10/17 personalmagazin
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RECHT
_ENTGELT
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M
it der Zunahme der Digitalisierung der Personal-
arbeit und vor allemder elektronischenErfassung
von Personaldaten bei der Personalverwaltung
verbreitert sich in der Praxis die Verwendung der
elektronischen Personalakte. Arbeitgeber und Arbeitnehmer
gehen vermehrt dazu über, auch personalrelevante Mitteilun-
gen in elektronischer Form vorzunehmen, wie etwa
Urlaubsgenehmigungen, Anträge auf Elternzeit,
Ergebnisse der Bonusberechnungen oder
insbesondere auch Gehaltsabrechnun-
gen. In vielen Betrieben ist es inzwi-
schen üblich, dass der Arbeitgeber
den Arbeitnehmern Gehaltsabrech-
nungen nicht mehr in Papierform
übergibt, sondern als elektroni-
sches Dokument online zur Verfü-
gung stellt. Arbeitnehmer haben so
Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnung,
beispielsweise in der elektronischen
Personalakte oder als Anhang an ei-
ne persönliche E-Mail. Dabei gewähren
diese elektronischen Personalakten den
Arbeitnehmern zumeist die Möglichkeit,
das elektronische Dokument auszudrucken und
es an geeigneter Stelle, etwa einem privat genutzten
Laufwerk, abzuspeichern. Bei Bedarf ist es dem Arbeitnehmer
somit möglich, jederzeit auf die Gehaltsabrechnung zurück-
zugreifen, um sie gegebenenfalls dritten Stellen vorzulegen.
Diese digitale Form der Abrechnung des Arbeitsentgelts ist
grundsätzlich zulässig und begegnet – soweit die rechtlichen
Rahmenbedingungen beachtet werden – keinen Bedenken.
Grundlage für die Entgeltabrechnung ist § 108 Gewerbeord-
nung. Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Abrechnung
des Arbeitsentgelts „in Textform zu erteilen“. Was unter „Text-
form“ zu verstehen ist, regelt § 126b BGB. Danach ist Text-
form eine Erklärung, die „auf einem dauerhaften Datenträger“
abgegeben wird. Ein dauerhafter Datenträger ist dabei jedes
Medium, das es dem Arbeitnehmer ermöglicht, die Gehaltsab-
Von
Manteo Eisenlohr
rechnung so aufzubewahren und zu speichern, dass sie ihm
zumindest so lange zugänglich bleibt, wie er sie beispielsweise
für seine Steuererklärung oder für Zwecke der Sozialversiche-
rung benötigt.
Solange also die elektronische Gehaltsabrechnung dauerhaft
die – für die Zwecke des Arbeitnehmers – benötigten Informa-
tionen vorhält oder es dem Arbeitnehmer ermöglicht, jederzeit
auf die Informationen zuzugreifen, ist die Gehaltsabrechnung
in elektronischer Form rechtlich zulässig. Unzulässig
wäre diese, wenn sie nur kurzfristig zugäng-
lich wäre oder nicht auf privaten Medien
zur Schaffung des jederzeitigen und un-
beschränkten Zugriffs des Arbeitneh-
mers gesichert werden kann.
Dass der Datenschutz dabei be-
rücksichtigt und nur dem jewei-
ligen Arbeitnehmer selbst Zugriff
auf die Abrechnung gewährt wird,
dürfte selbstverständlich sein und
allenfalls eine technische Heraus-
forderung. Diese kann etwa durch
eine Beschränkung des Zugangs auf
die persönliche Personalakte oder ihre
entsprechenden Teile gelöst werden. Ge-
rade unter datenschutzrechtlichen Prämis-
sen müssen Arbeitgeber besonders beachten,
dass der Transfer der Gehaltsdaten nur in unter daten-
schutzrechtlichen Gesichtspunkten sicheren Ländern erfolgt.
Schließlich sind Aspekte des kollektiven Arbeitsrecht von
Belang: Eine Mitbestimmung des Betriebsrats besteht bei der
Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung nicht.
Jedoch sollte das Gremium informiert werden, um dessen
Aufsichtspflicht hinsichtlich der Einhaltung datenschutzrecht-
licher Vorgaben zu gewährleisten.
KOLUMNE.
Viele Unternehmen stellen heute die Gehaltsabrechnung als elektronisches
Dokument bereit. Das ist kein Problem – solange sie rechtliche Vorgaben beachten.
Die digitale Gehaltsabrechnung
DR. MANTEO EISENLOHR,
Rechtsanwalt und
Partner bei K&L Gates LLP, äußert sich regelmäßig an
dieser Stelle zu den aktuellen Entwicklungen in der
digitalen Arbeitswelt.
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