personalmagazin 03/17
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SPEZIAL
_ZEIT, ZUTRITT, PEP
V
iele Personalabteilungen wol-
len mit Employee Self Servi-
ces (ESS) die Kommunikation
mit den Arbeitnehmern effizi-
enter gestalten. Aber wie nehmen Mitar-
beiter Self Services wahr? Begrüßen sie
das Angebot oder stehen sie ihm kritisch
gegenüber? Antworten auf diese Fragen
finden sich in der Art und Weise, wie
ein Unternehmen Self Services gestaltet,
einführt und kommuniziert. Damit diese
von den Mitarbeitern gut angenommen
werden, sollten sie vier Punkte beachten.
Erstens: Mehrwert schaffen
Mitarbeiter akzeptieren die Einführung
digitalisierter Prozesse, wenn sie ihnen
einen persönlichen Nutzen bringen. Am
Beispiel der Arbeitszeiterfassung im
Self Service wird das deutlich: Kollegen
in der Produktion oder dem Schicht-
dienst kennen die Arbeitszeiterfassung
mit Transponder, arbeiten aber wenig
am Computer. Angestellte in der Verwal-
tung sind zwar versiert am Computer,
füllten aber bisher Stundenzettel aus
oder mussten ihre Zeiten nicht erfassen.
Zu Beginn bedeutet die neue Vorgehens-
weise der Zeiterfassung via ESS für die
Mitarbeiter einen zusätzlichen Lern-
und Zeitaufwand. Deshalb erwarten sie
vom Arbeitgeber, dass er ihnen den Ein-
stieg so leicht wie möglich macht. Ein-
fache Workflows, Instruktionen in der
Muttersprache und zentral zugängliche
Computerterminals helfen dabei.
Vor allem muss der Nutzen, der für
die Mitarbeiter entsteht, kommuniziert
Von
Raphaele Rose
Die Akzeptanz der Mitarbeiter
PRAXIS.
In der Zeitwirtschaft haben Self Services einen hohen Stellenwert, werden
aber nicht von allen Mitarbeitern begrüßt. So schaffen Unternehmen Akzeptanz.
werden. Via ESS erhalten sie erstmals
eine umfassende Übersicht über ihre Da-
ten, können diese jederzeit aktualisieren
und kontrollieren. Transparente Zeiten
ermöglichen ihnen, Pausen flexibel zu
planen, Überstunden nachzuweisen
und sich eventuell vom psychologischen
Druck, länger als der Vorgesetzte bleiben
zu müssen, zu befreien. Mit der Erkennt-
nis dieser Vorteile entsteht die Bereit-
schaft, sich auf das Neue einzulassen.
Zweitens: Mehr Service
Transparenz, selbstständiges Handeln,
mobiler Zugriff: Auch wenn diese Vor-
teile von Self Services für die Mitarbei-
ter einsichtig sind, darf es nicht darauf
hinauslaufen, dass sie sich alleingelas-
sen fühlen. Wer seinen Urlaub digital
beantragt, erwartet kurze Reaktionszei-
ten und eine Information zum Antrag
per E-Mail. Wer im Homeoffice oder im
Außendienst arbeitet, freut sich über
ein schnelles Feedback zu seinen digi-
tal angesteuerten Prozessen, beispiels-
weise zu seinem Dienstreiseantrag oder
seiner Anfrage für ein Mitarbeiterge-
spräch. Wer ein Seminar online bucht,
will durch einen elektronischen Kompe-
tenz- und Skill-Abgleich erkennen, wel-
che Weiterbildung für ihn tatsächlich
sinnvoll ist. Darüber hinaus sollte die di-
gitale Genehmigung der Weiterbildung
persönliche Anmerkungen des Vorge-
setzten zulassen.
Für jeden Mitarbeiter gilt: Er möchte
seine Aufgaben und Möglichkeiten als
Nutzer des Programms eindeutig ver-
Mitarbeiter nutzen dann gern Self Services, wenn sie ihnen persönlich nutzen.
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