personalmagazin 03/17
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SPEZIAL
_ZEIT, ZUTRITT, PEP
V
iele Unternehmen haben nur
eine unzureichende Kenntnis
über ihren Personalbedarf.
Bei finanziell gut gestellten
Firmen führt dies oft zu einer teuren
Anpassung der Kapazität, die sich an
Bedarfsspitzen orientiert. Bei Firmen,
die nur niedrige Margen erwirtschaften,
wird die Kapazität oft zu niedrig bemes-
sen und führt mittelfristig zu Überlas-
tung, Unzufriedenheit bei Mitarbeitern
und Kunden sowie einer höheren Kran-
ken- und Fluktuationsquote.
Kenntnis des eigenen Personalbe-
darfs bedeutet aber nicht nur die Anzahl
Vollzeitäquivalente, die das Unterneh-
men zur Bewältigung der Aufgaben in-
nerhalb eines Jahres benötigt, sondern
auch Kenntnis über den Verlauf des
Personalbedarfs innerhalb eines Jahres,
einer Woche und eines Tags. Zusätz-
lich sollte bekannt sein, wie groß die
Von
Guido Zander
Die häufigsten Planungsfehler
PRAXIS.
Die Unkenntnis über den eigenen Personalbedarf zieht eine Reihe von Fehlern
in der Personaleinsatzplanung nach sich. So können Sie diese vermeiden.
Abweichungen innerhalb dieser Zeit
dimensionen sein können und wie hoch
die Prognosequalität für verschiedene
Zeiträume in der Zukunft ist. Nur dann
kann ein Unternehmen eine qualitativ
hochwertige und bedarfsorientierte Per-
sonaleinsatzplanung betreiben.
Unkenntnis des Personalbedarfs führt
oft dazu, dass der Bedarf an anderen,
ungeeigneten Größen ausgerichtet wird.
Ein Beispiel ist die einseitige Ausrich-
tung an Mitarbeiterwünschen. Ist nicht
bekannt, wie viele Personen benötigt
werden, fällt es schwer, Urlaubs- oder
Freizeitwünsche abzulehnen. Die Folge
ist, dass manchmal zu viele Mitarbeiter
abwesend sind und die verbleibenden
Kollegen überlastet werden. Grundsätz-
lich ist die Berücksichtigung von Mit-
arbeiterwünschen sehr zu begrüßen,
erfolgt diese jedoch nicht bedarfsorien-
tiert, ist dies auch für die Mitarbeiter
eher kontraproduktiv.
Eine weitere Folge intransparenter
Bedarfe sind Betriebsvereinbarungen,
die nicht die erforderlichen Flexibilitäts-
spielräume geben. Aber wie wollen die
Beteiligten ein sinnvolles Maß an Flexi-
bilität vereinbaren, wenn sie nicht wis-
sen, wie groß der Bedarf ist?
Unklarer Planungsprozess
Auch der Prozess der Personaleinsatz-
planung ist selten klar geregelt: Wer
plant wann welche Mitarbeiter mit wel-
chen Ankündigungsfristen auf welchem
Arbeitsplatz? Inwieweit werden die
Wünsche der Mitarbeiter im Planungs-
prozess aufgenommen und integriert?
Nach welchen Kriterien soll die Einsatz-
planung erfolgen? Sollen Zeitkonten im
Jahresverlauf gesteuert werden? Was
passiert, wenn die Erfüllung eines Mit-
arbeiterwunsches zu einer Verletzung
einer Zeitkontengrenze führt?
Die Folge einer starren Arbeitszeitver-
einbarung in einem flexiblen Umfeld in
Kombination mit unklaren Einsatzpla-
nungsprozessen ist sehr oft „Guerilla-
Flexibilität“. Da das Unternehmen zum
Überleben Flexibilität benötigt, versu-
chen die Führungskräfte, im Rahmen
von mehr oder weniger „Freiwilligkeit“
die Bedarfe zu decken. Daraus resultie-
ren oft kurzfristige Zusatzschichten oder
Absagen und eine Ungleichbehandlung
von Mitarbeitern. Ein klar geregelter
Prozess in Verbindung mit auf die Bedar-
fe abgestimmten Ankündigungsfristen
und geregelter Flexibilität ist für das
Unternehmen wirtschaftlicher und für
die Mitarbeiter transparenter und fairer.
Fehlendes Controlling
Bei den meisten Unternehmen fehlt ein
Controlling, das auf Basis von geeigne-
ten Kennzahlen überprüft, ob die Pro-
gnose oder Einsatzplanung qualitativ
gut war. Dabei sollte überwacht werden,
inwieweit die Prognose korrekt war und
ob es gelungen ist, den tatsächlichen
Personaleinsatz an den Bedarf anzupas-
sen. War dies nicht der Fall, werden die
Ursachen analysiert und falls sie vorher-
sehbar waren, wird die Personalbedarfs-
prognose oder der Einsatzplanungspro-
zess entsprechend optimiert.
Folgendes Beispiel zeigt, welche Fol-
gen solche Fehler für Unternehmen und
Mitarbeiter haben: In einem Bereich mit
Kennen Unternehmen
ihren Personalbedarf
nicht, richten sie ihre
Planung oft an ungeeig-
neten Größen aus, zum
Beispiel an Mitarbeiter-
wünschen.
