu-
blik und in der Slowakei. Später folgten
weitere Standorte in den USA, in Brasilien
Um administrative Tätigkeiten in
den Bereichen Personal und Sicherheit
zu verringern, hat das Unternehmen
Self-Service-Funktionen für die Vergabe
von Zutrittsrechten eingeführt. Hierfür
entwickelte Brose einen sogenannten
workflowgesteuerten Zutrittsantrag. Mit
diesem können die Mitarbeiter des Unter-
nehmens ihre Zutrittsrechte für andere
Standorte des Unternehmens selbst be-
antragen.
In der Praxis funktioniert das wie
folgt: Vor einer Dienstreise stellen die
Mitarbeiter über das System einen An-
trag und wählen für den notwendigen
Zeitraum das gewünschte Zutrittsprofil
aus. Ein Arealverantwortlicher am be-
suchten Standort prüft und genehmigt
den Antrag. Auf diese Weise erfolgt eine
dokumentierte und revisionssichere Ver-
gabe von Rechten. In den vergangenen
anderthalb Jahren haben die Brose-Mit-
arbeiter über dieses System bereits gut
15.000 Anträge gestellt.
Höhere Sicherheit
für die gesamte
Unternehmensgruppe
„Die Ablösung eines gewachsenen Be-
standssystems im laufenden Betrieb ist
herausfordernd“, blickt Sandro Richter
auf den bisherigen Projektfortschritt zu-
rück. „Das ist uns auch dank der engen
Zusammenarbeit mit Dormakaba ganz
gut gelungen“, sagt er. Als wichtigsten
Vorteil der Integration von Zeiterfassung
und Zutrittskontrolle in das SAP-System
nennt er die entfallenden Schnittstellen.
Alles greife jetzt ineinander.
Ein weiterer Pluspunkt stellen aus
seiner Sicht eigene Entwicklungen für
zusätzliche Sicherheit dar: „Durch Ei-
genentwicklungen konnten nützliche
Zusatzfunktionen für den Werkschutz
bereitgestellt werden“, betont der ver-
antwortliche Projektleiter. Dazu gehöre
beispielsweise die Vergabe von Ersatz-
ausweisen und das Sperren von Auswei-
sen über eine grafische SAP-Oberfläche.
Aktuell laufe ein Projekt zur Einführung
eines neuen Ausweises mit höherem Si-
cherheitsstandard und zur Nutzung neu-
er Technologien.
Der Rollout des Zutrittssystems ver-
läuft planmäßig. Bis Ende 2018 wird die
komplette Brose-Gruppe auf das neue
System umgestellt sein.
HR-Management
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