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03/17 personalmagazin
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24-stündiger Betriebszeit gab es nur sub-
jektive Einschätzungen über den Kapa-
zitätsbedarf und den saisonalen Verlauf
der Arbeitsmengen. Auf dieser Basis gab
es einen über das ganze Jahr gleichblei-
benden, rollierenden Schichtplan. Frei-
zeitwünsche der Mitarbeiter wurden
fast immer gewährt. Es kam regelmäßig
zu Unterbesetzungen, über die sich die
Mitarbeiter beschwerten. In der Folge
wurden neue Stellen besetzt, dennoch
kam es immer wieder zu Überlastungen.
Eine objektive Analyse des Perso-
nalbedarfs ergab schließlich, dass es
sowohl saisonal als auch innerhalb der
einzelnen Wochen zu ausgeprägten Be-
darfsspitzen kam. Zudem wurde klar,
dass der Bereich insgesamt überbesetzt
war, dass aber die falsche Beurteilung
der Bedarfssituation in Kombination mit
der extrem mitarbeiterorientierten Ver-
gabe der Freizeiten regelmäßig zu Un-
terbesetzungen geführt hat. Nachdem
der Bedarf transparent war, entspre-
chende Arbeitszeitmodelle eingeführt
wurden und ein mitarbeiterorientierter
und softwaregestützter Personalein-
satzplanungsprozess umgesetzt wurde,
konnten Kosten gesenkt und die Mitar-
beiterzufriedenheit erhöht werden.
Um die eigene Personaleinsatzpla-
nung zu optimieren, empfiehlt sich ein
Vorgehen in vier Schritten:
Die Bedarfsrechnung optimieren
Personalbedarfe könne am besten auf
Basis von Vergangenheitsdaten ermittelt
und prognostiziert werden. Hierfür gilt
es, geeignete Bedarfstreiber zu finden.
Den Einfluss der Bedarfstreiber auf den
Personalbedarf kann das Unternehmen
etwa durch statistische Regressions-
analysen ermitteln. Vereinfacht erklärt
heißt das, dass es den Zusammenhang
von Umsatz oder Kundenfrequenz mit
vielen Datenpunkten analysiert und
eine Funktion sucht, die diesen Zusam-
menhang am besten erklärt.
Bei der Prognose geht es darum, die in
der Vergangenheitsanalyse ermittelten
Verläufe sinnvoll auf die Zukunft zu
übertragen. Dabei ist eine intelligente
Verknüpfung von verschiedenen Fak-
toren wie Feiertagen oder Ferienwochen
wichtig. Zusätzlich muss das Unterneh-
men Vergangenheitsdaten um Sonder-
ereignisse bereinigen. Eine durch eine
Baustelle verursachte umsatzschwache
Zeit eines Supermarkts kann nicht ein-
fach in das Folgejahr übertragen werden.
In Summe gilt: Je mehr Daten vorliegen
und je mehr Bedarfstreiber verknüpft
werden können, desto besser wird das
Prognoseergebnis.
Den PEP-Prozess definieren
Kennt das Unternehmen die Bedarfe,
kann es analysieren, ob diese innerhalb
einer bestehenden Betriebsvereinba-
rung abgedeckt werden können oder
ob diese angepasst werden muss. Denn
nur wenn die Betriebsvereinbarung die
erforderliche Flexibilität ermöglicht,
kann eine Personaleinsatzplanung gut
gelingen.
Anschließend wird definiert, wie der
Prozess der Personaleinsatzplanung
aussehen soll. Soll der Plan zentral
durch einen Planer erstellt werden? Wie
werden dabei die Wünsche der Mitar-
beiter berücksichtigt? Soll ein System
einen Plan auf Basis von Bedarfen, Ar-
beitsverträgen und Mitarbeiterwün-
schen errechnen? Oder sollen sich die
Mitarbeiter auf Basis veröffentlichter
Bedarfe und innerhalb klar geregelter
Rahmenbedingungen selbst verplanen?
Zusätzlich sollte im Prozess festgelegt
werden, welche Kennzahlen überwacht
werden, um auf deren Basis die Perso-
naleinsatzplanung laufend zu optimie-
ren. Setzt das Unternehmen noch keine
Software für die Personaleinsatzplanung
ein, ist die Definition eines derartigen
Prozesses die Basis für eine fundierte
Softwareauswahl.
Die richtige Softwareunterstützung
Im einfachen Umfeld und mit wenigen
Mitarbeitern reichen Excel-Lösungen
aus, auch wenn sie mit Einschränkun-
gen verbunden sind. Will das Unterneh-
men aber einen durchgängigen Prozess
erreichen oder sind mehr als 20 Perso-
nen zu planen, kommt es um eine spe-
zialisierte Software nicht herum. Mitt-
lerweile gibt es eine große Vielfalt an
Lösungen, allerdings bieten nur wenige
eine umfangreiche Unterstützung in der
gesamten Prozesskette. Da das Vorge-
hen bei der Personalbedarfsermittlung
extrem individuell ist, wird dieses The-
ma von den meisten Systemen nur ein-
geschränkt unterstützt. Da fast alle PEP-
Systeme jedoch Bedarfe importieren
können, kann das Unternehmen auch
auf Bedarfsermittlung spezialisierte
Systeme anbinden. Zudem sind die PEP-
Systeme je nach Branche und angestreb-
tem Prozess sehr unterschiedlich geeig-
net. Daher sollten die Anforderungen
vor Systemauswahl in einem Lastenheft
ausführlich beschrieben und die infrage
kommenden Systeme gründlich damit
verglichen werden.
GUIDO ZANDER
ist
Geschäftsführender Gesell-
schafter bei SSZ Beratung in
Feldkirchen bei München.
Nicht alle Feiertage finden jährlich
zum gleichen Termin statt. Das
muss die Prognose berücksichtigen.
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