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9.2015
und einfachen Zugriff auf alle wichtigen
Dokumente, erstellt unternehmensindi-
viduelle Schreiben und Formulare (z.B.
im Mahnlauf) und speichert automatisch
Änderungen in digitalen Akten. Eine lü-
ckenlose Kontakthistorie und Dokumen-
tation erleichtert Absprachen und erhöht
die Prozesstransparenz.
Eine optimale IT-Lösung für das Pro-
perty Management bietet außerdem den
Vorteil einer integrierten Buchhaltung
mit virtuellem Zahlungsverkehr. Das
gewährleistet Transparenz bei Zahlungs-
anweisungen und ermöglicht es, damit
einhergehende Prozesse automatisiert
zu überwachen. Eine eindeutige automa-
tische Zuordnung der Mieteingänge spart
darüber hinaus kostbare Zeit bei der Ver-
buchung der Zahlungseingänge und redu-
ziert Fehlbuchungen.
Ein schnell und einfach zu erstellendes
Reporting ist hilfreich für die Kommuni-
kation mit Eigentümer und Investoren.
Eine große Menge Daten ist nur von Inte-
resse, wenn sie sinnvoll ausgewertet und
optisch aufbereitet werden kann. Excel-
Lösungen sind in diesem Fall keineswegs
zukunftsfähig, da die Daten nicht aktuell
oder revisionssicher sind. Es ist daher
höchst sinnvoll, eine auf die Immobilien-
wirtschaft angepasste Auswertungsum-
gebung zu schaffen. In dieser lassen sich
sowohl Analysen für die Vergangenheit
erstellen als auch die Planzahlen für die
Zukunft eingeben. Hierfür bietet sich ein
integriertes und einfach bedienbares BI-
System an.
STEIGERUNG DER MIETERZUFRIEDENHEIT
Bei all diesen Überlegungen sollte ein
Punkt nicht aus den Augen verloren wer-
den: dieMieterzufriedenheit. Eine schnel-
le und kompetente Kommunikation über
E-Mails, Chats oder spezielle Portale ist
hierbei das A und O.
Die optimale Software enthält zudem
eine elektronische Mieterakte, die alle
Informationen zum entsprechenden Vor-
gang übersichtlich darstellt. So ist schnell
ersichtlich, welche Vorgänge bereits mit
dem Mieter geteilt wurden. Dieser wie-
derum hat jederzeit die Möglichkeit, sich
über den aktuellen Saldo, Fristen und
Ähnliches zu informieren.
FAZIT
An eine IT-Lösung für das Property
Management werden zahlreiche Erwar-
tungen gestellt. Die Software sollte mög-
lichst alle Arbeitsbereiche abdecken und
von überall abrufbar sein. Sie sollte dabei
Zugriff auf zentrale und somit stets aktu-
elle Daten gewährleisten, leicht bedienbar
sein und sich flexibel an Unternehmens-
anforderungen anpassen.
Möglich ist dies mit einer Cloud-Lö-
sung. Die Vorteile einer solchen Software
sind neben den geringeren Kosten auch
die schnelle Performanz und die zentrale
Ausspielung von Updates. Eine moderne
Cloud-Lösung ermöglicht die Kommu-
nikation der Geräte untereinander und
macht sicherheitsanfälligere Apps, die
zudem an ein bestimmtes Betriebssystem
gebunden sind, überflüssig.
Von großer Bedeutung ist, wo die
Anwendung und die Daten gespeichert
werden. Der Standort des Rechenzen-
trums sollte mindestens europäischen
Datenschutz-Standards genügen. Achten
Sie auf Zertifizierungen des Anbieters –
etwa auf den IDW-PS 951-Standard.
Bei der Auswahl einer Software sollte
jederzeit deren Zukunftsfähigkeit im
Blick behalten werden. Im Zweifelsfall
lohnt eher eine höhere Investition in eine
hochwertigere, vollumfängliche und si-
chere Softwarelösung, anstatt mehrfach
in preiswertere und weniger zukunftsfä-
hige Lösungen sowie deren Integration zu
investieren.
SUMMARY
»
Eine zukunftssichere Digitalisierung
des Property Managements ist ausschließlich mit einer Cloud-Lösung möglich. Denn nur
eine solche ermöglicht mobiles Arbeiten und bietet schnelle Performance.
»
Zu beachten ist,
dass diese mindestens europäischen Datenschutzanfor-
derungen gerecht wird und möglichst vollumfänglich den eigenen Tätigkeitsbereich abbildet.
»
Das Hauptaugenmerk im Property Management
sollte dabei auf den Bereichen Objektverwaltung, Buchhaltung/Zahlungsverkehr sowie Controlling/BI und Kommunikation liegen.
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Nicolas Schulmann, Vorstand der FIO SYSTEMS AG
Eine moderne Cloud-Lösung
ermöglicht die Kommunikation
der Geräte untereinander. Sie
macht sicherheitsanfälligere
Apps überflüssig.
