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SPEZIAL
_DIGITAL HR
personalmagazin 05/18
P
rinzipiell lässt sich jeder HR-
Prozess oder Prozessschritt au-
tomatisieren, der elektronisch
abläuft. Das heißt, je stärker ein
Unternehmen digitalisiert ist, desto ein-
facher kann es Teilschritte oder Prozesse
zu automatisch ablaufenden Prozessket-
ten zusammenführen. Wenn beispiels-
weise ein neuer Mitarbeiter eingestellt
wird (Onboarding), benötigt er am ersten
Tag einen Rechner und Zugang zu den
entsprechenden IT-Systemen. Er braucht
Log-in-Daten, einen Eintrag im Active
Directory, Zugriffsrechte auf Freigaben
sowie Zugänge zu internen und exter-
nen Systemen beispielsweise Exchange,
Salesforce oder einem Reisemanage-
ment-System. All das kann, bei entspre-
chender Automatisierung, so ablaufen,
dass der Mitarbeiter der HR-Abteilung
nur noch den Service „Onboarding“
bei der IT-Abteilung beauftragen muss,
beispielsweise über ein Portal. Der Rest
läuft dann automatisch ab.
Genauso können alle Verzeichnisse,
Mailboxen und Anwendungen schnell
wieder gesperrt werden (Offboarding),
wenn ein Mitarbeiter das Unterneh-
men verlässt. Automatisch geht das viel
schneller und außerdem wird in der Re-
gel nichts vergessen. Manchmal ist es
wichtiger, einen Mitarbeiter schnell aus
einem System ab- als anmelden zu kön-
nen, um das Risiko des Datendiebstahls
zu minimieren.
Werden neue Mitarbeiter gesucht, las-
sen sich auch weite Teile dieses Vorgangs
automatisieren. Beim Recruitment in so-
Von
Stephan Orwat
zialen und Karrierenetzwerken können
Profile automatisch gepostet oder per
Suchalgorithmus Mitarbeiter gefunden
werden, die zu der ausgeschriebenen
Position passen.
Automatisierungswerkzeuge: anwen-
dungsspezifisch oder übergreifend
Der Markt für Automatisierungswerk-
zeuge umfasst anwendungsspezifische
und übergreifende Tools. Die anwen-
dungsspezifischen können nur Prozesse
innerhalb einer Anwendung wie dem
HR-Management-System oder innerhalb
eines Karrierenetzwerks automatisie-
ren. Manche sind in der Lage, einzelne
andere IT-Systeme des Unternehmens
wie zum Beispiel Bewerberdatenban-
ken, andere Karrierenetzwerke oder die
Lohnbuchhaltung einzubinden. Das ist
allerdings von Werkzeug zu Werkzeug
unterschiedlich.
Die übergreifenden Automatisierungs-
plattformen können viele oder alle ande-
ren digitalen Prozesse im Unternehmen
in diese Automatisierung einbinden,
sodass der gesamte Arbeitsablauf von
Anfang bis Ende automatisiert werden
kann. Beispiele dafür sind das Onboar-
ding oder Gehaltsabrechnungen. Sie
können idealerweise auch auf Cloud-Ap-
plikationen wie Successfactors zugrei-
fen. So sind den Möglichkeiten für die
Automatisierung keine Grenzen gesetzt.
Den Gesamtprozess im Blick
ÜBERBLICK.
Immer mehr HR-Prozesse laufen digital ab. Das lohnt sich vor allem dann,
wenn Teilschritte zu automatisierten Prozessketten zusammengeführt werden.
Je stärker ein Unternehmen digitalisiert ist,
desto einfacher kann es Teilschritte zu auto-
matisierten Prozessketten zusammenführen.
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