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RECHT
_PERSONALAKTE
08/16 personalmagazin
D
ank der digitalen Personalakte wird die Personalver-
waltung vereinfacht: Was Mitarbeiter früher schrift-
lich beantragten oder mitteilten, können sie heute
per Klick direkt und papierlos übermitteln. Personal-
abteilungen können dadurch viele Dokumente vermeiden, sie
können Verfahren automatisieren, Personaldaten und Unterla-
gen speichern und Mitarbeiter durch eine Zugriffsmöglich-
keit auf die Akte an der Pflege der HR-relevanten
Daten beteiligen. All dies ist zweifellos ein
begrüßenswerter Fortschritt und entlas-
tet – birgt jedoch zugleich rechtliche
Herausforderungen.
Bei aller Sympathie für Digitales:
Im deutschen Recht bestehen ge-
setzliche Formanforderungen,
die Personalabteilungen auch
mit der Einführung der digitalen
Personalakte beachten müssen.
Zum Beispiel die Vereinbarung
der Befristung von Arbeitsverträ-
gen (§ 14 TzBfG), die Erklärung
von Kündigungen oder Änderungs-
kündigungen (§ 623 BGB) sowie der
Abschluss von Aufhebungsverträgen.
Maßnahmen also, die zwingend schrift-
lich erklärt oder geregelt werden müssen.
Hinzu kommen formale Erfordernisse infolge von
Regelungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.
Diese bestimmen regelmäßig die Schriftform für rechtliche
Erklärungen. Ohne Beachtung dieser Formvorschriften sind
die Erklärungen und Verträge unwirksam, die beabsichtigte
Rechtsfolge tritt nicht ein. Vollständig „papierlos“ kann die Per-
sonalabteilung also trotz digitaler Personalakte nicht arbeiten.
Indes passt sich das Recht schrittweise den digitalen Erfor-
dernissen der Praxis an: So ist nach § 108 Gewerbeordnung
und der Einführung des § 126b BGB nunmehr für die Abrech-
nung des Arbeitsentgelts ausreichend, dass ein „dauerhafter
Datenträger“, also eine elektronische Form, verwendet wird.
Von
Manteo Eisenlohr
Eine Versendung der Abrechnung per E-Mail ist daher recht-
lich in Ordnung. Offen ist jedoch, ob das einfache „Ablegen“ der
Abrechnung in die digitale Akte dem Formbedürfnis genügt.
Denn anders als bei der E-Mail kann die Abrechnung nicht als
hinreichend „elektronisch verbrieft“ angesehen werden.
Trotz dieser Anpassungen bleibt es jedoch dabei: Wesent-
liche Urkunden, wie etwa Arbeitsverträge, sollten nicht aus-
schließlich digitalisiert, sondern auch „verkörpert“ aufbewahrt
werden. Denn beispielsweise kann für die Beweisführung im
arbeitsrechtlichen Prozess nur mit der Original
urkunde die Vollständigkeit und Richtigkeit
des Inhalts nachgewiesen werden.
Ferner sind bei der Einführung der
digitalen Personalakte datenschutz-
rechtliche Fragen zu klären: Ist der
Datenzugriff sicher?WerdenDaten
im Rahmen der Verhältnismäßig-
keit und der Datensparsamkeit
erhoben und gespeichert? Wer
kann die Daten einsehen? Ist si-
chergestellt, dass Administrator
oder IT-Abteilung, die die digitale
Akte technisch wartet, nicht auf
die personenbezogenen Daten zu-
greifen können? Angesichts interna-
tionaler Verflechtungen: Entspricht die
Verwendung der digitalen Akte und der
jeweilige Datenstrom den europäischen Vorga-
ben an den Datentransfer?
Und nicht zuletzt: der Betriebsrat. Zwar handelt es sich bei der
Nutzung der digitalen Personalakte um einen Ersatz für die –
sachlich nicht mitbestimmungspflichtige – Personalakte. Sind
jedoch datenschutzrechtliche Aspekte betroffen, kann der Be-
triebsrat zumindest ein Informationsrecht beanspruchen.
KOLUMNE.
Bei aller Sympathie für Digitales: Die digitale Personalakte wird das Papier
noch nicht abschaffen – solange HR einige rechtliche Anforderungen beachten muss.
Doch noch nicht ganz papierlos
DR. MANTEO EISENLOHR,
Rechtsanwalt und
Partner bei K&L Gates LLP, äußert sich regelmäßig an
dieser Stelle zu den aktuellen Entwicklungen in der
digitalen Arbeitswelt.
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